Här får du tips på hur du kan spara utrymme på ditt konto.
Ibland kan man spara alldeles för mycket i onödan och efter en stund överskrider man sin kvota. Den aktuella använda kvoten ser du högst upp till höger och om du håller pekaren över ditt namn får du en detaljerad beskrivning.
Överskrider du din kvot sker detta
Du får ett e-postmeddelande som informerar dig om din kvot.
Du får meddelande om det när du loggar in på ditt konto.
E-post skickat till dig kan returneras (studsas) tillbaka till avsändaren tillsammans med ett meddelande om att din inkorg är full.
Radera kan du göra på olika vis
Markera det du vill radera och välj Ta Bort i verktygsfältet.
Markera det du vill radera och tryck ner Delete-tangenten.
Högerklicka på det du vill radera och välj Ta Bort i menyn.
Dra och släpp det du vill radera till papperskorgen i den vänstra kolumnen.
Vill du radera flera på en gång, markerar du dem samtidigt genom att hålla ner Ctrl-tangenten eller Shift-klicka för att markera flera i en följd.
Tips på hur du kan maximera ditt konto
Radera gamla meddelanden som inte längre behövs.
Radera stora bifogade filer och spara dem på din dators hårddisk om du vill behålla dem.
Radera filer som du inte längre behöver i din portfölj.
OBS! Om du sparar ett e-postmeddelande med en bilaga till din portfölj skapas en kopia av bilagan och kommer då finnas dubbelt i Work2Go.
Ibland behöver man inte alltid spara alla meddelande i skickat mappen, du kan spara utrymme genom att radera onödiga meddelanden här.
WebEx zimlet är ett tillägg till Work2Go som låter dig lista dina kommande WebEx-möten, samt hålla i ett eller ansluta dig till ett med bara ett klick.
Nu behöver du inte öppna WebEx för att schemalägga en konferens – det är redan gjort för dig. Mötet läggs dessutom till i din Work2Go-kalender när du skickar iväg inbjudan.
Dra och släpp kontakter och möten för att skapa nya WebEx-möten.
Högerklicka på WebEx under Zimlets i översiktsfönstret, nere i det vänstra hörnet av din webbläsare för att hantera dina WebEx-konton och möten.
Skapa ett WebEx-möte när du skapar ett möte i din kalender.
Dra och släpp kontakter och e-postmeddelanden för att skapa ett nytt WebEx-möte med just de kontakterna.
Dra och släpp ett möte för att skapa ett nytt WebEx-möte med samma deltagare.
Du kan ställa in hur ofta du vill att din mobil ska hämta ny information från ditt konto, t ex hur ofta den ska se om du har fått ett nytt e-postmeddelande.
En mobil som hämtar information varje kvart sparar på sitt batteri jämfört med den som hämtar ny information varje minut.
Du kan ställa in ett filter för att få e-post som är mindre viktig, såsom nyhetsbrev och uppdateringar från sociala medier, att levereras till en separat mapp istället för din inkorg.
Mappen Aktivitetsström placeras i din personliga lista över mappar i översiktsfönstret till vänster, så att du enkelt kan gå igenom dess innehåll när du har tid över.
Klicka på kugghjulet bredvid rubriken Mappar och välj Aktivitetsström.
Sätt en bock i rutan vid Flytta meddelanden… för att slå på aktivitetsströmmen och välj sedan vilka meddelanden som du vill få flyttade automatisk. Klicka sedan på Spara.
Följande typer av meddelanden kan flyttas
Meddelanden som skickas till en distributionslista som du är medlem i
Kommersiella massutskick
Meddelanden där din adress inte finns i Till eller i Till eller Kopia fälten
Meddelanden från människor som inte finns i din adressbok
Du kan även finjustera inställningarna ytterligare när du klickar på Avancerade kontroller. Då kan du få dessa typer av meddelanden markerade med en etikett, markerade som redan lästa, flaggade eller få dem omdirigerade till en annan e-postadress.
Här visar vi hur du lägger till fler kontakter till din adressbok.
Lägg till en kontakt från verktygsfältet
Klicka på pilen vid Nytt meddelande i verktygsfältet > Kontakt.
Har du fliken Kontakter öppen > Ny kontakt.
Ett kontaktformulär öppnas för att fyllas i.
Fyll i information och ladda eventuellt upp en bild av personen.
Plats: välj vilken adressbok som du vill spara kontakten i.
Plustecknet vid vissa fält betyder att du kan lägga till fler upplysningar.
Klicka Spara i verktygsfältet högst upp i det vänstra hörnet.
Lägg till en kontakt från ett e-postmeddelande
Högerklicka avsändaren i meddelandet > Lägg till kontakt.
Kontaktformuläret öppnas för att fyllas i. Den information som redan fanns tillgänglig i meddelandet är redan ifyllt.
Du kan lägga till vid Från, Till, Kopia och Hemlig kopia.
Klicka Spara i verktygsfältet högst upp i det vänstra hörnet.
Du kan boka möten på olika vis. Här berättar vi om de olika alternativen samt steg för steg hur du skapar ett och vilka olika möjligheter du har att använda dig av.
När du är i Kalendern, klicka på Nytt möte.
När du är i Kalendern,, skriv n a.
Högerklicka på ett datum i mini-kalendern.
Dra och släpp e-post till mini-kalenderna.
Skapa en kopia av ett befintligt möte genom att högerklicka mötet > Skapa en kopia.
I det här exemplet går vi igenom stegen du tar då du klickar på Nytt bokat möte i verktygsfältet på fliken Kalender. En ny mötesbokning öppnas, klar att fyllas i.
Från: välj vem du ska skicka mötesinbjudan från. Ämne: skriv en kort beskrivning av mötet.
Nu kan du börja använda verktyget schemaläggaren för att få hjälp med att se när deltagare och registrerade platser är tillgängliga. Tillgängligheten visas i tidsblock på 30 minuter i översiktsfönstret till höger. Du kan självklart fylla i informationen på egen hand för deltagare, plats samt start- och sluttid för mötet också. Är det ett heldagsmöte markerar du rutan vid Hela dagen.
Valfria / Frivilligt: deltagare som du vill bjuda in till mötet, vars deltagande egentligen är frivilligt. Plats: plats för mötet. Utrustning: boka utrustning som behövs för mötet.
OBS! Valfria och utrustning visas inte som standard. För att få fram valen klicka på Visa valfria eller Visa utrustning.
Verktyget hjälper dig med att hitta en lämplig tid för att boka in ett möte. När du lägger till deltagare till deltagarfältet, kan du i översiktsfönstret se deras tillgänglighet i 30 minuters block.
Grönt innebär att alla deltagare och minst en plats är tillgänglig för dessa dagar.
Rött betyder att mer än hälften av deltagarna inte kan delta i mötet på dessa dagar.
För att välja en föreslagen tid, klicka på den raden. Start-och sluttid uppdateras i själva bokningen. Siffran till höger om tiden är antalet platser som är tillgängliga för den tidpunkten. Du kan klicka på siffrorna för att se en lista med förslag på lediga platser att välja mellan. Den valda platsen läggs till i fältet Plats i själva bokningen. Om du vill välja en plats, klicka på numret i raden med den föreslagna tiden. Välj en plats i listan som visas. Platsen läggs till i fältet Plats i bokningen.
OBS! Platser visas endast om de har blivit registrerade på ert administratörskonto.
För att boka ett rum/en plats klickar du på Föreslå en plats. Du får då upp en lista till höger på tillgängliga platser.
Boka utrustning gör du genom att klicka knappen Visa utrustning till höger om Plats-fältet. Om du inte vet vilken utrustning som du kan boka, klickar du på Utrustning: och du får fram en lista på all utrustning som är registrerad.
Om rummet/platsen eller utrustningen redan är uppbokad den valda tiden står det klart och tydligt i listan. Du kan se hur länge rummet/utrustningen är uppbokad i verktyget Schemaläggaren.
När du klickar på Skicka skickas ett bekräftelsemeddelande till den som har organiserat mötet och inbjudan skickas till mötesdeltagarna. Eftersom alla bokningar accepteras per automatik om resursen är ledig eller avböjs om den redan är bokad, behöver ingen logga in på något konto för att godkänna något.
Visa: bestäm vilken status deltagarna ska ha då de schemaläggs för mötet. Kalender: välj vilken kalender mötet ska sparas till. Privat: ingående information om mötet visas inte om det markeras som privat. Däremot visas dess start- och sluttid, om det är en återkommande händelse samt vem som har bokat mötet.
Upprepa väljer du om det är ett återkommande möte. Du kan även gå in på Anpassad och fylla i ytterligare information kring tidpunkten om så önskas. Påminnelse väljer du när deltagarna ska få en påminnelse om mötet.
Om du vill få en påminnelse om ett möte till en annan e-postadress kan du lägga till den genom att klicka på Konfigurera.
Bilagor lägger du till genom att klicka på gemet högst upp i verktygsfältet och sedan på Bläddra ovanför där du fyller i ett meddelande.
I den understa rutan fyller du i texten som du vill ska skicka ut tillsammans med din mötesinbjudan.
Klicka skicka högst upp till vänster
Mötesinbjudningen skickas nu ut till deltagarna. Om du har bjudit in dig själv till mötet får du dock ingen inbjudan utan mötet sparas i din kalender på direkten.
Spara klickar du om du vill skicka inbjudan vid ett senare tillfälle. Detta sparar en lokal kopia av mötet, inbjudningar skickas inte till deltagarna.
Om du lägger till ett möte till en delad kalender kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se mötet i kalendern.
När du spara filer i portföljen har du dem alltid tillgängliga, samtidigt som du kan dela ut dem till dina kollegor.
Här berättar vi mer om de mest användbara funktionerna.
Du kan även öppna och arbeta med dina filer direkt i Work2Go. Om du har skapat dem i Work2Go kan du fortsätta redigera dem där annars öppnar du ett program på din dator.
Öppna – genom att dubbelklicka på den. Redigera – genom att klicka Redigera i verktygsfältet. Flytta en fil från en mapp till en annan – genom att dra och släppa den. Märk en fil med en etikett – genom att dra och släppa.
Skapa en ny mapp
Klicka på kugghjulet bredvid Portföljmappar i den vänstra kolumnen > Ny portfölj.
Ge mappen ett namn, en färg samt ange vart i hierarkin den ska sparas > OK.
Lägg till en fil i mappen
Öppna Portföljen och markera mappen där du vill spara filen.
Klicka på Överför fil i verktygsfältet.
Klicka på Bläddra för att hitta filen.
Om du vill ladda upp flera filer samtidigt ctrl-klickar du dem.
Klicka OK för att ladda upp den.
Olika visningsalternativ av filer
Du kan välja själv hur du vill visa dina filer i mapparna. Detta gör du genom att klicka Visa i det övre högra hörnet av verktygsfältet.
Sparade bilder i filformatet jpg/jpeg, gif eller bmp kan visas i Work2Go när du markerar den. Detta kräver att du har aktiverat visningsalternativet Förhandsgranskningsfönster till höger eller längst ner.
Spara en bifogad fil från ett e-postmeddelande
Klicka på Portfölj i meddelandets övre fält och dialogrutan Lägg till i portfölj öppnas.
Hitta den mapp som du vill spara bilagan i eller skapa en ny mapp genom att klicka på Skapa.
Klicka OK när du är klar.
OBS! Filen som sparas i portföljen är en kopia av den som är i e-postmeddelandet. Om du inte tar bort filen från meddelandet sen har du den dubbelt på ditt konto, vilket kan vara onödigt.
Du kan dela dina mappar i portföljen men andra användare i Work2Go, men även med externa gäster eller allmänheten.
Då du delar en mapp placeras en kopia av den i den andre användarens vänsterkolumn. Denne behöver därmed inte logga in på ditt konto för att komma åt informationen. När du ska skapa delning av en mapp kan du välja den översta mappen eller en specifik undermapp. Om du väljer att dela den översta mappen i en hierarki kommer även alla underliggande mappar vara tillgängliga.
1. Högerklicka på mappen i den vänstra kolumnen som du vill dela och välj Dela mapp.
2. Dialogrutan Delningsegenskaper öppnas.
3. Välj vilka du vill dela mappen med:
Interna användare eller grupper Användarna eller grupperna måste ha en giltig e-postadress i Work2Go. Separera med komma om det är flera. Tilldela dem en av följande roller:
Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men de kommer va tom.
Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll. OBS! Som admin kan man radera hela mappen, den försvinner då även för den som delat ut den
Externa besökare De kan enbart läsa innehållet i mappen, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och ge dem ett lösenord för att de ska kunna se innehållet.
Offentlig För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.
4. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din mapp med.
5. När du är klar klickar du på OK.
OBS! Kom ihåg att om du har valt offentlig delning måste du själv meddela webbadressen.
Du kan dela alla dina e-postmappar, inklusive Inkorgen och dess undermappar med interna användare.
En kopia av den delade mappen placeras då i din väns mapplista och han/hon behöver inte logga in i din brevlåda för att kunna läsa dess innehåll. Vid själva utdelning av mappen bestämmer du vilken behörighet din vän ska ha.
Högerklicka på e-postmappen du vill dela > Dela mapp.
Välj att du vill dela mappen med Interna användare eller grupper.
Fyll i e-postadressen till den/de du vill dela din mapp med
(separera med komma om det är flera).
Välj en passande roll.
Välj om och hur du vill skicka ut meddelande om delningen > OK.
Roller med olika rättigheter
Ingen – Använd om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer fortfarande finns kvar hos den du delat den med, men de kan inte längre se dess innehåll. Deltagare – Kan läsa innehållet, men får inte göra några ändringar i det. Chef – Får läsa och redigera innehållet, skapa nya undermappar och radera filer. Admin – Får läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
Tillfällen då det är smart att dela e-postmapp
Din säljavdelning vill ha en central brevlåda för alla e-postmeddelanden som innehåller frågor kring information om din produkt. Alla på säljavdelningen ska kunna se e-postmeddelanden direkt när de kommer in och de ska kunna svara på meddelanden från denna adress.
En chef är ofta på kontoret men har inte tid att svara på hennes e-postmeddelanden. Chefen ger sin assistent behörighet till sin inkorg. Assistenten kan då hantera innehållet, svara på meddelanden, skapa mappar för att organisera meddelanden samt radera meddelanden åt sin chef.
Istället för att skicka e-postmeddelanden till ett tiotal adresser varje gång du har något nytt att informera om, kan du välja att dela ut en av dina mappar som innehåller just dessa meddelanden.
Alla webbläsare lagrar information från besökta hemsidor, så som bilder och annat nedladdat innehåll på din dator. Detta finns att hämta i webbläsarens cacheminne och är bra då dessa element inte behövs laddas ner på nytt när du återkommer till samma hemsida vid ett senare tillfälle. Däremot kan detta även medföra att webbläsaren arbetar trögare. Om du emellanåt tömmer cacheminnet kan webbläsarens hastighet och prestanda förbättras avsevärt.
En cookie är en liten fil som en webbplats skapar och placerar på din dator. Cookies är normalt bara en hjälpsam och ofarlig funktion. När du besöker en webbplats som använder sig av cookies, ställs det alltid en fråga till din webbläsare om cookien ska sparas på din dator eller inte. Nästa gång du kommer tillbaka till den webbplatsen (om du valt att spara cookies så klart) skickar din webbläsare tillbaka de cookies som hör till platsen. Cookies berättar för webbplatsen vem du är så att webbplatsen i sin tur kan visa information som är lämplig för just dig. Cookies lagrar information som identifierar dig, information som t ex ditt namn och e-postadress. En webbplats har dock bara tillgång till den information du själv tillhandahåller. T ex kan en webbplats aldrig känna till din e-postadress om du inte anger den. En webbplats får inte tillgång till annan information på din dator än vad du själv angett.
Här berättar vi steg för steg hur du delar ut din adressbok.
När du delar din adressbok med din kollega placeras en kopia av din adressbok i din kollegas vänsterkolumn. Denne behöver därmed inte logga in på ditt konto för att komma åt kontaktuppgifterna i din adressbok.
1. Högerklicka adressboken > Dela kontaktmapp.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela adressboken med:
Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:
Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad adressbok utan att återkalla själva delningen. Adressboken kommer finns kvar hos den du delat den med, men den kommer va tom.
Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i adressboken, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och ge dem ett lösenord för att de ska kunna se innehållet.
Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Om du inte lyckas kopiera hela URL:en kan du högerklicka på den och välja ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se adressboken, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar.
4. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din adressbok med.
6. När du är klar klickar du på OK.
En delad adressbok till alla på företaget
Om ni vill samla adresser som samtliga på företaget ska ha tillgång till rekommenderar vi att ni skapar den på ert adminkonto. Sedan delar ni ut adressboken till alla. Om den delade adressboken skulle finns på en anställds konto som vid ett senare tillfälle slutar, finns risken att er delade adressbok raderas när dennes konto tas bort.
Läs om hur du kan välja ut vilka mappar du vill kunna nå från din mobil. Behöver du inte åtkomst till samtliga är det onödigt att synka dem. Detta sparar din batteriförbrukning.
Om du inte har det idag, kan du uppgradera genom att kontakta vår support.
1. Inställningar > E-post > Konton > Hämta ny data.
2. Välj kontot > Push på de du önskar
(Push = meddelande hämtas till telefonen omedelbart. Detta kan dra mycket batteri och surfmängd)
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
3. Under Brevlådor med push kan du nu välja vilka mappar som du vill synka. Som standard är det enbart Inkorgen som är vald.
OBS! Delade e-postmappar kan inte synkas. Begränsningen sitter i själva synktekniken ActiveSync. Om du vill komma åt en delad e-postmapp i din mobil kan du sätta upp det som ett IMAP-konto.
Genom att använda e-postfilter ökar effektiviteten i ditt arbete. Här berättar vi hur filter kan hjälpa dig med att hantera alla dina e-postmeddelanden.
Du kan skapa filter utifrån en rad olika regler för att få dina meddelande sorterade i olika mappar och på så få kontroll över informationsflödet, vilket i sin tur ger dig mer tid över till annat arbete.
Det går även att stänga av och på filter så att du kan ha dem aktiva periodvis om så önskas.
Filter för inkommande meddelanden
Sortera meddelande i mappar utifrån kriterier som e-postadress, ämne, storlek, datum, innehåll, bilagor, kalenderinbjudan, läskvitton. Samt om det ska eller inte ska innehålla det angivna kriteriet.
Sätta upp flera kriterier på ett och samma filter.
Automatiskt märka meddelande med etiketter, flagga eller som läst.
Inkommande meddelande kan automatiskt flyttas till en specifik mapp.
Vidarebefordra ett meddelande till en annan adress.
Radera meddelanden. Vilket betyder att meddelandet inte når ditt konto alls.
Filter för utgående meddelanden
Sortera utgående meddelanden som sparas i skickat mappen till en annan mapp.
För att markera e-post med en etikett.
Vidarebefordrar ett utgående meddelande till en annan e-postadress.
OBS! När du har skapat ett filter, kan du köra det filtret över de meddelanden som redan finns i din inkorg. Det enda du behöver göra är att markera det filter du vill köra och sedan klicka på Kör filter.
Följ vår steg för steg guide hur du skapar ett konto för att läsa och skicka e-post från din dator. Vet du redan hur man gör, klicka på rutan nedanför för kontoinställningar.
Följ vår steg för steg guide hur du skapar ett konto för att läsa och skicka e-post från din dator. Vet du redan hur man gör, klicka på rutan nedanför för kontoinställningar.
1. Starta ZD Work2Go Mail > Lägg till nytt konto längst ner till höger.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
2. Välj kontotyp: Zimbra.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
3. Ange kontots inställningar.
Kontonamn: Namnet som visas som avsändare.
E-postadress: din e-postadress.
Lösenord: ditt lösenord.
Inkommande server: m.work2go.net
Port: 443
Säkerhet SSL.
Markera:Manuell konfiguration eller ytterligare servertyper > Nästa Markera: IMAP > Nästa
Fyll i ditt Namn, E-postadress, Välj IMAP. Fyll i server: m.work2go.net (för både in- och utgående server). Ange din E-postadress och ditt Lösenord igen och klicka sen på Fler inställningar nere till höger. Markera:Den utgående servern (SMTP) kräver autensiering på fliken Utgående server. Klicka påAvancerat och fyll i följande:
IMAP-port: 993 MED SSL/TLS
SMTP-port: 465 (alt. 587) MED SSL/TLS klicka OK > Nästa
Kontrollera uppgifterna och klicka OK
Nu testas kontoinställningarna.
När testerna är klara Klicka på Stäng > Fortsätt > Slutför
Ange din e-postadress och klicka på Anslut
Ange lösenordet igen om du uppmanas till det och välj sedan OK > Kontouppgifter (om dessa behöver anges):
Användarnamn: din e-postadress
Lösenord: ditt lösenord
Inkommande server: m.work2go.net
IMAP-port: 993
Säkerhetstyp/autentisering: SSL
Utgående smtp-server: m.work2go.net
Smtp-port: 465 (alt. 587)
Säkerhetstyp/autentisering: SSL
Så snart du har gjort en förändring i en av dina filer i portföljen skapas en ny version av filen. Ångrar du en förändring är det bara att återgå till den föregående igen.
Portföljen stöder versionshantering av filer. Varje gång du hämtar en fil, gör en ändring i den och spara ner den igen, uppdateras filens versionsnummer. Det är alltid den senaste versionen som visas högst upp i listan i portföljen. På så vis kan man enkelt se när senast ändring var gjord samt av vem. Du kan gå in på varje respektive version och om du inte vill ha kvar en version är det bara att radera den.
Ibland kan man spara alldeles för mycket i onödan och efter en stund överskrider man sin kvota. Den aktuella använda kvoten ser du högst upp till höger och om du håller pekaren över ditt namn får du en detaljerad beskrivning.
Nu behöver du inte öppna WebEx för att schemalägga en konferens – det är redan gjort för dig. Mötet läggs dessutom till i din Work2Go-kalender när du skickar iväg inbjudan.
När du är i Kalendern, klicka på Nytt möte.
