Archive | Delning och samarbete

Du kan dela alla dina e-postmappar, inklusive Inkorgen och dess undermappar med interna användare.

En kopia av den delade mappen placeras då i din väns mapplista och han/hon behöver inte logga in i din brevlåda för att kunna läsa dess innehåll. Vid själva utdelning av mappen bestämmer du vilken behörighet din vän ska ha.

1. Högerklicka på e-postmappen du vill dela > Dela mapp.
2. Välj att du vill dela mappen med Interna användare eller grupper.
3. Fyll i e-postadressen till den/de du vill dela din mapp med
   (separera med komma om det är flera).
4. Välj en passande roll.
5. Välj om och hur du vill skicka ut meddelande om delningen > OK.

Tillfällen då det är smart att dela e-postmapp

• Din säljavdelning vill ha en central brevlåda för alla e-postmeddelanden som innehåller frågor kring information om din produkt. Alla på säljavdelningen ska kunna se e-postmeddelanden direkt när de kommer in och de ska kunna svara på meddelanden från denna adress.
• En chef är ofta på kontoret men har inte tid att svara på hennes e-postmeddelanden. Chefen ger sin assistent behörighet till sin inkorg. Assistenten kan då hantera innehållet, svara på meddelanden, skapa mappar för att organisera meddelanden samt radera meddelanden åt sin chef.
• Istället för att skicka e-postmeddelanden till ett tiotal adresser varje gång du har något nytt att informera om, kan du välja att dela ut en av dina mappar som innehåller just dessa meddelanden.

När du svarar på ett meddelande i en utdelad inkorg kan de andra (som också har tillgång till kontot) se att du har svarat. Men svaret i sig hamnar i din egen skickat-mapp.

För att samla ihop dina svar kan du skapa en mapp och ett filter, så är det enklare att hitta dem.

1. Skapa en ny mapp som du sparar i nivån under den utdelade mappen.
2. Gå till fliken Inställningar > Filter.
3. Klicka på fliken Utgående meddelandefilter > Nytt filter.
4. Ge filtret ett passande namn och de villkor som bilden  nedanför visar.
5. Behåll markören i rutan framför Bearbeta inte fler filter > OK.

Här berättar vi hur du kan få hjälp från en kollega med att skicka e-post så att de ser ut att komma från dig utan att dela ut din inkorg.

Du kan ge andra användare tillåtelse att skicka e-postmeddelanden för din räkning, från sitt eget konto. Du kan dela ut en mapp som du vill ha hjälp med, men det är inte nödvändigt för att andra ska kunna skicka e-post åt dig.

1. Gå till fliken Inställningar > Konton.
2. Kontrollera att det primära kontot är markerat och klicka Lägg till ombud längst ner på sidan.
3. Fyll i e-postadressen till den person som du delegerar behörighet till. Detta måste vara en intern användaradress (dvs en e-postadress med samma domän efter @ som din).
4. Bestäm vilken avsändare du vill visa för meddelanden som skickas åt dig
   Skicka som – enbart din e-postadress visas som avsändare
   Skicka för – både din och din kollegas e-postadress visas som avsändare
5. Klicka på OK för att spara.
6. Ett e-postmeddelande skickas till din kollega som berättar att du har gett personen tillåtelse att skicka e-post åt dig. Din kollega behöver nu logga ut och in igen på sitt konto för att förändringen ska träda i bruk.
7. När ett nytt e-postmeddelande ska skapas väljer din kollega ditt namn från rullgardinsmenyn vid Från-fältet.

Om din kollega inte själv har möjlighet att logga in på sitt konto under en tid, kan ni ställa in så att du får meddelande till din inkorg när din kollega får e-post.

Den information som skickas vidare är vem som skickade ursprungsmeddelandet samt dess ämne. Detta skickas ut samtidigt som ursprungsmeddelandet tas emot, så på så vis kan du även få reda på när det skickat.

1. På din kollegas konto, gå till fliken Inställningar > E-post: Mottagning av meddelanden
2. Aktivera funktionen Skicka meddelande om ny e-post till och fyll i din e-postadress.