Archive | Filarkiv med delning

När du spara filer i portföljen har du dem alltid tillgängliga, samtidigt som du kan dela ut dem till dina kollegor.
Här berättar vi mer om de mest användbara funktionerna.

Du kan även öppna och arbeta med dina filer direkt i Work2Go. Om du har skapat dem i Work2Go kan du fortsätta redigera dem där annars öppnar du ett program på din dator.

Öppna – genom att dubbelklicka på den.
Redigera – genom att klicka Redigera i verktygsfältet.
Flytta en fil från en mapp till en annan – genom att dra och släppa den.
Märk en fil med en etikett – genom att dra och släppa.

Skapa en ny mapp

1. Klicka på kugghjulet bredvid Portföljmappar i den vänstra kolumnen > Ny portfölj.
2. Ge mappen ett namn, en färg samt ange vart i hierarkin den ska sparas > OK.

Lägg till en fil i mappen

1. Öppna Portföljen och markera mappen där du vill spara filen.
2. Klicka på Överför fil i verktygsfältet.
3. Klicka på Bläddra för att hitta filen.
4. Om du vill ladda upp flera filer samtidigt ctrl-klickar du dem.
5. Klicka OK för att ladda upp den.

Olika visningsalternativ av filer

Du kan välja själv hur du vill visa dina filer i mapparna. Detta gör du genom att klicka Visa i det övre högra hörnet av verktygsfältet.

Sparade bilder i filformatet jpg/jpeg, gif eller bmp kan visas i Work2Go när du markerar den. Detta kräver att du har aktiverat visningsalternativet Förhandsgranskningsfönster till höger eller längst ner.

Spara en bifogad fil från ett e-postmeddelande

1. Klicka på Portfölj i meddelandets övre fält och dialogrutan Lägg till i portfölj öppnas.
2. Hitta den mapp som du vill spara bilagan i eller skapa en ny mapp genom att klicka på Skapa.
3. Klicka OK när du är klar.

OBS! Filen som sparas i portföljen är en kopia av den som är i e-postmeddelandet. Om du inte tar bort filen från meddelandet sen har du den dubbelt på ditt konto, vilket kan vara onödigt.

Du kan dela dina mappar i portföljen men andra användare i Work2Go, men även med externa gäster eller allmänheten.

Då du delar en mapp placeras en kopia av den i den andre användarens vänsterkolumn. Denne behöver därmed inte logga in på ditt konto för att komma åt informationen. När du ska skapa delning av en mapp kan du välja den översta mappen eller en specifik undermapp. Om du väljer att dela den översta mappen i en hierarki kommer även alla underliggande mappar vara tillgängliga.

1. Högerklicka på mappen i den vänstra kolumnen som du vill dela och välj Dela mapp.
2. Dialogrutan Delningsegenskaper öppnas.
3. Välj vilka du vill dela mappen med:

Interna användare eller grupper
Användarna eller grupperna måste ha en giltig e-postadress i Work2Go. Separera med komma om det är flera. Tilldela dem en av följande roller:

• Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men de kommer va tom.
• Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
• Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
• Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
  OBS! Som admin kan man radera hela mappen, den försvinner då även för den som delat ut den

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i mappen, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och ge dem ett lösenord för att de ska kunna se innehållet.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.

4. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din mapp med.
5. När du är klar klickar du på OK.

OBS! Kom ihåg att om du har valt offentlig delning måste du själv meddela webbadressen.

Så snart du har gjort en förändring i en av dina filer i portföljen skapas en ny version av filen. Ångrar du en förändring är det bara att återgå till den föregående igen.

Portföljen stöder versionshantering av filer. Varje gång du hämtar en fil, gör en ändring i den och spara ner den igen, uppdateras filens versionsnummer. Det är alltid den senaste versionen som visas högst upp i listan i portföljen. På så vis kan man enkelt se när senast ändring var gjord samt av vem. Du kan gå in på varje respektive version och om du inte vill ha kvar en version är det bara att radera den.

Så snart du har gjort en förändring i en av dina filer i portföljen skapas en ny version av filen. Ångrar du en förändring är det bara att återgå till den föregående igen.

Klicka på trekanten framför filen för att se samtliga versioner sparade av filen.

Radera

Högerklicka på den version som du vill radera > Ta bort.

Återställ

Vill du återställa filen till en specifik version, högerklicka versionen som du vill använda > Återställ som aktuell version.

Om du vill jobba med filer i dina program i din dator men sedan ha dem sparade i portföljen så att du alltid har dem tillgängliga, ska du sätta upp en anslutning mellan din dators filhanterare och Work2Go. Anslutningen sköts via WebDAV.

1. Ta fram länken till ditt filarkiv

1. Gå till fliken Portfölj
2. Högerklicka på den portfölj som du vill spara filerna i  > välj Dela mapp.
3. Välj Dela med: Offentlig. Länken längst ner kopierar du genom att högerklicka på länken > välj kopiera länkadress (länken som visas är förkortad pga platsbrist).
   Så här kan länken se ut och den fungerar i en webbläsare;
   https://www.work2go.net/home/kalle@dindomän/Breifcase
4. Byt ut home mot dav och nu har du den sökväg som behövs.

2. Skapa kopplingen i filhanteraren i datorn

Windows

1. Starta Utforskaren (Explorer)
2. Verktyg > Anslut nätverksenhet…
3. Välj enhet och ange länken som du tog fram i steg 1 > Slutför.
4. Ange inloggningsuppgifterna till Work2Go.

OBS! Vissa versioner av Windows kan ha problem med denna koppling. I så fall rekommenderar vi NetDrive som är fritt att ladda ner och använda: www.netdrive.net

Mac OS

1. I Finder väljer du Gå > Anslut till server
2. Ange länken som du tog fram i steg 1 > Anslut.

3. Skapa ett dokument och spara den i filarkivet

1. Öppna ett tomt dokument i din dator.
2. När det är dags att spara, välj Spara som > välj Work2Go disken.
3. Nästa gång du vill spara dina ändringar i dokumentet väljer du bara Spara.

Om du stänger dokumentet och vill öppna det igen öppnar du filhanteraren på datorn > klickar på Work2Go disken. (Koalabilder enligt bild till höger)