Archive | Övriga funktioner

Import/export, Uppgiftslista, WebEx mm

Acceptera en utdelning till ditt konto

Någon vill dela med sig av information på sitt konto till dig. Här får du veta hur du accepterar en utdelning till ditt konto.

accept

Om du får ett e-postmeddelande med en inbjudan till en delning av en annan person och väljer att Acceptera delning öppnas dialogrutan ”Acceptera delning”.

Här kan du byta namn på mappen och bestämma vilken färg den ska ha samt bestämma om du vill skicka ett svarsmeddelande om att du har accepterat.  När du därefter klickar Ja får du en kopia av mappen i fråga i din vänstra kolumn och e-postmeddelandet flyttas automatiskt till Papperskorgen. Namn och färg kan du ändra igen vid ett senare tillfälle om du högerklickar på den och väljer Redigera egenskaper.

Acceptera en utdelning på fliken Inställningar

Om du inte fått något e-postmeddelande om delning eller tappat bort det kan du acceptera en delning genom att gå in på fliken Inställningar > Delar. Fyll i personens e-postadress och klicka på Sök i den översta ruta ”Mappar som delas med mig, men som jag inte har accepterat än”. Här kan du sedan klicka Acceptera i sökresultatet som du fått upp.

acceptera_delning

Avbryt / ändra behörighet på delad mapp

Inställningarna för utdelade mappar kan ändras vid ett senare tillfälle. Både av den som har delat ut den och de som har fått administratörsrättighet till mappen.

Avsluta en delning

Du kan avbryta en delning genom att högerklicka på mappen, välja Redigera egenskaper och i dialogrutan ”Mappegenskaper” klicka på Upphäv. Användaren kan inte längre komma åt innehållet i din mapp men måste själv ta bort den från sitt konto.

Ändra behörighet på en delning

Om du vill ändra behörighet väljer du istället Redigera. Då öppnas ett fönster där du kan utföra önskad förändring och sedan klicka OK. Välj sedan om du vill att ett meddelande ska skickas ut om förändringen eller inte.

 

Importera / exportera information

När du vill importera eller exportera filer, mappar, e-post, kalender eller kontakter gör du det på fliken inställningar.

Alla kontodata exporteras till .tgz-formatet, som även kan importeras tillbaka till systemet igen. Exporterar du enbart en kalender får du en .ics fil, är det kontakter får du en .csv fil.

  1. Gå till menyn fliken Inställningar > Import/export.
    Om du vill IMPORTERA hittar du din fil genom att klicka på Bläddra under Importera.
    Om du vill EXPORTERA går du till Exportera och väljer Typ och Källa.
  2. Avancerade inställningar – när du vill välj ut vilka mappar du vill exportera.
  3. Du kan även ställa in en tidsintervall och enbart exportera bilagor.

Om du inte redan har ett program installerat på din dator för att packa upp filer med, kan vi rekommendera dig att ladda ner 7-zip för Windows eller StuffIt om du har Macintosh. De är båda gratis att använda.

7-zip: http://www.7-zip.org/
StuffIt: http://www.stuffit.com/

Gör en egen säkerhetskopia av ditt konto

Här kan du läsa om hur du enkelt kan flytta information från ett konto till ett annat eller spara din egen säkerhetskopia.

Vi gör säkerhetskopior av ditt konto vid jämna mellanrum. Så om något skulle gå fel, kan vi alltid läsa tillbaka den åt dig. Tänk dock på att säkerhetskopiorna sparas inte någon längre tid av säkerhetsskäl.
Du kan göra en egen säkerhetskopia av ditt konto om du vill. När du gör en export av ditt konto, sparas all data i en packad fil, en tar-gzipped (.tgz) fil, som du kan spara på din hårddisk t ex. När du gör en export skapas det en kopia av datan. Inget försvinner från ditt konto. Sedan kan du importera filen tillbaka till ditt konto igen vid ett senare tillfälle.

  1. Gå till fliken Inställningar > Import/export.
  2. Om du vill importera hittar du din fil genom att klicka på Bläddra under Importera.
  3. Om du vill exportera går du till Exportera och väljer Typ och Källa.
  4. Klicka sedan på Importera / Exportera.

Introduktion till uppgiftslistan

Uppgifter är ett smart verktyg när du vill skapa att-göra listor. Här berättar vi mer om vad du kan göra med dem.

7_uppgifter

På fliken Uppgifter kan du få en enkel överblick över alla projekt du arbetar med för tillfället samt följa dess respektive utveckling. Under projektets gång kan du sedan gå in och redigera de olika uppgifterna som du arbetar med.

  • Sätta ett start- och slutdatum, vilket givetvis går att ändras efteråt.
  • Ange status för dess utveckling, t ex pågår, väntar på svar osv.
  • Hålla koll på arbetets gång utifrån en procentuell skala.
  • Markera vilken prioritet uppgiften har (hög, normal eller låg).
  • Markera med en eller flera etiketter samt sortera dem utifrån dess procent eller slutdatum.
  • Få påminnelse om uppgiften.
  • Lägga till anteckningar, bilder, länkar, bifoga filer mm.
  • Dela med andra.

Flytta en uppgift till annan uppgiftslista

  • Öppna uppgiften genom att dubbelklicka på den och byt till annan lista i rutan Information.
  • Dra och släpp uppgiften från innehållsfönstret till en annan lista i den vänstra kolumnen.
  • Högerklicka uppgiften > Flytta > välj en annan lista > OK.

 

Lägg till en uppgift

Instruktioner över hur du först skapar en uppgiftslista och därefter en uppgift som du sparar i din lista.

1. Skapa en uppgiftslista

  1. uppgiftslistaKlicka kugghjulet vid Uppgifter > Ny uppgiftslista.
  2. Fyll i namn på listan och välj en färg.
  3. Uppgiftslistan visas nu i den vänstra kolumnen.

2. Lägg till en uppgift

uppgift1. Klicka Ny uppgift.
2. Nu öppnas ett fönster där du fyller i detaljer om uppgiften.

Ämne: Själva titeln.
Plats: Om uppgiften ska utförs på någon specifik plats.
Prioritet: Sätt en prioritet.
Uppgiftslista: Välj var uppgiften ska sparas.

3. Välj status och procentsats. Detta ändrar du sedan under arbetets gång.
4. Sätt ett start och slutdatum.
5. Bocka i rutan om du vill ha en påminnelse om den här uppgiften och fyll i när du vill bli påmind. Vill du ha påminnelse till en annan e-postadress lägger du till den genom att klicka Konfigurera.
6. Skriv eventuella några noteringar i rutan under.
7. Klicka Spara högst upp till vänster när du är klar.

Skapa en uppgift utifrån ett e-postmeddelande

  1. Högerklicka meddelandet > Skapa uppgift.
  2. Innehållet i meddelandet läggs då in i anteckningsfältet i en ny uppgift och nu är det bara att ställa in resterande inställningar så att de passar in i din tidsplan.

Dela din uppgiftslista

Du kan dela dina uppgifter i en uppgiftslista men andra användare på Work2Go, men även med externa gäster eller allmänheten.

Vid delning placeras en kopia av listan i den andre användarens vänsterkolumn. Denne behöver därmed inte logga in på ditt konto för att komma åt informationen.

1. Högerklicka uppgiftslistan > Dela uppgiftslista.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela listan med:

Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:

  • Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad lista utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men de kommer va tom.
  • Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
  • Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
  • Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
    OBS! Som admin kan man radera hela mappen, den försvinner då även för den som delat ut den.

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i listan, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och ge dem ett lösenord för att de ska kunna se innehållet.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.

4. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din lista med.
5. När du är klar klickar du på OK.

Skriv ut en uppgiftslista

Du kan göra olika sorts utskrifter av dina uppgiftslistor.
  • 7_lista_utskriftMarkera de uppgifter som du vill skriva ut > välj Skriv ut valda uppgifter under skrivarsymbolen i verktygsfältet.
  • Skriv ut hela uppgiftslistan genom att välja alternativet Skriv ut uppgiftsmapp.
  • Klicka Skriv ut när du har öppnat en av dina uppgifter och redigerar den.

WebEx – vad är det för zimlet?

WebEx zimlet är ett tillägg till Work2Go som låter dig lista dina kommande WebEx-möten, samt hålla i ett eller ansluta dig till ett med bara ett klick.

webexNu behöver du inte öppna WebEx för att schemalägga en konferens – det är redan gjort för dig. Mötet läggs dessutom till i din Work2Go-kalender när du skickar iväg inbjudan.

  • Dra och släpp kontakter och möten för att skapa nya WebEx-möten.
  • Högerklicka på WebEx under Zimlets i översiktsfönstret, nere i det vänstra hörnet av din webbläsare för att hantera dina WebEx-konton och möten.
  • Skapa ett WebEx-möte när du skapar ett möte i din kalender.
  • Dra och släpp kontakter och e-postmeddelanden för att skapa ett nytt WebEx-möte med just de kontakterna.
  • Dra och släpp ett möte för att skapa ett nytt WebEx-möte med samma deltagare.