Archive | Boka och bekräfta möten

Boka ett möte

Du kan boka möten på olika vis. Här berättar vi om de olika alternativen samt steg för steg hur du skapar ett och vilka olika möjligheter du har att använda dig av.
  • När du är i Kalendern, klicka på Nytt möte.
  • När du är i Kalendern,, skriv n a.
  • Högerklicka på ett datum i mini-kalendern.
  • Dra och släpp e-post till mini-kalenderna.
  • Skapa en kopia av ett befintligt möte genom att högerklicka mötet > Skapa en kopia.

I det här exemplet går vi igenom stegen du tar då du klickar på Nytt bokat möte i verktygsfältet på fliken Kalender. En ny mötesbokning öppnas, klar att fyllas i.

Från: välj vem du ska skicka mötesinbjudan från.
Ämne: skriv en kort beskrivning av mötet.

Nu kan du börja använda verktyget schemaläggaren för att få hjälp med att se när deltagare och registrerade platser är tillgängliga. Tillgängligheten visas i tidsblock på 30 minuter i översiktsfönstret till höger. Du kan självklart fylla i informationen på egen hand för deltagare, plats samt start- och sluttid för mötet också. Är det ett heldagsmöte markerar du rutan vid Hela dagen.

Valfria / Frivilligt: deltagare som du vill bjuda in till mötet, vars deltagande egentligen är frivilligt.
Plats: plats för mötet.
Utrustning: boka utrustning som behövs för mötet.

OBS! Valfria och utrustning visas inte som standard. För att få fram valen klicka på Visa valfria eller Visa utrustning.

Läs mer om verktyget schemaläggaren

Verktyget hjälper dig med att hitta en lämplig tid för att boka in ett möte. När du lägger till deltagare till deltagarfältet, kan du i översiktsfönstret se deras tillgänglighet i 30 minuters block.

  • Grönt innebär att alla deltagare och minst en plats är tillgänglig för dessa dagar.
  • Rött betyder att mer än hälften av deltagarna inte kan delta i mötet på dessa dagar.

För att välja en föreslagen tid, klicka på den raden. Start-och sluttid uppdateras i själva bokningen. Siffran till höger om tiden är antalet platser som är tillgängliga för den tidpunkten. Du kan klicka på siffrorna för att se en lista med förslag på lediga platser att välja mellan. Den valda platsen läggs till i fältet Plats i själva bokningen. Om du vill välja en plats, klicka på numret i raden med den föreslagna tiden. Välj en plats i listan som visas. Platsen läggs till i fältet Plats i bokningen.

OBS! Platser visas endast om de har blivit registrerade på ert administratörskonto.

Läs mer om att boka plats och utrustning

  1. För att boka ett rum/en plats klickar du på Föreslå en plats. Du får då upp en lista till höger på tillgängliga platser.
  2. Boka utrustning gör du genom att klicka knappen Visa utrustning till höger om Plats-fältet. Om du inte vet vilken utrustning som du kan boka, klickar du på Utrustning: och du får fram en lista på all utrustning som är registrerad.
  3. Om rummet/platsen eller utrustningen redan är uppbokad den valda tiden står det klart och tydligt i listan. Du kan se hur länge rummet/utrustningen är uppbokad i verktyget Schemaläggaren.
  4. När du klickar på Skicka skickas ett bekräftelsemeddelande till den som har organiserat mötet och inbjudan skickas till mötesdeltagarna. Eftersom alla bokningar accepteras per automatik om resursen är ledig eller avböjs om den redan är bokad, behöver ingen logga in på något konto för att godkänna något.

Visa: bestäm vilken status deltagarna ska ha då de schemaläggs för mötet.
Kalender: välj vilken kalender mötet ska sparas till.
Privat: ingående information om mötet visas inte om det markeras som privat. Däremot visas dess start- och sluttid, om det är en återkommande händelse samt vem som har bokat mötet.

Upprepa väljer du om det är ett återkommande möte. Du kan även gå in på Anpassad och fylla i ytterligare information kring tidpunkten om så önskas.
Påminnelse väljer du när deltagarna ska få en påminnelse om mötet.
Om du vill få en påminnelse om ett möte till en annan e-postadress kan du lägga till den genom att klicka på Konfigurera.

Bilagor lägger du till genom att klicka på gemet högst upp i verktygsfältet och sedan på Bläddra ovanför där du fyller i ett meddelande.

I den understa rutan fyller du i texten som du vill ska skicka ut tillsammans med din mötesinbjudan.

Klicka skicka högst upp till vänster

  • Mötesinbjudningen skickas nu ut till deltagarna. Om du har bjudit in dig själv till mötet får du dock ingen inbjudan utan mötet sparas i din kalender på direkten.
  • Spara klickar du om du vill skicka inbjudan vid ett senare tillfälle. Detta sparar en lokal kopia av mötet, inbjudningar skickas inte till deltagarna.
  • Om du lägger till ett möte till en delad kalender kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se mötet i kalendern.

Boka möte via minikalendern

Det snabbaste sättet att skapa ett nytt möte är genom att klicka på datumet i minikalendern.

Ett enkelt sätt att boka ett möte är att högerklicka på ett datum i minikalendern nere till vänster och välja att du vill boka möte.

Då får du möjlighet att lägga till det mest väsentliga för mötet. Om du vill fylla i fler uppgifter klicka på Mer information.

Lägg till privata påminnelser

För att få påminnelse från din kalender utan att visa dina kollegor vad du vill bli påmind om skapar du privata inlägg.
  1. Öppna din kalender och välj Nytt bokat möte högst upp i det vänstra hörnet.
  2. Fyll i den information som behövs för din privata påminnelse.
  3. Visa: välj Ledig om du tycker att det är OK att andra ska kunna boka in dig på möten under den bestämda tidpunkten. Välj Upptagen om du inte vill bli störd.
  4. Kontrollera att du har valt att skapa inlägget i din kalender och sätt en markör vid Privat.
    Då kan andra bara se tidpunkten som du är uppbokad på, inte anledningen.
  5. Spara och aktivera påminnelserna i din kalender genom att klicka på Spara och stäng högst upp i det vänstra hörnet.

Resultatet

7_privat4

Bild 1: Din kalender visar dig all information som du har lagt till det privata inlägget (lila).

7_privat5

Bild 2: Din kollegas kalender visar enbart tidpunkten som du har lagt till i din kalender (lila).

Bekräfta en mötesinbjudan

Läs om vad du kan göra när någon bjuder in dig till ett möte.

När du får en mötesinbjudan skickad till dig läggs mötet automatiskt in i din kalender. Som standard skickas även ett meddelande ut där du bekräftar om du kan delta eller inte. Men du kan även högerklicka på mötet i kalendern och bekräfta.

  1. Välj om du vill Acceptera, Avböja eller Preliminär – vilket betyder att du kanske kan delta.
  2. Om du bekräftar från e-postmeddelandet kan du genom att klicka på pilen bredvid välja att lägga till en kommentar till organisatören.
  3. Om tiden för mötet inte passar dig men du vill delta i mötet, kan du föreslå en ny tid genom att klicka Föreslå ny tid och då välja en annan tid. Mötesbokaren mottar då ett meddelande med den föreslagna tiden och accepterar eller avböjer ändringen.
  4. Du kan även ändra vilken kalender mötet ska sparas i.
  5. Om mötet är ett återkommande möte kan du även välja om du vill svara per förekomst eller för hela serien.
  6. När du bekräftat skickas svaret till mötesbokaren och inbjudan läggs automatiskt i papperskorgen.

OBS! Om du vill ha kvar inbjudan i inkorgen, kan du ändra den inställningen under fliken
Inställningar > Kalender: Allmänt. Där avmarkerar du rutan vid Svar på inbjudan: Ta bort inbjudan vid svar.

Ångra ditt bekräftelse eller gör annan ändring

Om du vill ångra ditt svar eller vill ändra på någon inställning (som t ex i vilken kalender mötet ska finnas i) kan du högerklicka på mötet i din kalender och ändra där. Mötet är nämligen synlig i din kalender även fast du valt att avböja. Detta på grund av att du ska ha möjlighet att ångra dig. Om du inte vill att avböjda möten ska visas i kalendern kan du ändra på detta.
Gå till fliken Inställningar > Kalender > Allmänt: Här i den översta rutan kan du bocka ur rutan vid Visa avböjda möten.

Bekräfta möte från en utomstående kalender

När du får en inbjudan med en bifogad ics-fil, klicka på Lägg till i kalendern längst upp i meddelandet för att spara inbjudan i din kalender. Markera den kalender där inbjudan ska sparas.

Dela din kalender med dina kollegor

Läs om hur och varför du ska dela din kalender.

dela_kalender

Dela din kalender kan vara användbart när du vill att andra ska känna till ditt schema. Vid delning placeras en kopia av din kalender i den andre användarens vänsterkolumn när denne har bekräftat utdelningen.

1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela kalendern med:

Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:

  • Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men de kommer va tom.
  • Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
  • Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
  • Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i kalendern, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och klicka på OK. De får då ett E-postmeddelande där de ska acceptera delningen och skapa sig en inloggning (användarnamn och lösenord) för att kunna se kalendern.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.

4. Om du vill tillåta användare se dina privata möten kryssar du även i den rutan.
5. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din mapp med.
6. När du är klar klickar du på OK.

OBS! Kom ihåg att om du har valt offentlig delning måste du meddela allmänheten om webbadressen.

Dela din kalender med utomstående

Hur du kan dela din kalender med andra som inte har ett konto i Work2Go.

Om någon utanför ditt kontor vill boka ett möte med dig och vill få förslag på när det kan passa för dig, kan du skapa en länk från din kalender och skicka den till personen.

skicka_lank_ledig_tidW2g8

  1. skickad-kalender-ledig-tidWKlicka kugghjulet till höger om titeln Kalendrar.
  2. Välj Skicka länk för ledig & upptagen som > HTML.
  3. Länken placeras i meddelandet som du sedan skriver klart och skickar.
  4. Mottagaren klickar på länken i ditt meddelande och din kalender öppnas i en webbläsare. Nu kan mottagaren bläddra sig fram och tillbaka och se vid vilka tidpunkter du är uppbokad. Det visar inte vad du har skrivit i din kalender, bara texten Upptagen (se bild).

Kontakta alla mötesdeltagare

Om du vill skicka ett meddelande till alla som blivit inbjudna till ett möte högerklickar du mötet i kalendern > Svara alla.
Ett tomt e-postmeddelande med samtligas e-postadresser öppnas redo för att skickas när du är klar.