Det finns många funktioner du kan använda dig av när du arbetar med din mejl i Work2Go. Jag ska gå igenom ett gäng idag. Du kan lätt hitta de olika funktionerna på egen hand, genom att klicka runt på ditt konto. Men ibland är det ju rätt skönt att bara bli informerad och slippa leta själv också, eller hur?! Så därför blir det kort och gott lite tips och trix igen, men med fokus på epost den här gången.
Utseendet räknas det med
Du har väl inte missat att du kan ändra på de olika visningslägen genom att klicka på Visa i verktygsfältet va?
- Läsfönster till höger – typiskt Outlook-utseende.
- Läsfönster längst ned/av – nu kan du sortera mejl utifrån dess datum, avsändare, bilagor, ämne eller storlek.
- Sortera mejlen efter meddelanden var och ett för sig eller efter konversation då flera mejl med samma ämne slås ihop till en post.
- Själva temat/bakgrundsfärgerna kan du också ändra. Det gör du på fliken Inställningar > Allmänt.
Skapa filter för att automatisera mejlflödet
Genom att skapa filter kan du effektivisera informationsflödet och få mer tid över till annat. Du kan bl a
- få din inkommande mejl sorterad i olika mappar,
- få mejl vidarebefordrade till en annan adress eller
- få dem märkta med etiketter, flaggor mm, helt per automatik.
Hantera mejl utan att logga in på kontot
- Du kan vidarebefordra kopior av mejl som du mottar, till en annan epostadress. Det kan vara ett bekvämt alternativ om någon annan ska hantera din inkommande mejl under en begränsad tid.
- Om personen även behöver komma åt gamla mejl, delar du ut din Inkorg istället.
- Vill du att någon ska få besked om att du har fått mejl, utan att få själva mejlet, kan du ställa in det med.
- Var noga med att välja rätt avsändare då du svarar på mejl från delade Inkorgar. Om det är en utdelad Inkorg du ska svara på mejl ifrån, skapar du en roll som du använder som avsändare.
- Om ni är flera som jobbar med mejlen i en delad Inkorg, kan det vara en bra idé att skapa undermappar som ni kan dra och släppa mejl mellan. Så syns det tydligt vad som är gjort och vad som är kvar att jobba med.
Rensa din Inkorg
Det mest kontrollerade tillvägagångssättet att radera mejl med stora bilagor, gör du på följande vis.
- Se din Inkorg med visningsläget Läsfönster längst ned/av.
- Klicka på Storlek högst upp på verktygsfältet för att sortera mejlen efter storleksordning.
- Markera de mejl du vill radera. (Kortkommandon som Ctrl+klick och Shift+klick fungerar i Work2Go.)
Om du sedan INTE vill tömma hela din papperskorg med en gång, kan du markera de mejl som du vill ta bort och sedan klicka på Radera i verktygsfältet (eller högerklicka och välja Radera där).
Söka efter mejl
Använd visningsläget Läsfönster längst ned/av och sortera mejl utifrån relevant alternativ eller använd sökfunktionen högst upp.
Mejla bilder
Vill du skicka många bilder till någon eller högupplösta bilder på flera MB, kan det vara enklare om du sparar dem i en mapp i din Portfölj istället. Därefter mejlar du länken till Portföljen, till den/de som du vill ska få tillgång till dina bilder. Även fast du kan skicka mejl med tunga bilagor på flera MB, är det inte säkert att den du mejlar till kan ta emot dem.
Om du vill ladda upp flera filer/mappar till din Portfölj samtidigt, kan du ansluta till din Portfölj med hjälp av din dators filhanterare, via WebDAV.
Använd er gärna av tipsen och skicka iväg några trevliga jul- eller nyårshälsningar nu. Vi hörs igen nästa år hoppas jag. Tills dess får ni ha det riktigt trevligt under de kommande helgerna.
Work2Go Pro
Det här är den mest avancerade versionen, där du kan synka ditt konto till Outlook och din mobil. Det kostar inte mycket mer i månaden än ett standardkonto men ingår desto mer diskutrymme.
Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.
Comments are closed.