Archive | Skriva och läsa

Läs om funktioner du kan använda när du skriver e-post.

Klicka på Nytt meddelande.

Vem vill du skicka ifrån?

Om du har flera e-postadresser (roller) uppsatta i ditt konto väljer du först vilken roll du vill skicka ditt meddelande från. Läs mer om roller här

Vem vill du skicka till?

Fyll i e-postadressen till den/de du vill skriva till i fältet Till. Ska du skicka kopia av meddelandet så fyller du i adresserna för detta i fältet Kopia.
Du kan skriva in adressen själv eller klicka på Till/Kopia för att söka igenom dina adressböcker. Om adressen redan finns sparad i Work2Go kommer du få fram en lista på träffresultat som matchar det du skriver in och du behöver då inte skriva in hela adressen själv utan bara välja den rätta från listan.

Om du vill skicka en hemlig kopia till någon och inte ser fältet får du fram det genom att klicka på Inställningar och väljer Visa hemlig kopia.

Skriv och bifoga fil

Skriv ett lämpligt ämne för meddelandet och markera det eventuellt med en prioritet under Inställningar.

Klicka på pilen vid Bifoga om du vill skicka med en eller flera filer. Du kan bifoga filer sparade i din dator eller portfölj i Work2Go. Om det är en bild kan du välja om du vill att bilden ska vara synlig i själva meddelandet eller om den enbart ska bifogas som en fil. Du kan också bifoga ett annat e-postmeddelande från din inkorg eller en kontakt från din adressbok.

Skriv in ditt meddelande och korrigera dess formatering om så önskas.

Kontrollera stavning och andra korrigeringar

För att kontrollera stavningen i meddelandet klicka Abc-knappen högst upp.

För att få ett läskvitto när mottagaren öppnar ditt meddelande klicka pilen vid Inställningar högst upp > Begär läskvitto.

För att byta signatur klicka pilen vid Inställningar högst upp > Signatur.

Skicka nu eller senare?

Vill du inte skicka meddelandet med en gång kan du spara det och skicka det vid ett senare tillfälle genom att klicka Spara utkast.

Vill schemalägga när det ska skickas istället, klickar du på pilen vid Skicka > Skicka senare och meddelandet skickas automatiskt utefter den tid du anger.

Är du redo att skicka på en gång, klicka på Skicka.

Hur du kan använda funktionen för rättstavning på kontot.

För att kontrollera stavningen klickar du Kontrollera stavningen symbolen i e-postmeddelandets verktygsfält.

Felstavade ord blir då markerade. Om du klickar på ordet får du en rullgardinsmeny med korrigeringsförslag att välja mellan. Du kan även välja att Ignorera förslagen eller att Lägga till det ord som du skrivit men som stavningskontrollen tycker är felstavat. Ordet markeras sen med en annan färg.

OBS! Innan du stänger stavningskontrollen kan du ändra tillbaka det korrigerade ordet till den ursprungliga stavningen. Klicka på det markerade ordet igen och välj den ursprungliga stavningen från toppen av listan.

När du är färdig med stavningskontrollen klickar du på Fortsätt redigera. Om du vill kontrollera stavningen igen kan du klicka på Kontrollera igen.

Om du vill göra stavningskontroll obligatoriskt innan ett e-post skickas, aktivera detta på fliken Inställningar > E-post > Skriva meddelanden.

Information om på vilka olika sätt du kan skicka med en bild.

När du vill skicka e-post med en bild kan du lägga till bilden som en bifogad fil, eller välja att bilden ska placeras i själva meddelandet.

1. Skapa ett nytt meddelande.
2. Klicka på pilen vid Bifoga i meddelandets verktygsfält och hitta den bild du vill skicka.

Flera bilder samtidigt

Om du vill lägga till flera bilder samtidigt väljer du dem på samma gång. De bifogas då som  filer till ditt meddelande.

Visa bild i meddelandet

Vill du att bilden ska placeras i själva meddelandet väljer du alternativet Bifoga innehåll när du klickar på pilen vid Bifoga. Om bilden finns i din Portfölj kryssar du i rutan framför Visa bilder i meddelandets brödtext.

Gör bilden klickbar

1. Klicka på bilden i meddelandet så att den blir markerad.
2. Klicka på Infoga länk symbolen i meddelandets verktygsfält.

Dra och släpp från datorn

Du kan även bifoga en bild som en bifogad fil genom att dra och släppa den direkt från ditt skrivbord till ditt meddelande och vips är den bifogad. Du måste dra bildfilen till det anvisande fältet. Det fungerar inte om du drar in bildfilen i ditt skrivfönster.

1. Gå till fliken Portfölj.
2. Högerklicka filen du vill skicka > Skicka som bilaga.
3. Filen placeras som en bilaga till ett meddelande som är redo att skickas iväg.

Du kan skapa flera signaturer på fliken Inställningar. En av dem blir din normala signatur som dyker upp automatisk i ditt meddelande när du skriver ett nytt.

Vill du däremot använda en annan av dina signaturer när du ska skicka ett meddelande, gå till Inställningar i meddelandet > välj Signatur.

Om du ska skicka e-post till flera kontakter samtidigt rekommenderar vi dig följande steg.

1. Öppna adressboken och välj ut de du vill skicka till. Markera flera kontakter med Ctrl+klick eller Shift+klick för att markera en följd.
2. Högerklicka på en av de valda kontakterna > Nytt e-postmeddelande.
3. Markera alla kontakter som nu har hamnat i Till-rutan, högerklicka > Flytta till Hemlig kopia.
4. Fyll i en e-postadress, t ex din egen, i Till-rutan eftersom en del e-postservrar inte godtar tomma Till-fält.
5. Skicka eller Skicka senare

Orsaker till att man väljer att skicka som Hemlig kopia är att mottagarnas e-postadresser inte visas för samtliga som får detta meddelandet.

Här förklarar vi hur du kan ta bort föreslagna kontakter som du inte längre vill ha kvar när du ska skicka e-post.

När du skriver ett meddelande och fyller i mottagarens e-postadress räcker det med att skriva in början av själva adressen. Work2Go visar nämligen automatiskt en lista med e-postadresser som du har skickat e-post till tidigare eller som finns sparad i din adressbok.

Om du har en kontakt med flera e-postadresser, varav du skickar e-post till samtliga, visas alltid den adressen som du använder oftast högst upp i listan. Detta för att du hela tiden ska få den mest använda adressen först för effektiv användning av ditt Work2Go.

Men detta innebär att även ogiltiga adresser kan dyka upp i denna lista. Du kanske t ex stavade fel en gång och försökte skicka e-post till den och fick sedan studs på det. Även de adresser sparas. Men du kan göra något åt detta, nämligen gömma dem från listan och därmed slippa ta fel igen. Det enda du behöver göra är att klicka på just Glöm bredvid den adressen.

Notera att någon du kontaktat via e-post kanske avslutar sitt e-postkonto, detta innebär inte att de försvinner från din lista. Denna uppdaterar du själv.

Namn i adressfältet visas i en bubbla istället för som en text där hela e-postadressen är synlig. Här berättar vi mer om vad det innebär och vad du kan ha för nytta utav dem.

Bubblor är mer interaktivt och kan flyttas genom att dra och släppas och redigeras om du högerklickar på dem. Funktionen är aktiverade som standard, men kan ändras tillbaka till vanlig text på Inställningar > Allmänt > Annat: Bubblor.

Se fler uppgifter om personen i bubblan

Ha markören över en bubbla och du får se personens namn, e-postadress och andra eventuella kontaktuppgifter samt en bild och snabblänkar till att skriva ett nytt meddelande eller boka in ett möte med kontakten.

Högerklicka en bubbla när du läser e-post

Då visas en meny som bl a låter dig att söka efter fler meddelanden från/till personen i bubblan, skriva ett nytt, lägga till kontakten i din adressbok, lägga till adressen i ett filter eller besöka adressatens hemsida.

Högerklicka en bubbla när du ska skicka e-post

Då visas en meny som bl a låter dig att spara/redigera kontakten i din adressbok eller flytta den till ett annat adressfält.

Dra och släpp bubblor för att flytta kontakter

Du kan flytta en eller flera bubblor genom att dra och släppa dem.
För att markera flera bubblor samtidigt kan du med hjälp av markeringsfunktionen ”gummibandet”. Vänsterklicka det vita utrymmet i fältet och dra en ruta över utvalda bubblor. De utvalda bubblorna är nu markerade i blått och kan nu dras och släppas samtidigt.

Om ditt företag har alla anställdas e-postadresser samlade i en lista som t ex heter staff@dindomän.se och du vill göra ett utskick till dina kollegor, men tycker att det är onödigt att meddelandet även ska komma till din inkorg, kan du göra en inställning på ditt konto som förhindrar detta. Meddelandet kommer självklart att skickas till alla andra som finns på listan.

1. Gå till fliken Inställningar.
2. Klicka på E-post i den vänstra kolumnen.
3. Skrolla ner på sidan tills du kommer till rubriken Mottagning av meddelanden.
4. Gå till sektionen Meddelanden från mig.
5. Här väljer du alternativet Ta bort meddelande automatiskt.
6. Klicka sedan Spara högst upp i det vänstra hörnet för att spara inställningen.

Så här gör du om du vill skriva ett meddelande nu, men få det skickat automatiskt vid ett senare tillfälle.

1. Skriv klart ditt meddelande och fyll i mottagarens e-postadress.
2. Klicka på pilen vid Skicka i verktygsfältet.
3. Välj Skicka senare.
4. Ställ in önskat datum och tidpunkt då du vill att meddelandet ska skickas.
5. Klicka OK för att spara.
   E-postmeddelandet sparas i mappen Utkast tills det har skickats.

När du tar emot ett meddelanden

De allmänna inställningarna man kan göra i Work2Go gäller enbart hur du vill hantera läskvittoförfrågningar utifrån och vi rekommenderar att använda alternativet ”Fråga mig” så att du per meddelande kan välja om du vill skicka ut en kvittens eller inte. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelanden

När du ska skicka ett meddelanden

Gällande att skapa kvittensbegäran för meddelande man själv skickar ut, finns denna inställning enbart på meddelandenivå (dvs då du skapar ett meddelande). Detta har man valt att göra pga att man i regel inte vill ha läskvitto på alla meddelande man skickar ut. Då är det enklare att välja det alternativet per meddelande, istället för att ändra sina allmänna inställningar i de fall man vill eller inte vill begära läskvitto på sina skickade meddelanden.

Du kan skicka vidare e-post så att det inte ser ut som att det har mellanlandat i din inkorg. Så här går du tillväga.

Du kan vidarebefordra e-postmeddelanden som du har mottagit till en annan adress så att det ser ut som att det har skickats direkt från den ursprungliga författaren. I Work2Go kallas det här för att omdirigera ett meddelande. Skillnaden mellan att omdirigera istället för att vidarebefordra meddelanden är att om du omdirigerar blir det enklare för mottagaren att svara den ursprungliga avsändaren.

1. Högerklicka på meddelandet och välj Omdirigera.
2. I textrutan anger du mottagarens adress. Du kan också klicka på Till: och söka efter adressen bland dina kontakter.
3. Klicka på OK.

E-post kan visas på en rad olika sätt. Visa efter konversationer är t ex praktiskt när:

• Du läser e-post mer sällan och därför har fler meddelande att visa åt gången.
• Du har många meddelanden med diskussioner som skickas fram och tillbaka.
• Du behöver se vem som har svarat vem i sammanhanget.

Läs vidare om du vill slippa klicka för att kunna se bilder i e-post som du tar emot.

Klicka högst upp i meddelandet och klicka på avsändaren i det gula fältet för att en gång för alla godkänna visning av samtliga bilder i framtida meddelanden från just den avsändaren.

• Om du klickar på domänen godkänner du bilder från alla e-postadresser med den domänen, t ex både info@domän.se, market@domän.se osv
• Om du klickar på den specifika e-postadressen t ex info@domän.se kommer bilder alltid visas automatiskt när du får e-post från info@domän.se, men när du får e-post från market@domän.se kommer bilderna var gömda och du måste godkänna visning av dem för att få se dem.

Skapa en lista över betrodda avsändare

Du kan också skapa en lista över betrodda adresser/domäner på fliken Inställningar.

1. Gå till fliken Inställningar > Betrodda adresser
2. Fyll i en e-postadress eller domän som du litar på och som du alltid vill se bilder från.
3. Klicka på Lägg till och därefter Spara i det övre vänstra hörnet.