Filter

”In med det nya – ut med det gamla” säger man vid nyår.” In med effektivitet – ut med en rörig inkorg” säger jag då.
Genom att skapa filter kan du nämligen få betydligt mer struktur i din inkorg, utan att lyfta ett finger. Tänk vilken tid du sparar genom att få din inkommande mejl sorterad i olika mappar, helt per automatik. För det första kanske det inte är så lätt att hitta bland sina mejl om man bara låter dem ligga i sin inkorg. För det andra kan det dessutom vara en ökande stressfaktor att känna sig översvämmad av alla mejl som aldrig verkar ta slut. Ju färre mejl i min inkorg, ju mindre pressad känner jag mig i alla fall. Nedan beskriver jag några olika exempel på när det är en bra idé att använda sig utav filter och som vanligt finner du information om hur du utför tipsen bland mina länktips i den högra kolumnen.

Få din mejl sorterad

En del mejl är viktigare och mer akuta än andra, som t ex om du får larm eller beställningar via mejl. Och troligen får du även en del andra mejl som å andra sidan inte är lika brådskande att läsa nu med en gång, utan som du kan vänta med att läsa i lugn och ro vid ett senare tillfälle, som det här utskicket kanske. Likaså kan det vara skönt att få sin mejl sorterad från de man ofta konverserar med. En del använder samma epostadress för både sitt arbete och privat. I så fall vill jag rekommendera dig att filtrera ut privata kontakter till en egen mapp.
Och om du får många kalenderinbjudningar eller läskvitton, kan det vara skönt att även få dem till en separat mapp.

Markera som läst/med etikett/flagga

Om du t ex redan skapat ett filter för att sortera mindre akuta mejl till en separat mapp, kan du redigera det filtret och lägga till en ytterligare regel. Det vill säga en regel som samtidigt markerar mejlet som redan läst då du tar emot det. Sen läser du mejlen senare då du har tid över och du behöver inte känna dig stressad över att ha så många olästa mejl.

För att inte drunkna i mappar, kan du t ex samla alla nyhetsbrev/utskick i en och samma mapp, men få dem markerade med olika etiketter, för att lätt se vilka som kommer från vilken avsändare.

Vidarebefordra till en annan epostadress

Om du t ex ska vara borta från din arbetsplats under en kortare tid och någon annan ska ta hand om din inkommande mejl under tiden. Kan ett filter vidarebefordra dina mejl till en av dina kollegor. Du kan välja att en kopia av mejlet ska sparas kvar på ditt konto eller att det bara skickas vidare.

Rensa din inkorg så mycket det går helt enkelt!

Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där du kan synka ditt konto till Outlook och din mobil. Det är inte bara din mejl, kontakter och kalender som synkas till Outlook, utan även dina filter mm. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.