Publicera kalender på hemsida

Hur du kan du publicera din kalender på en hemsida eller skapa ett RSS-flöde från den.

Publicera kalendern på en hemsida

  1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
  2. Välj Dela med: Offentlig
  3. Högerklicka på URL:en vid Visa > Kopiera länkadress.
  4. Klicka OK för att stänga rutan.
  5. URL:en lägger du in på lämpligt ställe i din html-editor, förslagsvis i en iframe.

RSS

Det finns även möjlighet att använda RSS för kalenderinlägg. Då använder du samma URL som tidigare men skriver .rss i slutet på länken istället för .html.

 

Skicka en fil från portföljen

  1. Gå till fliken Portfölj.
  2. Högerklicka filen du vill skicka > Skicka som bilaga.
  3. Filen placeras som en bilaga till ett meddelande som är redo att skickas iväg.

 

Synkronisera Work2Go med Outlook [PRO]

1. Ladda ner Outlook Connector.

2. Starta Outlook > gå till Filer för att lägga upp ditt konto.

3. Ange e-postadress och välj att konfigurera manuellt under Avancerade alternativ > klicka på Anslut.

4. I rutan Avancerad installation väljer du Annat.

 

 

5. Välj Zimbra Collaboration Server > Anslut.

 

 

 

 

 

 

 

6. Fyll i Server namn: m.work2go.net samt din e-postadress och lösenord.

7. Beroende på kontots storlek kan det dröja innan all information blir tillgänglig.

8. Klart.

 

 

 

 

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Se din kontokvota i Outlook [PRO]

Detta kräver Work2Go Pro + Outlook-tillägget

Om du inte har Pro idag, kan du uppgradera genom att kontakta vår support.
Har du ännu inte installerat Outlook-tillägget, följ guiden Synkronisera med Outlook…
Om du har installerat Outlook tillägget och vill se hur mycket diskutrymme du använder på ditt Work2Go Pro konto.

  • Klicka på fliken Zimbra högst upp eller
  • Gå till Verktyg > Inkorgs kvota.

 

 

 

 

 

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Välj en signatur när du skickar e-post

Du kan skapa flera signaturer på fliken Inställningar. En av dem blir din normala signatur som dyker upp automatisk i ditt meddelande när du skriver ett nytt.

Vill du däremot använda en annan av dina signaturer när du ska skicka ett meddelande, gå till Inställningar i meddelandet > välj Signatur.

Skicka från en annan roll

Vill du även att meddelandet ser ut att komma från en annan roll än din privata, t ex från dig i rollen som att besvara ekonomiska frågor, skapar du en roll och eventuellt en separat signatur för den rollen. Läs mer om roller

Registrera rum och utrustning för att sedan kunna bokas [ADMIN]

För att ett rum eller utrustning ska kunna bokas då en mötesinbjudan skapas måste de tidigare ha registrerats i Work2Go. Här förklarar vi hur.

 Registreringen kan enbart göras av den/de som har ett konto med administrationsrättighet. Klicka på pilen bredvid ditt namn i det övre högra hörnet. Ser du Administratörskonsol i menylistan har du administrationsrättighet.

1. Logga in på administratörskontot.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admin-gränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Resurser.

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

  • Namn: själva visningsnamnet som är synligt då man ska boka resursen.
  • E-post: om det är en projektor kan du t ex skriva projektor@dindomän.se
  • Typ: här väljer du om det är en plats eller utrustning.
  • Schemaläggningspolicy: välj den bokningsregel som passar bäst.
    Vi rekommenderar att använda Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt. När detta är valt godkänns bokningsförfrågan automatiskt om den efterfrågade resursen är ledig. Om den redan är bokad avböjs bokningsförfrågan.
  • Det är en bra idé att tillåta ett antal konflikter vid en bokning om du t ex bokar återkommande möten.
  • Vidarebefordra kalenderinbjudningar: fyll i till vilken/vilka e-postadress/er bokningsförfrågningarna ska skickas till.
  • Beskrivning: Fyll eventuellt in en beskrivning av resursen.
  • Klicka Nästa och fyll eventuellt i kontaktinformation till den som ansvarar för bokningar av rum och utrustning, ifall den som gör själva bokningen behöver kontakta någon.
  • Fyll eventuellt i mer information om rummet då en plats registreras, som t ex hur stort rummet är, vilken våning eller byggnad det finns i.

5. Avsluta registreringen med att klicka Slutför.

Läs mer om bokningsregler

När resurser registreras i admingränssnittet kan man välja mellan en rad olika bokningsregler. Vi brukar rekommendera Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt.

Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är aktiverad godkänns alla bokningar automatiskt om resursen är ledig och avböjs om den redan är uppbokad. Med denna regel finns det möjlighet att se vid vilka tidpunkter resursen är ledig/upptagen.

Acceptera manuellt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är vald avböjs alla uppbokade förfrågningar per automatik. Alla förfrågningar för en ledig resurs preliminärbokas och måste godkännas manuellt. Om du vill använda den här regeln rekommenderar vi dig att vidarebefordra en kopia av bokningsmeddelandet till det konto som du loggar in på för att manuellt godkänna bokningen.

Acceptera alltid automatiskt

Alla resursbokningar accepteras per automatik, vare sig den är ledig eller redan uppbokad. Ett exempel för användning av denna regel kan vara om du ofta bokar in möten på en offentlig plats som inte behöver förhandsbokas först, men du vill få med platsens adress och kontaktuppgifter i din inbjudan på ett enkelt sätt.

Varken acceptera eller avböj automatiskt

Samtliga bokningsförfrågningar hanteras manuellt.

Läs mer om konflikter vid bokningsregler

Då regeln avböj automatiskt används kan man även lägga till undantag. Det vill säga att det går att boka resursen även fast den redan är uppbokad.

  • Vid registreringen av resursen bestäms hur många gånger eller procentdel av dessa konflikter som ska släppas igenom.
  • Detta är användbart om du har återkommande möten eller möten som sträcker sig över en längre period. Så att det går att boka resursen under den tiden då den inte har blivit uppbokad redan.

 

Flytta e-post från annat konto till Work2Go

Här presenteras ett smidigt sätt för att flytta över e-post från ett annat e-postkonto till ditt nya i Work2Go.

Det går att flytta över e-post från ditt gamla e-postprogram till ditt nya i Work2Go. Fundera däremot ett par gånger på om det verkligen är nödvändigt? Många andra användare vittnar om hur skönt det faktiskt är att få börja på ny kula.

Lägg till Work2Go i ditt gamla e-postprogram

  1. Öppna programmet där du har dina gamla meddelanden som du vill flytta till Work2Go.
  2. Lägg till ett nytt konto och ange följande.
    Protokoll: IMAP (inte POP3!)
    Server: m.work2go.net
    Användarnamn: ditt inloggnings-ID i Work2Go (ofta din e-postadress)
    Lösenord: ditt lösenord i Work2Go
  3. Nu kan du dra och släppa dina gamla meddelanden till den/de nya mappar som skapats när du lagt till Work2Go i ditt e-postprogram.
  4. När du är klar, logga in i Work2Go i en webbläsare och verifiera att all e-post har flyttats, precis som du vill ha det.
  5. Återgå till det gamla e-postprogrammet och radera det du inte längre vill ha kvar.

 

Importera en adressbok till Thunderbird

Du kan flytta dina kontakter i Work2Go till ditt konto i Thunderbird genom följande steg.

Exportera adressboken från Work2Go

  1. Inställningar > Import/export > Exportera
  2. Typ: Kontakter och välj Thunderbird-kontakter i rullistan
  3. Källa: välj din adressbok.
  4. Klicka Exportera

Importera den till Thunderbird

  1. Verktyg > Importera
  2. Välj att du vill importera adressböcker > Nästa
  3. Välj att importera alternativet Textfil (LDIF, .tab, .csv, .txt) > Nästa
  4. Hitta filen och välj vilka fält du vill importera.
  5. Klicka OK > Slutför

 

Arbeta med filer i datorn – spara i Work2Go

Om du vill jobba med filer i dina program i din dator men sedan ha dem sparade i portföljen så att du alltid har dem tillgängliga, ska du sätta upp en anslutning mellan din dators filhanterare och Work2Go. Anslutningen sköts via WebDAV.

1. Ta fram länken till ditt filarkiv

7_lankadress

  1. Gå till fliken Portfölj
  2. Högerklicka på den portfölj som du vill spara filerna i  > välj Dela mapp.
  3. Välj Dela med: Offentlig. Länken längst ner kopierar du genom att högerklicka på länken > välj kopiera länkadress (länken som visas är förkortad pga platsbrist).
    Så här kan länken se ut och den fungerar i en webbläsare;
    https://www.work2go.net/home/kalle@dindomän/Breifcase
  4. Byt ut home mot dav och nu har du den sökväg som behövs.

2. Skapa kopplingen i filhanteraren i datorn

Windows

  1. anslutStarta Utforskaren (Explorer)
  2. Verktyg > Anslut nätverksenhet…
  3. Välj enhet och ange länken som du tog fram i steg 1 > Slutför.
  4. Ange inloggningsuppgifterna till Work2Go.

OBS! Vissa versioner av Windows kan ha problem med denna koppling. I så fall rekommenderar vi NetDrive som är fritt att ladda ner och använda: www.netdrive.net

Mac OS

  1. I Finder väljer du Gå > Anslut till server
  2. Ange länken som du tog fram i steg 1 > Anslut.

3. Skapa ett dokument och spara den i filarkivet

  1. Öppna ett tomt dokument i din dator.
  2. När det är dags att spara, välj Spara som > välj Work2Go disken.
  3. Nästa gång du vill spara dina ändringar i dokumentet väljer du bara Spara.

openOm du stänger dokumentet och vill öppna det igen öppnar du filhanteraren på datorn > klickar på Work2Go disken. (Koalabilder enligt bild till höger)

 

Skicka till flera kontakter i en adressbok

Om du ska skicka e-post till flera kontakter samtidigt rekommenderar vi dig följande steg.
  1. Öppna adressboken och välj ut de du vill skicka till. Markera flera kontakter med Ctrl+klick eller Shift+klick för att markera en följd.
  2. Högerklicka på en av de valda kontakterna > Nytt e-postmeddelande.
  3. Markera alla kontakter som nu har hamnat i Till-rutan, högerklicka > Flytta till Hemlig kopia.
  4. Fyll i en e-postadress, t ex din egen, i Till-rutan eftersom en del e-postservrar inte godtar tomma Till-fält.
  5. Skicka eller Skicka senare

Orsaker till att man väljer att skicka som Hemlig kopia är att mottagarnas e-postadresser inte visas för samtliga som får detta meddelandet.

Manuell uppdatering av Outlook-tillägget [PRO]

När du har installerat Outlook-tillägget med versionsnummer 8.x kan du uppdatera till en nyare version i programmet.

Detta kräver Work2Go Pro + Outlook-tillägget

Om du inte har Pro idag, kan du uppgradera genom att kontakta vår support.
Har du ännu inte installerat Outlook-tillägget, följ guiden Synkronisera med Outlook…
ZCO-Outlook-2010-w2g

 

ZconnectorOutlook 2010/2013

Gå till fliken Zimbra > Kontrollera uppdateringar (övre högra hörnet).
Om det finns en ny version att uppdatera till får du möjlighet till det nu genom att klicka Uppgradera i popup-fönstret.

Outlook 2007

Gå till fliken Hjälp > Kontrollera uppdateringar. Om det finns en ny version att uppdatera till får du möjlighet till det nu.

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte  support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Hitta de tyngsta filerna på ditt konto

Du kan enkelt hitta de meddelanden och filer som är störst på ditt konto genom att sortera dem i storleksordning, både bland din e-post och i din portfölj.


storlek

  1. Använd visningsläget Läsfönster längst ned/av genom att klicka på Visa i verktygsfältet.
  2. Klicka på Storlek i verktygsfältet för att sortera efter dess storlek.

 

Sök efter utlånad utrustning eller rum

Om ert företag har registrerat era bokningsbara rum och utrustning i ert administratörskonto, kan du söka efter dem och boka dem i din kalender.
  1. Fyll i vad du söker efter i sökrutan högst upp i verktygsfältet.
    Om du är osäker på vad resursen har för benämning, kan du söka fram det genom att börja boka ett nytt möte och söka efter resursen.
  2. Söker du från fliken Kalender är Bokade möten redan valt,
    om inte välj det i menyn vid sökrutan.
  3. Visa kalendern som en lista för bästa översikt av sökresultatet.
    Klicka på pilen vid Visa i verktygsfältet och välj Lista i menyn.
  4. Bestäm tidsintervall för önskat sökresultat.
    Resultatlistan nedanför uppdateras automatiskt.

Ta bort en kontakt bland de som föreslås

Här förklarar vi hur du kan ta bort föreslagna kontakter som du inte längre vill ha kvar när du ska skicka e-post.

När du skriver ett meddelande och fyller i mottagarens e-postadress räcker det med att skriva in början av själva adressen. Work2Go visar nämligen automatiskt en lista med e-postadresser som du har skickat e-post till tidigare eller som finns sparad i din adressbok.

Om du har en kontakt med flera e-postadresser, varav du skickar e-post till samtliga, visas alltid den adressen som du använder oftast högst upp i listan. Detta för att du hela tiden ska få den mest använda adressen först för effektiv användning av ditt Work2Go.

Men detta innebär att även ogiltiga adresser kan dyka upp i denna lista. Du kanske t ex stavade fel en gång och försökte skicka e-post till den och fick sedan studs på det. Även de adresser sparas. Men du kan göra något åt detta, nämligen gömma dem från listan och därmed slippa ta fel igen. Det enda du behöver göra är att klicka på just Glöm bredvid den adressen.

Notera att någon du kontaktat via e-post kanske avslutar sitt e-postkonto, detta innebär inte att de försvinner från din lista. Denna uppdaterar du själv.

Skapa loggfil om problem uppstår med synk i Outlook [PRO]

Om synkroniseringen inte fungerar som den ska eller om du får felmeddelande när du har Outlook-tillägget installerat vill vi att du aktivera verktyget ZCO loggning.

Detta kräver Work2Go Pro + Outlook-tillägget

Om du inte har Pro idag, kan du uppgradera genom att kontakta vår support.
Har du ännu inte installerat Outlook-tillägget, följ guiden Synkronisera med Outlook…
Detta verktyg (ZCOLogCtl.exe) installerades tillsammans med Outlook-tillägget.
Du finner det här: C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI

zco_log1. Dubbelklicka på filen och fyll i följande inställningar.

Aktivera: Enable Logging, Http Logging, Verbose Logging
Path: välj en plats där loggfilerna ska sparas
Prefix: zco
Maximum Log File Size (MB): 10
Klicka OK för att aktivera verktyget.

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

2. Starta om Outlook och återskapa ditt problem.
3. Gå tillbaka till ZCO loggning verktyget och avmarkera Enable Logging.
4. Starta om Outlook igen.
5. Packa loggfilerna och skicka in dem till oss för analys.

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Zimbra Outlook Connector [PRO]

För att synkronisera Work2Go Pro med Outlook behövs en Connector. Har du inte Work2Go Pro?
Kontakta oss för uppgradering.

Outlook Connector för 64bit.

Outlook Connector för 32bit.

1. Ladda ner, spara och dubbelklicka på filen.

2. Klicka på Nästa > Läs och acceptera villkoren > Nästa. Klicka Ja på frågan om ”Tillåter du att den här appen får göra ändringar på enheten?”

3. Installationen kan nu göras, klicka på Nästa.


4. Klart.

OBS!

Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi kan därför inte ge support för dessa.

Supporten för Office 2016 och Office 2019 upphör 14 oktober 2025

 

Hitta försvunna e-postmeddelanden

Genom att sortera din e-post

Kontrollera att du använder visningsläget Läsfönster längst ned eller Läsfönster av genom att klicka på Visa i verktygsfältet i det övre högra hörnet. Samt att du visar dina meddelande Efter meddelanden.

Nu kan du sortera din e-post utifrån om de har blivit flaggade, prio, etikett, avsändare, bifogad fil, ämne, storlek eller då det skickats genom att klicka på respektive titel.

Genom att söka efter meddelandet

  1. Fyll i det du söker efter i sökrutan högst upp och klicka på förstoringsglaset.
  2. Fliken Sök öppnas med ett resultat. Om du fortfarande inte hittar vad du letar efter har du nu möjlighet att förfina din sökning med hjälp av ett flertal filter.

 

 

E-postadresser visas som namn i bubblor

Namn i adressfältet visas i en bubbla istället för som en text där hela e-postadressen är synlig. Här berättar vi mer om vad det innebär och vad du kan ha för nytta utav dem.

Bubblor är mer interaktivt och kan flyttas genom att dra och släppas och redigeras om du högerklickar på dem. Funktionen är aktiverade som standard, men kan ändras tillbaka till vanlig text på Inställningar > Allmänt > Annat: Bubblor.

Se fler uppgifter om personen i bubblan

bubblor8_1

Ha markören över en bubbla och du får se personens namn, e-postadress och andra eventuella kontaktuppgifter samt en bild och snabblänkar till att skriva ett nytt meddelande eller boka in ett möte med kontakten.

Högerklicka en bubbla när du läser e-post

bubblor8_2

Då visas en meny som bl a låter dig att söka efter fler meddelanden från/till personen i bubblan, skriva ett nytt, lägga till kontakten i din adressbok, lägga till adressen i ett filter eller besöka adressatens hemsida.

Högerklicka en bubbla när du ska skicka e-post

Bubblor8_3

Då visas en meny som bl a låter dig att spara/redigera kontakten i din adressbok eller flytta den till ett annat adressfält.

 

 

Dra och släpp bubblor för att flytta kontakter

bubblor8_4

Du kan flytta en eller flera bubblor genom att dra och släppa dem.
För att markera flera bubblor samtidigt kan du med hjälp av markeringsfunktionen ”gummibandet”. Vänsterklicka det vita utrymmet i fältet och dra en ruta över utvalda bubblor. De utvalda bubblorna är nu markerade i blått och kan nu dras och släppas samtidigt.

Policy som ger dig varning vid radering

Så här kan du aktivera din egen lagringspolicy för enskilda mappar i Work2Go.

När du har aktiverat funktionen Meddelandelagring för en mapp får du ett varningsmeddelande om du försöker radera en fil inom det angivna datumintervallet. Varningsmeddelandet fungera som en påminnelse så att du inte ska radera filen än.

  1. Högerklicka på mappen och välj Redigera egenskaper.
  2. Klicka på fliken Lagring och Aktivera meddelandelagring.
  3. Ange passande tidpunkt och spara genom att klicka OK.

 

Få gamla meddelanden raderade automatiskt

Så här kan du aktivera din egen lagringspolicy för enskilda mappar i Work2Go.

När du har aktiverat funktionen Meddelandekassering för en mapp raderas meddelanden i mappen som är äldre än den angivna tidpunkten. Detta sker automatiskt. Skulle du senare vilja återfå dessa raderade meddelanden går du till Papperskorgen > Borttagna objekt.

  1. Högerklicka på mappen och välj Redigera egenskaper.
  2. Klicka på fliken Lagring och Aktivera meddelandekassering.
  3. Ange passande tidpunkt och spara genom att klicka OK.