Archive | Sortera och hitta

Sortera och sök rätt på information på kontot

Mappar i Work2Go

På den här sidan kan du läsa om hur du använder mappar och vad du kan göra med dem.

Skapa en mapp

Du kan skapa nya mappar för din e-post och portfölj på flera sätt.

  • Klicka på kugghjulet till höger om rubriken E-postmappar eller Portföljmappar.
  • Du kan också högerklicka på rubrikerna E-postmappar eller Portföljmappar och väj Ny mapp.

Ge mappen ett unikt namn

Samma namn på en mapp som finns på samma hierarkiska nivå (fast i olika delar av Work2Go) fungerar inte. En mapp som du har i första nivån i portföljen kan inte ha samma namn som en mapp som finns på första nivån i din inkorg, adressbok eller kalender. Däremot kan en mapp som finns på en underliggande nivå ha samma namn.

Ändra inställningarna för en mapp

Högerklicka en mapp och du får möjlighet till att byta namn på mappen, ändra färgen eller dela ut/återkalla en utdelning av den.

Se en mapps innehåll

7_mapp_inneh

  • Du kan spara dina mappar i flera nivåer. För att se en mapps undermappar klicka pilen vänster om mappen.
  • För att se hur många meddelanden/filer en mapp innehåller samt dess totala storlek, håll pekaren över mappen en liten stund. Då kommer en informationsruta fram om mappen. Man får bara informationen för just den mappen man håller pekaren över.

Sortera mappar

Mappar sorteras i alfabetisk ordning. Vill du styra ordningen själv kan du göra det genom att numrera dem (1, 2, 3…). Om du vill ha olika färger på dina mappar högerklickar du på mappen och väljer Redigera egenskaper.

Flytta mappar

  • I den vänstra kolumnen där du ser dina mappar kan du dra och släppa dem till önskad plats.
  • Om det är en utdelad mapp är det däremot endast den som äger mappen som kan ändra dess plats. Filer kan däremot flyttas, om du har behörighet för det.
  • I din inkorg kan du även högerklicka på mappen och välja Flytta.

 

Sök och hitta det du letar efter

Sökfunktionen är ett kraftfullt verktyg som du kan använda för hela ditt konto. Det söker även i delade mappar.

Innan du börjar söka vill vi rekommendera dig att kontrollera dina inställningar på ditt konto. Gå till fliken Inställningar > Allmänt > Du ska INTE ha en markör i rutan vid Visa alltid söksträng. Däremot kan det vara smart att ha markörer i rutorna för att inkludera papperskorgen och delade objekt vid sökningar.

  1. w2g8_enkel-sokSkriv in det du söker efter i sökfältet.
  2. Välj ett av alternativen i menyn och tryck ENTER / klicka på förstoringsglaset. E-post är angivet som standard.
  3. Sökträffarna presenteras nu i en ny flik.
  4. Om du får för många sökträffar kan du filtrera resultatet utifrån en rad olika kriterier.

Villkor vid sökningar

Klicka på villkoren AND (och), OR (eller), NOT (inte) eller ( ) för att lägga till i sökningen.
T ex söker du efter e-post där begreppet ”röda blommor” nämns tillsammans sätter du parentestecken kring de två orden. OBS! OCH används underförstått mellan angränsande ord.

Exempel på hur du kan söka

Hitta en bilaga

Om du söker efter en bifogad fil men vet inte vilket mail den kom med.

  • Markera Filer i listan vid pilen
  • Skriv in filens namn eller delar av det i sökrutan och tryck Enter

Hitta e-post märkt med en etikett

Om du vill söka efter e-post som innehåller information om de nya processerna på ditt företag, vilket du tidigare har markerat med en etikett som heter: Företagsnyhet.

  • Klicka först på förstoringsglaset i sökrutan för att komma till avancerad sökning
  • Här klickar du på Etikett i listan till vänster och väljer etiketten Företagsnyhet

Hitta e-post utifrån datum

Om du vill söka efter e-post som skickats eller mottagits vid ett visst datum eller under en viss period.

  • Klicka först på förstoringsglaset i sökrutan för att komma till avancerad sökning
  • Klicka på pilen vid Datum skickat och välj datum intervall genom att göra inställningar på före.. efter… eller den… om du vet det exakta datumet.

Sökningar fungerar på följande sätt

  • Sökningar är alltid en exakt textsökning. Du kan söka efter fraser, men varje ord i denna fras motsvaras då bokstavligen av hela ord. Stavningsvarianter är inte tillåtna. T ex om du söker på bananer ger ordet banan ingen träff.
  • Sökning på telefonnummer måste hela numret anges, enbart riktnummer fungerar inte.
  • Asterisk * som jokertecken efter ett prefix stöds. T ex om du söker efter hu* får du sökresultat med orden hund, hus osv.
  • Det spelar ingen roll om du skriver med små eller stora bokstäver.
  • Följande specialtecken ska INTE användas i söktexten ~ ’! @ # $% ^ & * () _-+? / () [], ”

Spara en sökning

Gör du en sökning som du tror att du kommer att vilja använda igen kan du spara den.
  1. spara_sokSkapa sökfrågan.
  2. I fliken Sök klickar du pilen för menyn och väljer Spara som sökmapp.
  3. Ange ett namn för sökningen.
  4. Välj en färg för sökningen.
  5. Klicka > OK. Sökningen finns nu i den vänstra kolumnen.

Om du vill använda en sparad sökning klickar du på sökmappen i navigeringsfönstret till vänster. Sökresultaten visas omedelbart i innehållspanelen.

 

Använd etiketter och få ordning på kontot

Etiketter liknar flaggning fast lite mer avancerat. Du kan skapa och använda flera etiketter till en och samma fil och på så vis klassificera filen under flera kategorier samtidigt.

Skapa en ny etikett

ny_etikett

Etiketter kan du skapa på flera sätt.

  • Klicka Etikett-symbolen i verktygsfältet > Ny etikett.
  • Klicka kugghjulet eller högerklicka på titeln Etiketter i den vänstra kolumnen > Ny etikett.
  • Högerklicka på det du vill markera och välj Märk meddelande > Ny etikett.
  • Om du har ett objekt i själva innehållsfönstret som du vill markera, kan du även enkelt dra och släppa redan skapade etiketter (från den vänstra menyn) på objektet i fråga.

Märk ett objekt med en eller flera etiketter

Om du tilldelar ett objekt flera etiketter blir det markerat med en regnbågsfärgad etikett istället. Du kan märka objekt på flera sätt.

  • Dra och släpp en etikett från den vänstra kolumnen på objektet.
  • Högerklicka på ett objekt > Märk objektet med en etikett > välj en etikett.
  • Klicka pilen bredvid etikettsymbolen i verktygsfältet > välj en etikett.

Ta bort en etikett

  • Markera objekt > tryck ner tangenten U.
  • Högerklicka objekt > Märk med etikett > Ta bort etikett.

find_etFå fram alla markerade objekt med ett klick

Klicka på etiketten i den vänstra kolumnen och samtliga objekt som är markerad med den listas upp i det högra fönstret.

Tydligare visning av etiketter

tydligare-e

Du kan ställa in så att etikettmarkerade e-postmeddelanden visas mer synligt.
Fliken Inställningar > E-post: Visning av meddelanden: sätt en bock i rutan vid Message Color.

Etiketter på delade mappar

delad-etikettEtiketter kan även användas på utdelade mappar. När du fått en mapp utdelad till dig där det finns objekt markerade med en etikett kommer etiketterna vara synliga. Men om du inte har skapat samma etikett på ditt eget konto, visas en grå och vit randig etikett istället. Håller du markören över etiketten får du veta vad etiketten har för namn. Har du mer än läsrättighet till den utdelade mappen, kan du markera objekt med en etikett, även fast det inte är du som har skapat objektet.

Fördelar med att använda etiketter

  • Du kan sortera e-post.
  • Sök efter e-post med en etikett och oavsett vilken mapp de finns i så visas de.
  • Snabbt få fram markerade objekt t ex kontakter, trots att de finns i olika adressböcker.
  • Du kan sortera och hålla koll på olika möten som berör samma ämne/projekt.
    Tydligast syns detta om du visar kalendern som en lista.
  • Du kan ha en etikett för Hög prioritet och en annan för Medelhög prioritet.
  • Du kan skapa så många etiketter du vill.
  • Du kan använda flera etiketter till samma e-postmeddelande och kontakter.