Archive | Kontakter

Du kan flytta kontakter från en adressbok till en annan. Enklast är att dra och släppa kontakter, men du kan också högerklicka en kontakt och välja Flytta.

1. Öppna Adressbok A, markera de kontakter du vill flytta till Adressbok B genom att kryssa i rutan vid respektive namn.
2. Högerklicka sedan på ett av de markerade namnen > Flytta.
3. Nu får du upp en ruta som du markerar för att flytta dina kontakter till Adressbok B > OK.

Du kan göra samma sorts flytt med Kontaktgrupper.

Som standard finns det alltid två adressböcker i Work2Go: E-postkontakter och Kontakter. Här förklarar vi skillnaden samt visar hur du lätt hittar rätt kontakt.

• E-postkontakter: här sparas alla e-postadresser automatiskt som du skickar e-post till.
  (Denna funktion kan du avaktivera på fliken Inställningar > Kontakter > Inställningar.)
• Kontakter: innehåller enbart de adresser som du själv har valt att lägga till.

Hjälp med att hitta rätt kontakt när du skickar e-post

När du skriver ett meddelande och fyller i mottagarens e-postadress räcker det med att skriva in början av själva adressen. Work2Go visar nämligen automatiskt en lista med namn som matchar texten du skriver. Sedan kan du välja ut rätt adress ifrån listan.
(Denna funktion kan du avaktivera på fliken Inställningar > Kontakter: Inställningar.)

Global adresslista

GAL står för Global adresslista och är tillgänglig för alla användare inom din organisation/domän. Denna lista skapas automatiskt och kan inte redigeras. Den består utav samtliga användares e-postadresser inom domänen.

Här visar vi hur du lägger till fler kontakter till din adressbok.

Lägg till en kontakt från verktygsfältet

1. Klicka på pilen vid Nytt meddelande i verktygsfältet > Kontakt.
   Har du fliken Kontakter öppen > Ny kontakt.
2. Ett kontaktformulär öppnas för att fyllas i.
3. Fyll i information och ladda eventuellt upp en bild av personen.
   Plats: välj vilken adressbok som du vill spara kontakten i.
   Plustecknet vid vissa fält betyder att du kan lägga till fler upplysningar.
4. Klicka Spara i verktygsfältet högst upp i det vänstra hörnet.

Lägg till en kontakt från ett e-postmeddelande

1. Högerklicka avsändaren i meddelandet > Lägg till kontakt.
2. Kontaktformuläret öppnas för att fyllas i. Den information som redan fanns tillgänglig i meddelandet är redan ifyllt.
   Du kan lägga till vid Från, Till, Kopia och Hemlig kopia.
3. Klicka Spara i verktygsfältet högst upp i det vänstra hörnet.

Här berättar vi steg för steg hur du delar ut din adressbok.

När du delar din adressbok med din kollega placeras en kopia av din adressbok i din kollegas vänsterkolumn. Denne behöver därmed inte logga in på ditt konto för att komma åt kontaktuppgifterna i din adressbok.

1. Högerklicka adressboken > Dela kontaktmapp.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela adressboken med:

Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:

• Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad adressbok utan att återkalla själva delningen. Adressboken kommer finns kvar hos den du delat den med, men den kommer va tom.
• Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
• Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
• Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i adressboken, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och ge dem ett lösenord för att de ska kunna se innehållet.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se adressboken, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar.

4. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din adressbok med.
6. När du är klar klickar du på OK.

Distributionslistor / maillistor administreras genom att logga in på administratörskontot. Här berättar vi steg för steg hur.

Logga in på administartörskontot. Det heter ofta admin@dindomän.se men inte alltid. Om du är osäker på vilket konto som är ert administratörskonto så är det bara att kontakta vår support. Det är enbart på ett administratörskonto som du ser Administratörskonsol under ditt namn.

1. Logga in på administratörskontot.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admingränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Distributionslistor.

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

5. Fyll i ett namn / e-postadress, t ex staff@dindomän.se om du vill skapa en maillista för att enkelt kunna skicka e-post till alla på företaget (de som ingår i listan).
OBS! Det är inte tillåtet att ha något mellanrum i namnet och inte heller tecken som åäö.

6. Lägg till de som ska ingå i listan.
Endera genom att söka på deras namn i rutan högs upp till höger eller genom att fylla i deras e-postadresser i rutan nedanför. Klicka Lägg till / Lägg till alla > Nästa.

• Visningsnamn: Det du vill kalla din lista.
  Fyll eventuellt även i en beskrivning för listan, denna syns inte utåt.
• Kan ta emot e-post: markera detta.
• Dölj i global adresslista: ska inte vara vald.

7. Avsluta genom att klicka Slutför.

Administration av en maillista

• När du vill lägga till en ny kontakt loggar du bara in, söker efter listan och lägger till den.
• När ett konto raderas försvinner adressen från listan automatiskt.

Skickar du ofta e-post till samma grupp av människor? Då kan det vara smart att skapa en kontaktgrupp för detta.

Med en kontaktgrupp räcker det med att skriva namnet på gruppen när du ska skicka ett meddelande till samtliga medlemmar. Ungefär som en distributionslista, fast du behöver inte ha administratörsrättighet för att skapa den.

1. Klicka på pilen bredvid Ny kontakt > välj Kontaktgrupp.
2. Ge kontaktgruppen ett gruppnamn och välj vilken adressbok du vill spara den i vid Plats.
3. Lägg till de kontakter som ska ingå i gruppen.
4. Sök efter namnen med hjälp av sökfunktionen.
   Välj de som ska ingå i kontaktgruppen. Markera flera samtidigt med Ctrl-tangenten.
   Du kan också skriva in e-postadresser i rutan under. Om det är flera separerar du adresserna med kommatecken (,).
5. Klicka Lägg till eller Lägg till alla > Spara högst upp till vänster i verktygsfältet.

OBS! E-postadresser som läggs till i en kontaktgrupp på det här viset kommer enbart sparas i din kontaktgrupp, inte som en separat kontakt i någon adressbok. En kontaktgrupp är enbart en lista med adresser.

Det går att ångra ett feltryck då man precis har utfört en åtgärd som t ex att radera eller flytta en kontakt. Klicka bara på Ångra högst upp på sidan.