Work2Go

Själv är jag en rätt glömsk person, eller egentligen är jag nog inte det, utan bara tror att jag är det. Jag är i alla fall en sådan person som ständigt skriver kom ihåg-listor för allt möjligt. Shoppinglistor, packlistor, listor över sådant jag ska ta reda på då jag får tid över, vad jag ska köpa för presenter, listor för allt möjligt helt enkelt!! Att sedan få bocka av listorna får mig dessutom att känna mig extra nöjd med mig själv.

Men samtidigt är det lätt hänt att drunkna i alla listor. Som tur är finns det ett verktyg i Work2Go som kallas för Uppgiftslistor. Där kan man nämligen lägga upp listor av alla dess slag. Behålla dem som privata eller dela med sig av dem till andra. Listorna ger en snabb överblick på hur långt man kommit med sina projekt och vad som är kvar att göra, samt när det senast måste vara klart. Perfekt för sådana som mig!

Varför du ska lista dina Uppgifter

• Enkelt sätt att styra upp dina projekt.
• Försäkra dig om att inget viktigt glöms bort.
• Du får en tydlig bekräftelse av att du närmar dig slutmålet när du ändrar uppgiftens status
• Tydlig överblick + bättre koll = mindre stress.
• Snabbt se vem som gör vad vid samarbeten.

Eftersom Outlook 2010 fungerar så smidigt tillsammans med Work2Go Pro, tänkte jag faktiskt skriva lite om just Outlook 2010 nästa gång.
Ha det bra tills dess!

Hej!
Work2Go är så mycket mer än bara mejl. Det är framförallt ett samarbetsverktyg där delning av information har en central roll. Att dela företagets Adressbok och likaså Kalender, Dokument, Uppgiftslistor och filarkiv i Portföljen är ju en självklarhet, men e-postmappar då, när är de bra att dela?!

Bra anledning till att dela en e-postmapp

• Ni har en allmän e-postadress, som t ex info@, som flera på företaget hanterar.
• Men det behöver inte begränsas utifrån mejladressen. Man kan även sätta upp ett filter så att de inkommande info@-mejlen som t ex innehåller frågor om en viss produkt, hamnar i en separat mapp och att just denna mapp delas med de som arbetar med just den produkten.
• När en kollega ska hantera en annan kollegas inkorg under en viss period, t ex under mammaledighet.
•  Istället för att skicka e-postmeddelanden till ett tiotal adresser varje gång du har något nytt att informera om, kan du välja att dela ut en av dina mappar som innehåller just dessa meddelanden.

Behörighetsanpassa din delade information

Då du delar din information med andra Work2Go-användare kan du ge dem olika behörigheter. Allt från att enbart kunna läsa innehållet i mappen till att själv få redigera innehållet, radera filer, skapa undermappar, skicka vidare inbjudningar mm. Behörighetsnivån ställer du in per användare eller grupp.
Alla måste därmed inte ha samma behörigheter till din delade mapp.

Dela filer med allmänheten

Du kan också dela dina mappar till andra som inte har något konto i Work2Go. Endera sätter du ett lösenord på din mapp och mejlar ut, eller så ger du bara ut URL:en till mappen.
Kanske det är på tiden att ta sig en titt på fliken Uppgifter nu, eller vad säger ni?! En riktigt smidig funktion för alla er som likt mig gillar att planera.
Ha det bra tills dess och Glad Påsk!!

Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där även synkning till mobil ingår. Det kostar dig inte mycket mer i månaden än ett vanligt konto och ger dig dessutom mer diskutrymme.
Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Hej!
Något av det mest användbara och kraftfullaste verktygen som finns i Work2Go får jag nog ändå säga är dess sökfunktion. Jag pratade med en kund idag som sa att han hade förlorat ett mejl. Kunden i fråga har ett otaligt antal mappar för att sortera sina inkommande mejl i. I någon av de mapparna måste ju hans mejl hamnat, men i vilken?! Att söka igenom hundratals mappar efter ett ’borttappat’ mejl är tidskrävande och frustrerande. Men nej det slapp vi göra! Det enda vi gjorde var att fylla i namnet på personen som mejlat honom i sökrutan högst upp i Work2Go och vips hade vi mejlet han trodde att han hade förlorat. Så snabbt och enkelt fungerar det!

Den mest avancerade sökfunktionen finns för mejlen. Det går att hitta ett mejl utifrån epostadresser, särskilda ord i ämnesraden eller i meddelandet, datum eller tidsperiod, URL, telefonnummer, filstorlek, bilagor, etiketter och status. Men det är inte bara mejl du kan söka efter, utan allt som du har sparat på ditt konto. Så som dina filer, kontakter, möten, uppgifter, dokument och t o m sådant som finns i mappar som någon annan användare har skapat men delat med sig till dig.

Sök som du brukar

Precis som på Google kan du använda dig av en asterisk * som jokertecken. T ex om du söker efter hu* får du sökresultat med orden hund, hus osv. Sökningen är alltid en exakt textsökning, men inte skiftlägeskänslig. Så det spelar ingen roll om du skriver med små eller stora bokstäver.

Spara dina sökningar

Om du skapar en sökning som du tror att du kommer vilja använda igen kan du spara den. Nästa gång du vill göra sökningen igen är det bara att klicka på den sparade sökningen och du får fram sökresultatet med en gång, utan att behöva ställa in de olika sökkriterierna igen.
Att dela med sig av sin kunskap och sitt arbetsmaterial till andra är alltid uppskattat, så därför tänkte jag gå in lite mer på just delning nästa gång. Då hoppas jag det är lite varmare ute!

MailRelate

För avancerad utskicksfunktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

En liten genomgång av Portföljen med er den här gången. En möjligen okänd och kanske oupptäckt del av Work2Go, som i själva verket utgör en central plats på ditt konto. Precis som i alla andra delar av Work2Go kan du självklart även här dela dina mappar med andra. Den stora poängen med Portföljen är just att använda den som en central samlingsplats för filer. Om du förvarar dem här kan du alltid komma åt dem, från vilken dator som helst eller t o m din SmartPhone, var du än befinner dig. Filerna kan vara alltifrån textdokument, kalkylblad, presentationer, PDF:er, bilder och andra mediafiler och du har även tillgång till en ordbehandlare, kalkylprogram och presentationsverktyg direkt i din Portfölj. Ingen annan mjukvara behövs! Du kan t o m visa upp dina presentationer och bildspel härifrån.

Anslut din Portfölj med datorns filhanterare

Ett bra sätt att hantera filer i din Portfölj är att använda en s k ’WebDAV-klient’. En sådan klient möjliggör en nästan osynlig koppling mellan din dator och Work2Go. Portföljen i Work2Go dyker då upp som en mapp eller disk i din lokala filhanterare/utforskare.  Om du är van att skriva dina texter i ett visst program på din dator, kan du fortsätta med det och när det är dags att spara filen, drar du bara över en kopia av den till din Portfölj.

Mejla fil eller länk från din Portfölj

När du vill visa upp en fil som du har i din Portfölj för någon, kan du endera bifoga den i ett mejl eller skicka ut länken till den. Vad som är viktigt att veta är att den som får tillgång till filen då kan göra ändringar i den.

Ha det gott!

Hej!
Det här året börjar gå mot sitt slut och snart börjar ett nytt år. Nytt år – ny almanacka brukar det vara. Men i datorn är ju så inte fallet. Fast det känns ändå som en naturlig tidpunkt att ta sig en extra titt i sin Kalender nu. Kanske är det dags för nya rutiner, nya arbetsuppgifter, mer information som borde vara synlig för fler… Det finns mycket du kan göra med din Kalender och många smarta inställningar. Nu tänkte jag kort presentera några funktioner som alla borde känna till att de finns. Sen är det ju så klart upp till dig om du tycker de är användbara eller inte.

Dela Kalender med dina kollegor

En väldigt effektiv funktion då man vill boka möten eller för den delen bara  hålla koll på vart folk håller hus. Samtidigt som du givetvis kan använda den för dina privata inlägg, som bara du kan se.

Ha med dig Kalendern i din mobil

Som jag skrev i föregående utskick kan du synka din Kalender till din mobil om du har Work2Go Pro. Annars kan du lägga upp en prenumeration till den eller logga in på ditt konto i mobilens webbläsare.

Visa en Kalender på din hemsida

Om du arbetar med bokningar av olika slag kan det vara smidigt att ha en Kalender på din hemsida. Det går även att sätta upp RSS för nya inlägg.

Flera tidzoner

Brukar du ha telefonmöten med någon som sitter i ett annat land?
Då kan du ställa in så att du ser fler tidzoner där du skapar mötet och på så vis slipper hålla reda på tidsskillnaden själv.

Vidarebefordringar av mötesinbjudan

Är du tillfälligt frånvarande från ditt arbete och har någon som håller ställningen åt dig? Då kan du sätta upp en vidarebefordring av dina mötesinbjudningar så att de går direkt till den personen istället.

Ta gärna en titt på länkarna om du tyckte något av tipsen lät intressant.
Vad sägs om en presentation av Portföljen nästa gång?!
God Jul och Gott Nytt År till er Alla!!

 Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där även synkning till mobil ingår. Det kostar dig inte mycket mer i månaden än ett vanligt konto och ger dig dessutom mer diskutrymme. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Hej!
Jag var sent ute med att skaffa mig en iPhone, men nu står även jag och svischar hejdlöst med mitt finger, hit och dit. Det är inte bara bekvämt, utan dessutom väldigt enkelt. Så nu vill jag presentera hur du kan arbeta med ditt Work2Go-konto i din iPhone. Nu blir det lite specifikt för iPhone, men om du har en annan smartphone, kan du självklart även använda den.

Arbeta med dina mejl, kontakter och kalender

Med Work2Go Pro kan du synka ditt konto med din mobil och alltid ha din information tillgänglig, även när du är på springande fot. Du kan själv välja om du vill att alla mejl ska synkas eller bara vissa. Hur lång tid tillbaka i tiden detta ska ske samt hur ofta. Detta gäller inte bara mejlen utan även din kalender och kontakter. Om du skulle bli av med din mobil behöver du inte oroa dig för att din känsliga och viktiga information ska läcka ut. Det är bara att logga in på ditt konto på nätet och med ett knapptryck är informationen raderad på din mobil.

Skicka och ta emot mejl

Om du bara är intresserad av att hantera dina mejl i din mobil, skapar du ett IMAP-konto. Då kan du hantera din inkorg både på din dator och i din mobil.

Få påminnelser från din Kalender

Om du lägger upp en prenumeration till din Work2Go Kalender kan du se vad du har inbokat samt få påminnelser inför möten. Har du Work2Go Pro kan du dessutom boka in fler möten, direkt från din mobil.

I nästa utskick tar vi oss en titt i Kalendern. Så att det blir avklarat inför det nya året. Tills dess, ha det gott!

MailRelate

För avancerad utskicks-funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Ordning och reda – pengar på fredag!

Vet inte helt varför jag gillar det uttrycket. Det finns väl en liten ordningsmänniska inom mig helt enkelt. Kanske inte så konstigt att jag fastnat för just etiketter i Work2Go ändå. Med dem kan jag sitta och markera lite allt möjligt i mitt konto. Färgglatt och fint blir det med! Du kan till exempel markera meddelanden som hör ihop eller lyfta fram de som är lite mer viktiga eller mer brådskande än andra med etiketter. Och med hjälp av filter kan du även få inkommande mejl markerade automatiskt.

Men det är absolut inte bara bland mejlen som etiketter är en lysande funktion. Om du snabbt och enkelt vill ta fram vissa kontakter, utan att ha dem samlade i en och samma Adressbok eller Kontaktgrupp, kan du markera respektive kontakt med en etikett och därefter gör en sökning. I Kalendern kan du sortera och hålla koll på olika möten med hjälp av etiketter och när man arbetar med filer och dokument är ju markeringar av detta slag givet. Det går dessutom att använda flera etiketter på ett och samma objekt, vilket är en väldigt användbar funktion då en och samma fil, kontakt, mejl eller dylikt ska användas i olika sammanhang samtidigt.

Söka efter etiketter är jättelätt. Det är bara att dubbelklicka på etiketten i fråga i den vänstra kolumnen och du får fram samtliga inom just den delen av Work2Go som du befinner dig i. Du kan självklart även använda den avancerade sökfunktionen.

Läs gärna mer i länkarna och börja använd de där färglada etiketterna nu!

Nästa gång tar jag greppet om min iPhone och ser hur smidigt den fungerar med mitt Work2Go-konto.

MailRelate

För avancerad utskicks-funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Hej!

Hoppas ni haft en trevlig sommar. Inte för att den är över redan men jag antar att de flesta av er är liksom jag tillbaka på jobbet igen nu och då känns det ju lite som om sommaren är över. Lite trist men ändå skönt att komma in i rutinerna igen. Det är anledningen till att det aldrig blev ett juli-utskick. Ingen idé att skriva när de flesta ändå inte var på plats för att läsa, eller hur?!

Precis som jag är det nog många av er som regelbundet skickar ut e-post till flera mottagare samtidigt. Om du gör stora utskick vill jag rekommendera att logga in på admin-delen av Work2Go och skapa distributionslistor. Men det går även att göra liknande utskickslistor genom att skapa Kontaktgrupper i ditt konto. Ska du skicka till ett fåtal mottagare kan du lika lätt plocka dem manuellt från Adressboken också. Ett annat tips är att markera kontakterna med en etikett och sedan söka rätt på dem då det är dags att göra ett utskick. Denna smidiga funktionalitet är något jag själv börjat använda mig utav allt mer nu på sistone. Vill du bara skicka till några få kan du självklart skriva i adressfältet själv och vad som är riktigt bra är att du inte behöver skriva ut hela adressen. Det räcker med de första bokstäverna och du får fram en lista med passande förslag från din Adressbok som det bara är att klicka på.

En annan av alla nyheter i nya Work2Go som jag verkligen gillar är att mejlet automatiskt sparas som ett utkast. Du kan börja jobba på det, ta en paus och sedan fortsätta igen då du fått inspirationen tillbaka igen. Sedan kan du självklart även formatera och förtydliga innehållet med hjälp av linjer, olika teckenstorlekar, liva upp med någon färg, lägga till länkar, bilder, tabeller osv. Var däremot observant på att utseendet kan förändras, beroende på vilken e-postklient mottagaren använder!

Titta gärna på länkarna jag lagt med på sidan. Jag hoppas de kan ge dig tips om vilket arbetssätt som passar just dig och dina utskick.

Nästa gång har jag tänkt lyfta fram min nya upptäckt: Etiketter!

MailRelate

För avancerad utskicks funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Hej!

”Frånvaromeddelande”, det är ett ord jag gillar… finns det något bättre än att sätta frånvaromeddelande på sin mejl och tala in på telefonsvararen att man är ledig?! Semesterkänslorna bubblar upp direkt.

I Work2Go kan du självklart skapa dem också. Det gör du under Inställningar > E-post. Lite längre ner på den sidan finns det en rubrik som heter ”Mottagning av meddelanden”, där du kan fylla i önskat meddelande samt under vilken period detta meddelande ska skickas ut automatiskt.

Sen är ju frågan, ska man verkligen uppge datumen då man är bortrest i meddelandet? Med tanke på risk för inbrott och andra eventuella otrevligheter. Visserligen är kanske inte det här din privata e-postadress, men för att ta det säkra före det osäkra behöver väl egentligen inte allmänheten veta vilket exakt datum du är borta från ditt arbete. I själva verket räcker det ju med att skriva att du inte är tillgänglig, men att den som försöker nå dig kan få hjälp från annat håll under tiden. Om det däremot är viktigt att vissa får reda på vilka datum det gäller, kan du berätta detta direkt till just dem.

Frånvaromeddelanden kan vara praktiska att använda även när du är på kontoret. Du kanske har jättemycket att göra, har en pressande deadline eller liknande på dig och har helt enkelt inte tid att ta hand om e-posten under ett par dagar. Då kan det vara bra att skapa ett kort och koncist autosvar som meddelar att du mottagit meddelandet men att ditt svar kan dröja lite. Den som nu skickar ett meddelande till dig får en bekräftelse på att du tagit emot meddelandet direkt och blir därmed mindre otålig med att få svar från dig.

Hoppas du fått en tankeställare eller två nu. Nästa gång ska det handla om att göra utskick.

Ha en riktigt skön sommar nu.

Hoppas solen och värmen håller i sig!

Hej!

Mitt namn är Helena och jag arbetar på WebbPlatsen i Sverige AB. Jag är ofta den person ni pratar med först om ni har haft tillfälle att ringa till oss. I och med att vi nu har flyttat över era Work2Go-konton till en uppdaterad och mycket modernare version, vill vi månadsvis börja skicka ut användbar information till er.

Meningen med det här utskicket är att ni ska få inspiration och få en liten paus från ert arbete, samtidigt som ni kanske även lär er något nytt eller hittar nya idéer. Tanken är att ni ska hinna läsa mina alster på ungefär samma tid som det tar att dricka en kopp kaffe eller äta ett äpple! Det skall alltså inte bli några långrandiga ”kurser” eller så.

En tjänst som Work2Go innehåller så mycket mer än vad man egentligen anar. När jag började undersöka allt man verkligen kan göra i Work2Go blev jag ständigt överraskad! Liksom de flesta andra användare såg jag till en början det hela bara som ett e-postverktyg. Ett i mängden som liknar de andra, fast lite mer praktiskt i och med att man alltid kommer åt det på nätet, från vilken dator som helst. Men nu har jag börjat inse vidden och möjligheterna som faktiskt finns. Jag menar inte att sitta och prisa och predika för er hur storslaget Work2Go är. Liksom alla andra stöter jag då och då på funktioner som jag endera saknar eller som visst finns, men som jag inte riktigt vet hur jag ska få till för att det ska fungera. Så med de här utskicken vill jag berätta mer om de olika funktionerna som är möjliga och ge er tips och trix, utan att låta allt för frälst, lovar!!

Teknik är inte mitt största intresse här i livet. Det ska bara fungera och vara enkelt, bara flyta på utan några bekymmer och det är så jag vill att även ni ska känna då ni sitter och jobbar i Work2Go.

Samtidigt som jag sitter och skriver det här håller vi även på att lansera en helt ny webb som kommer innehålla hjälpguider, tips och annan matnyttig information. Likaså kommer dessa utskick finnas tillgängliga för att läsa och ladda ner där.

Nu hoppas jag att ni kommer vilja fortsätta läsa mina utskick. Ska sätta igång och skriva mitt andra med en gång. Då ska jag berätta mer om frånvaromeddelanden. Det är ju snart semestertider!

Tills dess, ha det gott!