Archive | Administrera kalender

Här visar vi dig hur du kan ställa in så att din kalender visas på det sätt som passar dig bäst samt förklarar vad du kan göra för att få en tydlig översikt.

En kalender finns redan då du börjar använda Work2Go. Den kallas för Kalender och dess namn går inte att förändra. Men du kan givetvis skapa fler kalendrar. Till exempel kan du skapa en kalender för arbetet, en för personliga aktiviteter och en för företagets verksamhet. Du kan växla mellan flera vyer, dra och släppa för att flytta händelser från en kalender till en annan samt dela den med andra.

Skapa en Kalender

1. Skapa en ny kalender genom att klicka på kugghjulet till höger om titeln Kalendrar i det vänstra fältet > Ny kalender.
2. Ge kalendern ett namn och välj en färg i dialogrutan ”Skapa ny kalender”.
3. Markera ”Uteslut denna kalender vid rapportering av ledig/upptagen tid” om du inte vill att andra ska kunna se när du är ledig eller upptagen då de bokar möten.
4. Klicka OK och den nya kalendern visas i den vänstra kolumnen.

Färgkoda Kalendern

Om du har flera kalendrar är det smart att ge dem olika färger för att enkelt skilja dem åt. Det finns flera färger att välja mellan och du kan använda en färg flera gånger. Välja färg på en kalender gör du då du skapar den eller genom att högerklicka på den > Redigera egenskaper. Om du vill välja en annan färg än standardfärgerna klickar du på Fler färger… Du kan även välja en kalenders färg när du accepterar en delning av någon annans kalender.

Visa dina kalendrar på olika sätt

Alla dina kalendrar inklusive de delade är synliga i kalenderlistan i den vänstra kolumnen. Varje kalender har en kryssruta till vänster om dess namn. Markera kryssrutorna för de kalendrar du vill ska visas.

Högst upp i det högra hörnet i verktygsfältet väljer du sedan hur du vill titta på dina kalendrar. Om du vill ändra standardvyn av kalendern går du till Inställningar > Kalender > Allmänt. Väljer du att visa Lista får du en lista över möten för en tvåveckorsperiod för alla valda kalendrar.

Lista

Med lista visas alla möten från samtliga valda kalendrar och de är listade efter datum och tid samt visar information om möten, så som dess ämne, plats, status och om det är återkommande eller inte. Högst upp väljer du vilken tidsperiod som du vill ska listas.

Du kan ändra de kolumner som visas genom att högerklicka på rubriken och avmarkera de du inte vill visa. Du kan även sortera listan efter ämne, status, kalender eller datum. Du kan markera flera möten och göra förändringar på en och samma gång i listvyn. Så som att ta bort valda möten, flytta inlägg från en kalender till annan eller markera med en etikett.

Ledig/upptagen

Med Ledig/upptagen vy får du fram ett schema där du kan se när dina kollegor är tillgängliga.

Du kan importera kalendrar sparade i .ics format.
Likaså kan du exportera dina Work2Go kalendrar.

1. Gå till fliken Inställningar > Import/export.
2. Om du vill importera hittar du din fil genom att klicka på Bläddra under Importera.
3. Om du vill exportera går du till Exportera och väljer Typ och Källa.
4. Klicka sedan på Importera / Exportera.

Steg för steg hur du kan skriva ut en kalender.

1. Klicka på skrivaren uppe i verktygsfältet.
2. Dialogrutan Skriv ut kalender öppnas.
3. Välj vilken/vilka kalender du vill skriva ut, datumintervall och vy (menyn vid Utskrift).
4. För utskrift av minikalendern sätt en bockvid Alternativ.
5. Klicka sedan Skriv ut.

Läs hur och varför du ska använda etiketter i din kalender.

Med hjälp av etiketter kan du kategorisera dina kalenderinlägg och bokade möten.
Detta kan t ex vara bra om du arbetar med olika projekt samtidigt och vill enkelt se skillnad på dem i kalendern.

1. Skapa kalenderinlägget.
2. Högerklicka på inlägget i kalendern > Märk möte > Ny etikett eller välj en redan skapad etikett.

Information om olika inställningar som du själv kan göra för din kalender på ditt konto.

Gå till fliken Inställningar > Kalender och korrigera dina inställningar för hur du vill att din kalender ska se ut och hur aktiviteter i den ska hanteras.

Allmänt

• Välj standardvy för dina kalendrar; månad, arbetsvecka, 7-dagars vecka, dag eller som lista.
• Sätt vilken dag veckan ska börja med.
• Bestäm om inläggen i kalendrarna ska vara inställd som offentlig eller privat.
  Detta kan du sedan ändra per kalender som du skapar.
  Då du får kalenderinbjudningar markeras de som offentliga om du har valt offentlig här.
  När privat är valt markeras kalenderinbjudningarna som privata istället.
• Ska minikalendern vara synlig.
• Välj om veckonumret ska vara synligt.
• Välj om mottaget möte ska läggas i kalendern automatiskt. Om detta alternativ är valt kan du bekräfta inbjudningar både ifrån e-postmeddelandet och kalendern. Om inte kan du bara bekräfta via e-postmeddelandet.
• Välj om e-postmeddelandet med mötesinbjudan ska tas bort när du har besvarat det.
• Vidarebefordra inbjudningar till en annan e-postadress.
• Hur och om påminnelser för möten ska visas.
• Ställ in en standardtid för hur länge ett möte pågår normalt.

Arbetsvecka och arbetstid

• Ställ in hur din arbetsvecka brukar se ut för att förenkla mötesbokningar.

Boka möten

• Aktivera dialogrutan Lägg till snabbt om du skapar många möten utan deltagare.
• Visa tidszoner om du ofta schemalägger möten med andra i olika tidszoner.

Behörigheter

Du kan enbart göra inställningar för personer i samma organisation (med samma domän i e-postadressen) som du. Du kan använda den fullständiga e-postadressen eller bara användarnamnet på den/de du vill ange en behörighet för.

• Ställ in om användare ska tillåtas att se din lediga/upptagna tid.
• Ange vem som kan bjuda in dig till möten, alla eller bara vissa användare.
• Om du begränsar vem som kan bjuda in dig, kan du även välja att skicka ut ett automatiskt svarsmeddelande till dem och låta dem veta att de inte har tillåtelse att bjuda in dig.

Apple iCal

• Aktivera om du vill kunna se en kalender i Apple iCal.

Hur du kan du publicera din kalender på en hemsida eller skapa ett RSS-flöde från den.

Publicera kalendern på en hemsida

1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
2. Välj Dela med: Offentlig
3. Högerklicka på URL:en vid Visa > Kopiera länkadress.
4. Klicka OK för att stänga rutan.
5. URL:en lägger du in på lämpligt ställe i din html-editor, förslagsvis i en iframe.

RSS

Det finns även möjlighet att använda RSS för kalenderinlägg. Då använder du samma URL som tidigare men skriver .rss i slutet på länken istället för .html.

För att ett rum eller utrustning ska kunna bokas då en mötesinbjudan skapas måste de tidigare ha registrerats i Work2Go. Här förklarar vi hur.

 Registreringen kan enbart göras av den/de som har ett konto med administrationsrättighet. Klicka på pilen bredvid ditt namn i det övre högra hörnet. Ser du Administratörskonsol i menylistan har du administrationsrättighet.

1. Logga in på administratörskontot.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admin-gränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Resurser.

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

• Namn: själva visningsnamnet som är synligt då man ska boka resursen.
• E-post: om det är en projektor kan du t ex skriva projektor@dindomän.se
• Typ: här väljer du om det är en plats eller utrustning.
• Schemaläggningspolicy: välj den bokningsregel som passar bäst.
  Vi rekommenderar att använda Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt. När detta är valt godkänns bokningsförfrågan automatiskt om den efterfrågade resursen är ledig. Om den redan är bokad avböjs bokningsförfrågan.
• Det är en bra idé att tillåta ett antal konflikter vid en bokning om du t ex bokar återkommande möten.
• Vidarebefordra kalenderinbjudningar: fyll i till vilken/vilka e-postadress/er bokningsförfrågningarna ska skickas till.
• Beskrivning: Fyll eventuellt in en beskrivning av resursen.
• Klicka Nästa och fyll eventuellt i kontaktinformation till den som ansvarar för bokningar av rum och utrustning, ifall den som gör själva bokningen behöver kontakta någon.
• Fyll eventuellt i mer information om rummet då en plats registreras, som t ex hur stort rummet är, vilken våning eller byggnad det finns i.

5. Avsluta registreringen med att klicka Slutför.

Om ert företag har registrerat era bokningsbara rum och utrustning i ert administratörskonto, kan du söka efter dem och boka dem i din kalender.

1. Fyll i vad du söker efter i sökrutan högst upp i verktygsfältet.
   Om du är osäker på vad resursen har för benämning, kan du söka fram det genom att börja boka ett nytt möte och söka efter resursen.
2. Söker du från fliken Kalender är Bokade möten redan valt,
   om inte välj det i menyn vid sökrutan.
3. Visa kalendern som en lista för bästa översikt av sökresultatet.
   Klicka på pilen vid Visa i verktygsfältet och välj Lista i menyn.
4. Bestäm tidsintervall för önskat sökresultat.
   Resultatlistan nedanför uppdateras automatiskt.