Archive | Kalender

Introduktion till kalendern

Här visar vi dig hur du kan ställa in så att din kalender visas på det sätt som passar dig bäst samt förklarar vad du kan göra för att få en tydlig översikt.

En kalender finns redan då du börjar använda Work2Go. Den kallas för Kalender och dess namn går inte att förändra. Men du kan givetvis skapa fler kalendrar. Till exempel kan du skapa en kalender för arbetet, en för personliga aktiviteter och en för företagets verksamhet. Du kan växla mellan flera vyer, dra och släppa för att flytta händelser från en kalender till en annan samt dela den med andra.

Skapa en Kalender

Skapa en ny kalender genom att klicka på kugghjulet till höger om titeln Kalendrar i det vänstra fältet > Ny kalender.
Ge kalendern ett namn och välj en färg i dialogrutan ”Skapa ny kalender”.
Markera ”Uteslut denna kalender vid rapportering av ledig/upptagen tid” om du inte vill att andra ska kunna se när du är ledig eller upptagen då de bokar möten.
Klicka OK och den nya kalendern visas i den vänstra kolumnen.

Färgkoda Kalendern

Om du har flera kalendrar är det smart att ge dem olika färger för att enkelt skilja dem åt. Det finns flera färger att välja mellan och du kan använda en färg flera gånger. Välja färg på en kalender gör du då du skapar den eller genom att högerklicka på den > Redigera egenskaper. Om du vill välja en annan färg än standardfärgerna klickar du på Fler färger… Du kan även välja en kalenders färg när du accepterar en delning av någon annans kalender.

Visa dina kalendrar på olika sätt

Alla dina kalendrar inklusive de delade är synliga i kalenderlistan i den vänstra kolumnen. Varje kalender har en kryssruta till vänster om dess namn. Markera kryssrutorna för de kalendrar du vill ska visas.

Högst upp i det högra hörnet i verktygsfältet väljer du sedan hur du vill titta på dina kalendrar. Om du vill ändra standardvyn av kalendern går du till Inställningar > Kalender > Allmänt. Väljer du att visa Lista får du en lista över möten för en tvåveckorsperiod för alla valda kalendrar.

Lista

Med lista visas alla möten från samtliga valda kalendrar och de är listade efter datum och tid samt visar information om möten, så som dess ämne, plats, status och om det är återkommande eller inte. Högst upp väljer du vilken tidsperiod som du vill ska listas.

Du kan ändra de kolumner som visas genom att högerklicka på rubriken och avmarkera de du inte vill visa. Du kan även sortera listan efter ämne, status, kalender eller datum. Du kan markera flera möten och göra förändringar på en och samma gång i listvyn. Så som att ta bort valda möten, flytta inlägg från en kalender till annan eller markera med en etikett.

Ledig/upptagen

Med Ledig/upptagen vy får du fram ett schema där du kan se när dina kollegor är tillgängliga.

Boka ett möte

Du kan boka möten på olika vis. Här berättar vi om de olika alternativen samt steg för steg hur du skapar ett och vilka olika möjligheter du har att använda dig av.

När du är i Kalendern, klicka på Nytt möte.
När du är i Kalendern,, skriv n a.
Högerklicka på ett datum i mini-kalendern.
Dra och släpp e-post till mini-kalenderna.
Skapa en kopia av ett befintligt möte genom att högerklicka mötet > Skapa en kopia.

I det här exemplet går vi igenom stegen du tar då du klickar på Nytt bokat möte i verktygsfältet på fliken Kalender. En ny mötesbokning öppnas, klar att fyllas i.

Från: välj vem du ska skicka mötesinbjudan från.
Ämne: skriv en kort beskrivning av mötet.

Nu kan du börja använda verktyget schemaläggaren för att få hjälp med att se när deltagare och registrerade platser är tillgängliga. Tillgängligheten visas i tidsblock på 30 minuter i översiktsfönstret till höger. Du kan självklart fylla i informationen på egen hand för deltagare, plats samt start- och sluttid för mötet också. Är det ett heldagsmöte markerar du rutan vid Hela dagen.

Valfria / Frivilligt: deltagare som du vill bjuda in till mötet, vars deltagande egentligen är frivilligt.
Plats: plats för mötet.
Utrustning: boka utrustning som behövs för mötet.

OBS! Valfria och utrustning visas inte som standard. För att få fram valen klicka på Visa valfria eller Visa utrustning.

Läs mer om verktyget schemaläggaren

Verktyget hjälper dig med att hitta en lämplig tid för att boka in ett möte. När du lägger till deltagare till deltagarfältet, kan du i översiktsfönstret se deras tillgänglighet i 30 minuters block.

Grönt innebär att alla deltagare och minst en plats är tillgänglig för dessa dagar.
Rött betyder att mer än hälften av deltagarna inte kan delta i mötet på dessa dagar.

För att välja en föreslagen tid, klicka på den raden. Start-och sluttid uppdateras i själva bokningen. Siffran till höger om tiden är antalet platser som är tillgängliga för den tidpunkten. Du kan klicka på siffrorna för att se en lista med förslag på lediga platser att välja mellan. Den valda platsen läggs till i fältet Plats i själva bokningen. Om du vill välja en plats, klicka på numret i raden med den föreslagna tiden. Välj en plats i listan som visas. Platsen läggs till i fältet Plats i bokningen.

OBS! Platser visas endast om de har blivit registrerade på ert administratörskonto.

Läs mer om att boka plats och utrustning

För att boka ett rum/en plats klickar du på Föreslå en plats. Du får då upp en lista till höger på tillgängliga platser.
Boka utrustning gör du genom att klicka knappen Visa utrustning till höger om Plats-fältet. Om du inte vet vilken utrustning som du kan boka, klickar du på Utrustning: och du får fram en lista på all utrustning som är registrerad.
Om rummet/platsen eller utrustningen redan är uppbokad den valda tiden står det klart och tydligt i listan. Du kan se hur länge rummet/utrustningen är uppbokad i verktyget Schemaläggaren.
När du klickar på Skicka skickas ett bekräftelsemeddelande till den som har organiserat mötet och inbjudan skickas till mötesdeltagarna. Eftersom alla bokningar accepteras per automatik om resursen är ledig eller avböjs om den redan är bokad, behöver ingen logga in på något konto för att godkänna något.

Visa: bestäm vilken status deltagarna ska ha då de schemaläggs för mötet.
Kalender: välj vilken kalender mötet ska sparas till.
Privat: ingående information om mötet visas inte om det markeras som privat. Däremot visas dess start- och sluttid, om det är en återkommande händelse samt vem som har bokat mötet.

Upprepa väljer du om det är ett återkommande möte. Du kan även gå in på Anpassad och fylla i ytterligare information kring tidpunkten om så önskas.
Påminnelse väljer du när deltagarna ska få en påminnelse om mötet.
Om du vill få en påminnelse om ett möte till en annan e-postadress kan du lägga till den genom att klicka på Konfigurera.

Bilagor lägger du till genom att klicka på gemet högst upp i verktygsfältet och sedan på Bläddra ovanför där du fyller i ett meddelande.

I den understa rutan fyller du i texten som du vill ska skicka ut tillsammans med din mötesinbjudan.

Klicka skicka högst upp till vänster

Mötesinbjudningen skickas nu ut till deltagarna. Om du har bjudit in dig själv till mötet får du dock ingen inbjudan utan mötet sparas i din kalender på direkten.
Spara klickar du om du vill skicka inbjudan vid ett senare tillfälle. Detta sparar en lokal kopia av mötet, inbjudningar skickas inte till deltagarna.
Om du lägger till ett möte till en delad kalender kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se mötet i kalendern.

Boka möte via minikalendern

Det snabbaste sättet att skapa ett nytt möte är genom att klicka på datumet i minikalendern.

Ett enkelt sätt att boka ett möte är att högerklicka på ett datum i minikalendern nere till vänster och välja att du vill boka möte.

Då får du möjlighet att lägga till det mest väsentliga för mötet. Om du vill fylla i fler uppgifter klicka på Mer information.

Importera / exportera en kalender

Du kan importera kalendrar sparade i .ics format.
Likaså kan du exportera dina Work2Go kalendrar.

Gå till fliken Inställningar > Import/export.
Om du vill importera hittar du din fil genom att klicka på Bläddra under Importera.
Om du vill exportera går du till Exportera och väljer Typ och Källa.
Klicka sedan på Importera / Exportera.

Skriv ut en kalender

Steg för steg hur du kan skriva ut en kalender.

Klicka på skrivaren uppe i verktygsfältet.
Dialogrutan Skriv ut kalender öppnas.
Välj vilken/vilka kalender du vill skriva ut, datumintervall och vy (menyn vid Utskrift).
För utskrift av minikalendern sätt en bockvid Alternativ.
Klicka sedan Skriv ut.

Lägg till privata påminnelser

För att få påminnelse från din kalender utan att visa dina kollegor vad du vill bli påmind om skapar du privata inlägg.

Öppna din kalender och välj Nytt bokat möte högst upp i det vänstra hörnet.
Fyll i den information som behövs för din privata påminnelse.
Visa: välj Ledig om du tycker att det är OK att andra ska kunna boka in dig på möten under den bestämda tidpunkten. Välj Upptagen om du inte vill bli störd.
Kontrollera att du har valt att skapa inlägget i din kalender och sätt en markör vid Privat.
Då kan andra bara se tidpunkten som du är uppbokad på, inte anledningen.
Spara och aktivera påminnelserna i din kalender genom att klicka på Spara och stäng högst upp i det vänstra hörnet.

Resultatet

Bild 1: Din kalender visar dig all information som du har lagt till det privata inlägget (lila).

Bild 2: Din kollegas kalender visar enbart tidpunkten som du har lagt till i din kalender (lila).

Bekräfta en mötesinbjudan

Läs om vad du kan göra när någon bjuder in dig till ett möte.

När du får en mötesinbjudan skickad till dig läggs mötet automatiskt in i din kalender. Som standard skickas även ett meddelande ut där du bekräftar om du kan delta eller inte. Men du kan även högerklicka på mötet i kalendern och bekräfta.

Välj om du vill Acceptera, Avböja eller Preliminär – vilket betyder att du kanske kan delta.
Om du bekräftar från e-postmeddelandet kan du genom att klicka på pilen bredvid välja att lägga till en kommentar till organisatören.
Om tiden för mötet inte passar dig men du vill delta i mötet, kan du föreslå en ny tid genom att klicka Föreslå ny tid och då välja en annan tid. Mötesbokaren mottar då ett meddelande med den föreslagna tiden och accepterar eller avböjer ändringen.
Du kan även ändra vilken kalender mötet ska sparas i.
Om mötet är ett återkommande möte kan du även välja om du vill svara per förekomst eller för hela serien.
När du bekräftat skickas svaret till mötesbokaren och inbjudan läggs automatiskt i papperskorgen.

OBS! Om du vill ha kvar inbjudan i inkorgen, kan du ändra den inställningen under fliken
Inställningar > Kalender: Allmänt. Där avmarkerar du rutan vid Svar på inbjudan: Ta bort inbjudan vid svar.

Ångra ditt bekräftelse eller gör annan ändring

Om du vill ångra ditt svar eller vill ändra på någon inställning (som t ex i vilken kalender mötet ska finnas i) kan du högerklicka på mötet i din kalender och ändra där. Mötet är nämligen synlig i din kalender även fast du valt att avböja. Detta på grund av att du ska ha möjlighet att ångra dig. Om du inte vill att avböjda möten ska visas i kalendern kan du ändra på detta.
Gå till fliken Inställningar > Kalender > Allmänt: Här i den översta rutan kan du bocka ur rutan vid Visa avböjda möten.

Bekräfta möte från en utomstående kalender

När du får en inbjudan med en bifogad ics-fil, klicka på Lägg till i kalendern längst upp i meddelandet för att spara inbjudan i din kalender. Markera den kalender där inbjudan ska sparas.

Märk ett möte med en etikett

Läs hur och varför du ska använda etiketter i din kalender.

Med hjälp av etiketter kan du kategorisera dina kalenderinlägg och bokade möten.
Detta kan t ex vara bra om du arbetar med olika projekt samtidigt och vill enkelt se skillnad på dem i kalendern.

Skapa kalenderinlägget.
Högerklicka på inlägget i kalendern > Märk möte > Ny etikett eller välj en redan skapad etikett.

Dela din kalender med dina kollegor

Läs om hur och varför du ska dela din kalender.

Dela din kalender kan vara användbart när du vill att andra ska känna till ditt schema. Vid delning placeras en kopia av din kalender i den andre användarens vänsterkolumn när denne har bekräftat utdelningen.

1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela kalendern med:

Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:

Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men den kommer va tom.
Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
OBS! Undvik att använda Admin då den du delar med kan radera kalendern.

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i kalendern, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och klicka på OK. De får då ett E-postmeddelande där de ska acceptera delningen och skapa sig en inloggning (användarnamn och lösenord) för att kunna se kalendern.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Högerklicka på den och välj ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.

4. Om du vill tillåta användare se dina privata möten kryssar du även i den rutan.
5. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din mapp med.
6. När du är klar klickar du på OK.

OBS! Kom ihåg att om du har valt offentlig delning måste du meddela allmänheten om webbadressen.

Inställningsalternativ för kalender

Information om olika inställningar som du själv kan göra för din kalender på ditt konto.

Gå till fliken Inställningar > Kalender och korrigera dina inställningar för hur du vill att din kalender ska se ut och hur aktiviteter i den ska hanteras.

Allmänt

Välj standardvy för dina kalendrar; månad, arbetsvecka, 7-dagars vecka, dag eller som lista.
Sätt vilken dag veckan ska börja med.
Bestäm om inläggen i kalendrarna ska vara inställd som offentlig eller privat.
Detta kan du sedan ändra per kalender som du skapar.
Då du får kalenderinbjudningar markeras de som offentliga om du har valt offentlig här.
När privat är valt markeras kalenderinbjudningarna som privata istället.
Ska minikalendern vara synlig.
Välj om veckonumret ska vara synligt.
Välj om mottaget möte ska läggas i kalendern automatiskt. Om detta alternativ är valt kan du bekräfta inbjudningar både ifrån e-postmeddelandet och kalendern. Om inte kan du bara bekräfta via e-postmeddelandet.
Välj om e-postmeddelandet med mötesinbjudan ska tas bort när du har besvarat det.
Vidarebefordra inbjudningar till en annan e-postadress.
Hur och om påminnelser för möten ska visas.
Ställ in en standardtid för hur länge ett möte pågår normalt.

Arbetsvecka och arbetstid

Ställ in hur din arbetsvecka brukar se ut för att förenkla mötesbokningar.

Boka möten

Aktivera dialogrutan Lägg till snabbt om du skapar många möten utan deltagare.
Visa tidszoner om du ofta schemalägger möten med andra i olika tidszoner.

Behörigheter

Du kan enbart göra inställningar för personer i samma organisation (med samma domän i e-postadressen) som du. Du kan använda den fullständiga e-postadressen eller bara användarnamnet på den/de du vill ange en behörighet för.

Ställ in om användare ska tillåtas att se din lediga/upptagna tid.
Ange vem som kan bjuda in dig till möten, alla eller bara vissa användare.
Om du begränsar vem som kan bjuda in dig, kan du även välja att skicka ut ett automatiskt svarsmeddelande till dem och låta dem veta att de inte har tillåtelse att bjuda in dig.

Apple iCal

Aktivera om du vill kunna se en kalender i Apple iCal.

Dela din kalender med utomstående

Hur du kan dela din kalender med andra som inte har ett konto i Work2Go.

Om någon utanför ditt kontor vill boka ett möte med dig och vill få förslag på när det kan passa för dig, kan du skapa en länk från din kalender och skicka den till personen.

Klicka kugghjulet till höger om titeln Kalendrar.
Välj Skicka länk för ledig & upptagen som > HTML.
Länken placeras i meddelandet som du sedan skriver klart och skickar.
Mottagaren klickar på länken i ditt meddelande och din kalender öppnas i en webbläsare. Nu kan mottagaren bläddra sig fram och tillbaka och se vid vilka tidpunkter du är uppbokad. Det visar inte vad du har skrivit i din kalender, bara texten Upptagen (se bild).

Kontakta alla mötesdeltagare

Om du vill skicka ett meddelande till alla som blivit inbjudna till ett möte högerklickar du mötet i kalendern > Svara alla.
Ett tomt e-postmeddelande med samtligas e-postadresser öppnas redo för att skickas när du är klar.

Publicera kalender på hemsida

Hur du kan du publicera din kalender på en hemsida eller skapa ett RSS-flöde från den.

Publicera kalendern på en hemsida

Högerklicka kalendern > Dela kalender.
Välj Dela med: Offentlig
Högerklicka på URL:en vid Visa > Kopiera länkadress.
Klicka OK för att stänga rutan.
URL:en lägger du in på lämpligt ställe i din html-editor, förslagsvis i en iframe.

RSS

Det finns även möjlighet att använda RSS för kalenderinlägg. Då använder du samma URL som tidigare men skriver .rss i slutet på länken istället för .html.

Registrera rum och utrustning för att sedan kunna bokas [ADMIN]

För att ett rum eller utrustning ska kunna bokas då en mötesinbjudan skapas måste de tidigare ha registrerats i Work2Go. Här förklarar vi hur.

Registreringen kan enbart göras av den/de som har ett konto med administrationsrättighet. Klicka på pilen bredvid ditt namn i det övre högra hörnet. Ser du Administratörskonsol i menylistan har du administrationsrättighet.

1. Logga in på administratörskontot.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admin-gränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Resurser.

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

Namn: själva visningsnamnet som är synligt då man ska boka resursen.
E-post: om det är en projektor kan du t ex skriva projektor@dindomän.se
Typ: här väljer du om det är en plats eller utrustning.
Schemaläggningspolicy: välj den bokningsregel som passar bäst.
Vi rekommenderar att använda Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt. När detta är valt godkänns bokningsförfrågan automatiskt om den efterfrågade resursen är ledig. Om den redan är bokad avböjs bokningsförfrågan.
Det är en bra idé att tillåta ett antal konflikter vid en bokning om du t ex bokar återkommande möten.
Vidarebefordra kalenderinbjudningar: fyll i till vilken/vilka e-postadress/er bokningsförfrågningarna ska skickas till.
Beskrivning: Fyll eventuellt in en beskrivning av resursen.
Klicka Nästa och fyll eventuellt i kontaktinformation till den som ansvarar för bokningar av rum och utrustning, ifall den som gör själva bokningen behöver kontakta någon.
Fyll eventuellt i mer information om rummet då en plats registreras, som t ex hur stort rummet är, vilken våning eller byggnad det finns i.

5. Avsluta registreringen med att klicka Slutför.

Läs mer om bokningsregler

När resurser registreras i admingränssnittet kan man välja mellan en rad olika bokningsregler. Vi brukar rekommendera Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt.

Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är aktiverad godkänns alla bokningar automatiskt om resursen är ledig och avböjs om den redan är uppbokad. Med denna regel finns det möjlighet att se vid vilka tidpunkter resursen är ledig/upptagen.

Acceptera manuellt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är vald avböjs alla uppbokade förfrågningar per automatik. Alla förfrågningar för en ledig resurs preliminärbokas och måste godkännas manuellt. Om du vill använda den här regeln rekommenderar vi dig att vidarebefordra en kopia av bokningsmeddelandet till det konto som du loggar in på för att manuellt godkänna bokningen.

Acceptera alltid automatiskt

Alla resursbokningar accepteras per automatik, vare sig den är ledig eller redan uppbokad. Ett exempel för användning av denna regel kan vara om du ofta bokar in möten på en offentlig plats som inte behöver förhandsbokas först, men du vill få med platsens adress och kontaktuppgifter i din inbjudan på ett enkelt sätt.

Varken acceptera eller avböj automatiskt

Samtliga bokningsförfrågningar hanteras manuellt.

Läs mer om konflikter vid bokningsregler

Då regeln avböj automatiskt används kan man även lägga till undantag. Det vill säga att det går att boka resursen även fast den redan är uppbokad.

Vid registreringen av resursen bestäms hur många gånger eller procentdel av dessa konflikter som ska släppas igenom.
Detta är användbart om du har återkommande möten eller möten som sträcker sig över en längre period. Så att det går att boka resursen under den tiden då den inte har blivit uppbokad redan.

Sök efter utlånad utrustning eller rum

Om ert företag har registrerat era bokningsbara rum och utrustning i ert administratörskonto, kan du söka efter dem och boka dem i din kalender.

Fyll i vad du söker efter i sökrutan högst upp i verktygsfältet.
Om du är osäker på vad resursen har för benämning, kan du söka fram det genom att börja boka ett nytt möte och söka efter resursen.
Söker du från fliken Kalender är Bokade möten redan valt,
om inte välj det i menyn vid sökrutan.
Visa kalendern som en lista för bästa översikt av sökresultatet.
Klicka på pilen vid Visa i verktygsfältet och välj Lista i menyn.
Bestäm tidsintervall för önskat sökresultat.
Resultatlistan nedanför uppdateras automatiskt.