Skicka till en mailgrupp utan att få en egen kopia

Om ditt företag har alla anställdas e-postadresser samlade i en lista som t ex heter staff@dindomän.se och du vill göra ett utskick till dina kollegor, men tycker att det är onödigt att meddelandet även ska komma till din inkorg, kan du göra en inställning på ditt konto som förhindrar detta. Meddelandet kommer självklart att skickas till alla andra som finns på listan.

  1. Gå till fliken Inställningar.
  2. Klicka på E-post i den vänstra kolumnen.
  3. Skrolla ner på sidan tills du kommer till rubriken Mottagning av meddelanden.
  4. Gå till sektionen Meddelanden från mig.
  5. Här väljer du alternativet Ta bort meddelande automatiskt.
  6. Klicka sedan Spara högst upp i det vänstra hörnet för att spara inställningen.

Skicka vid ett senare tillfälle

Så här gör du om du vill skriva ett meddelande nu, men få det skickat automatiskt vid ett senare tillfälle.

  1. Skriv klart ditt meddelande och fyll i mottagarens e-postadress.
  2. Klicka på pilen vid Skicka i verktygsfältet.
  3. Välj Skicka senare.
  4. Ställ in önskat datum och tidpunkt då du vill att meddelandet ska skickas.
  5. Klicka OK för att spara.
    E-postmeddelandet sparas i mappen Utkast tills det har skickats.

Varför kommer inte mitt meddelande fram?

Ibland händer det att ett meddelande studsar, vilket betyder att det inte kan levereras av någon anledning. Här nämner vi exempel på några av de vanligaste orsakerna.
  • Mottagaren har inte en giltig e-postadress.
  • Mottagarens e-postsystem avvisar meddelandet för en eller annan anledning.
  • Mottagarens brevlåda är full.

Om ditt e-postmeddelande avvisas av mottagarens e-postsystem får du ett meddelande om detta. Detta innehåller oftast följande information.

  • Åtminstone en del av innehållet i ditt ursprungliga meddelande.
  • Vissa systemgenererade felmeddelanden som ger mer information om varför e-postmeddelandet har studsat.

 

Läskvitto

När du tar emot ett meddelanden

kvittoDe allmänna inställningarna man kan göra i Work2Go gäller enbart hur du vill hantera läskvittoförfrågningar utifrån och vi rekommenderar att använda alternativet ”Fråga mig” så att du per meddelande kan välja om du vill skicka ut en kvittens eller inte. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelanden

När du ska skicka ett meddelanden

Gällande att skapa kvittensbegäran för meddelande man själv skickar ut, finns denna inställning enbart på meddelandenivå (dvs då du skapar ett meddelande). Detta har man valt att göra pga att man i regel inte vill ha läskvitto på alla meddelande man skickar ut. Då är det enklare att välja det alternativet per meddelande, istället för att ändra sina allmänna inställningar i de fall man vill eller inte vill begära läskvitto på sina skickade meddelanden.

 

Omdirigera e-post

Du kan skicka vidare e-post så att det inte ser ut som att det har mellanlandat i din inkorg. Så här går du tillväga.

Du kan vidarebefordra e-postmeddelanden som du har mottagit till en annan adress så att det ser ut som att det har skickats direkt från den ursprungliga författaren. I Work2Go kallas det här för att omdirigera ett meddelande. Skillnaden mellan att omdirigera istället för att vidarebefordra meddelanden är att om du omdirigerar blir det enklare för mottagaren att svara den ursprungliga avsändaren.

  1. Högerklicka på meddelandet och välj Omdirigera.
  2. I textrutan anger du mottagarens adress. Du kan också klicka på Till: och söka efter adressen bland dina kontakter.
  3. Klicka på OK.

 

Varför får jag inte alla e-postmeddelanden?

Här förklarar vi varför du inte alltid får all e-post som faktiskt har skickats till dig.

Med Work2Go medföljer ett ordentligt skräppostskydd som bl a stoppar oseriösa reklamutskick från att nå din inkorg. Men när man skickar e-post så är det långt ifrån bara Work2Gos skräppostskydd som styr och ställer om ett meddelande ska levereras eller inte. När e-post skickas styrs leveransen av olika regelverk för skydd mot skräppost, dessa reglerar också enligt en rad uppsatta regler för vad som anses vara ok och inte. Internet är från början ett system som förutsätter att alla som deltar på nätet är snälla och har goda intentioner, vilket i dagens moderna samhälle tyvärr utnyttjas.

Orsaken till att ett meddelande kan ha fastnat på vägen till din inkorg kan t ex vara

  • meddelandets format,
  • dess innehåll eller
  • dess bifogade filer.
  • Det kan ha skickats från en leverantör som blivit svartlistad
    (pga att den tidigare har skickat ut massvis av skräppost).
  • Din inkorg redan är full.
  • Avsändaren har stavat fel på din e-postadress.

Kontakta vår support om du saknar något e-postmeddelande så hjälper de dig.

När ska jag använda konversationsvyn?

E-post kan visas på en rad olika sätt. Visa efter konversationer är t ex praktiskt när:

  • Du läser e-post mer sällan och därför har fler meddelande att visa åt gången.
  • Du har många meddelanden med diskussioner som skickas fram och tillbaka.
  • Du behöver se vem som har svarat vem i sammanhanget.

 

Varför tar det så lång tid innan mina e-post kommer fram?

Fördröjning av e-post kan bero på grålistning, vilket används i Work2Go för att förhindra skräppost. Här förklarar vi mer om just detta och vad man kan göra åt det.

Lite förenklat kan man säga att grålistning fungerar så att Work2Go ber den som skickar e-post till dig att skicka meddelandet igen och först då släpps det igenom till din inkorg. Normalt så försöker avsändarens e-postserver igen efter 3-6 minuter. Tyvärr så kan inte alla e-postservrar hantera detta vilket är en stor brist och det är då det blir fel.

Grålistning är är en mycket effektiv metod för att bekämpa skräppost eftersom de som skickar skräppost bara försöker en gång.

Så här går grålistning till

Tre komponenter kontrolleras när ett meddelande tas emot.

  • Den sändande e-postserverns ip-adress.
  • Avsändarens e-postadress.
  • Mottagarens e-postadress.

Om denna kombination är okänd sedan tidigare skickas ett felmeddelande (error 451) till sändande server med begäran om omsändning. När omsändningen sedan görs släpps brevet fram. Efter det kommer all post från samma avsändare till samma mottagare att släppas igenom automatiskt efter en kontroll i grålistningens databas.

Ovanligt långa fördröjningar

Roten till långa fördröjningar är felkonfigurerade servrar. Inte trasiga servrar, men felkonfigurerade. Vad som händer är att grålistningen säger till den andra servern att ”Försök igen senare”, vid första försöket. En vettigt konfigurerad e-postserver ska då försöka igen senare. Problemet är att många servrar inte försöker förens flera timmar (eller i värst fall, flera dagar) senare. En vettigt konfigurerad server försöker att leverera igen inom 30 minuter; får den fel igen, så är det ok att dra ut lite längre innan det tredje försöket.

Fördröjning till vissa mottagare

Om det skulle vara så att du ständigt har problem med leveranstiden till vissa mottagare kan vi vitlista dem åt dig. När man vitlistar en adress stänger man av grålistning för e-post som skickas mellan en viss mottagare till en annan. Man kan vitlista både e-postadresser och domäner som man anser vara betrodda. Så om du berättar vilken domän/e-postadress de skickar ifrån, kan vi lägga in ett undantag för dessa i vårt system, så kommer meddelanden från dem levereras snabbare. Risken med att vitlista är att skräpposten till ditt konto kan öka. Men i så fall kan vi slå på grålistningen igen. Vi kan även gå in och lätta på reglerna för skräppostfiltrering till din e-postadress om du upplever att det ofta tar väldigt lång tid innan e-post kommer fram till dig. En annan idé är att du skickar över en lista på domäner du kommunicerar med regelbundet, så kan vi vitlista dessa.

Om du använder ett e-postprogram för Work2Go

Om du använder ett e-postprogram som t ex Outlook vill vi rekommendera att du väljer att skicka e-post med vår server och inte via din internetleverantör. Hur du kontrollerar det är givetvis olika i olika program, men vanligtvis finns det under kontots serverinställningar.

Försvinner verkligen all skräppost?

Nej, inte allt. Bara runt 95-99% eller så. Men i ärlighetens namn försvinner den inte – den sorteras.

Vad som är skräppost är dessutom subjektivt. Det som är skräppost för de flesta kanske inte är det för dig eller tvärtom – så spamfiltrering är inte en exakt vetenskap. Någon gång då och då så slinker ett spam igenom in i din inkorg och tyvärr ramlar ibland ett legitimt brev in i skräppostlådan. Det här är per definition oundvikligt och hur gärna vi och många andra spambekämpare vill utlova 100%, så är det inte möjligt. Det som är väsentligt är att du lätt kan markera bort skräp i inkorgen och lika lätt kan återhämta de som hamnat i skräpmappen av misstag. Work2Go löser det med en enkel knapp för skräpmarkering och en daglig översiktsrapport där du lätt kan fånga upp eventuella legitima brev i skräpmappen. Om du säger att ett sådant brev inte är spam så vitlistas avsändaren och det kan inte hända igen.

Alla dina kontakter i Work2Go är automatiskt vitlistade.

 

Välj att alltid visa bilder från vissa avsändare

Läs vidare om du vill slippa klicka för att kunna se bilder i e-post som du tar emot.

bild_i_mejl1

Klicka högst upp i meddelandet och klicka på avsändaren i det gula fältet för att en gång för alla godkänna visning av samtliga bilder i framtida meddelanden från just den avsändaren.

  • Om du klickar på domänen godkänner du bilder från alla e-postadresser med den domänen, t ex både info@domän.se, market@domän.se osv
  • Om du klickar på den specifika e-postadressen t ex info@domän.se kommer bilder alltid visas automatiskt när du får e-post från info@domän.se, men när du får e-post från market@domän.se kommer bilderna var gömda och du måste godkänna visning av dem för att få se dem.

Skapa en lista över betrodda avsändare

Du kan också skapa en lista över betrodda adresser/domäner på fliken Inställningar.

  1. Gå till fliken Inställningar > Betrodda adresser
  2. Fyll i en e-postadress eller domän som du litar på och som du alltid vill se bilder från.
  3. Klicka på Lägg till och därefter Spara i det övre vänstra hörnet.

Orsaken till att Work2Go inte visar bilder i e-postmeddelanden utan ditt medgivande är att det är relativt enkelt att gömma ett virus i bildfiler. Därför bör du vara försiktig och bara godkänna de avsändare som du verkligen litar på.

Lägg till RSS-flöde till din inkorg

När du har lagt upp ett RSS-flöde på ditt konto får du notis så snart information har uppdaterats på den hemsidan som flödet kommer ifrån. Här berättar vi hur.

Det finns ett enkelt sätt att veta om en webbplats publicerat nya artiklar och nyheter eller blogginlägg. Man håller koll med hjälp av ett så kallat RSS-flöde. I din inkorg i Work2Go kan du lägga till prenumeration av de RSS-flöden som du är intresserad av.

RSS8

  1. Ta reda på URL:en till RSS-flödet. Titta på leverantörens hemsida eller fråga deras support.
  2. Klicka på kugghjulet som finns ovanför din inkorg i det övre vänstra hörnet > Ny mapp.
  3. Ge mappen ett lämpligt namn.
  4. Kryssa i rutan för att Prenumerera på RSS-/ATOM-flöde
  5. Fyll i URL:en till RSS-flödet.
  6. Klicka i rutan nedanför för att välja vart den nya mappen ska sparas. Om du vill att den ska vara på samma hierarkiska nivå som din inkorg, välj Mappar högst upp i rutan.
  7. Klicka OK.
  8. Den nya mappens ikon byts ut automatiskt till en RSS-ikon och tidigare släppta inlägg/sändningar laddas ner.

Mappen uppdateras per automatik var 12:e timme. Om du vill uppdatera innehållet när som helst högerklickar du RSS-mappen > Ladda flöde.

Spara Skickat och Papperskorgen på servern

När man har sin e-post i Mac Mail är det klokt att i programmet koppla ihop mapparna Skickat och Papperskorg med de som finns på e-postservern. Här berättar vi hur.

Som standard sparas inte meddelanden som du skickar eller tar bort på servern, detta betyder att meddelanden som du t ex skickas inte visas på dina andra enheter kopplade till din e-postadress eller när du loggar in på ditt konto i Work2Go. Följ guiden för att göra så att dina meddelanden sparas på servern istället för lokalt i Mail på din Mac.

MacMail_mappar

  1. Markera Sent-mappen under ditt konto i vänsterspalten och klicka menyn Brevlåda > Använd den här brevlådan till > Skickat.
  2. Markera Trash-mappen > klicka menyn Brevlåda > Använd den här brevlådan till > Papperskorg.
  3. Starta om programmet helt och hållet för att dina meddelanden ska visas korrekt.

Dubbla mappar med skickat och utkast

Använder du ett e-postprogram i din dator? Då är det klokt att i programmet koppla ihop Skickat och Papperskorg med de som finns på e-postservern. Här berättar vi hur.

När man arbetar med sitt Work2Go-konto i ett e-postprogram i sin dator eller mobil skapas det i Work2Go extra mappar för aktiviteter utförda i det andra programmet. Mappar som det kan skapas dubbletter av är för Utkast, Skickat och Papperskorgen.

I en iPhone hamnar t ex sådant du utför i din mobil i de översta Utkast/Skickat/Papperskorg (de med symboler). Medan de understa Drafts/Sent Messages/Deleted Messages (mappar) innehåller sådant du utför då du loggar in på ditt konto i Work2Go på nätet.

För att undvika förvirring kan man koppla ihop dessa mappar så att alla skickade meddelanden, vare sig de blivit skickade från mobilen eller nätet hamnar i samma mapp. I en iPhone gör man denna hopkoppling på följande vis.

Inställningar > E-post > Konton > Välj ditt konto > Klicka på din  E-postadress (överst) > Avancerade inställningar

  • Brevlådan Utkast > Drafts
  • Brevlådan Skickat > Sent
  • Brevlådan Raderat > Trash

Uppdatera lösenord i iPhone [Pro]

1. Gå till telefonens Inställningar > E-post > Konton.

2. Klicka på ditt Work2Go-konto, klicka sen på din e-postadress.

 

3. Här fyller du i korrekt lösenord och avsluta med att klicka på Klar.

Få ordning på din inkorg

Blir du stressad över att logga in på ditt konto och mötas av en så gott som full inkorg? Håller du på att drunkna bland all din e-post? Lugn bara lugn, den här gången ska jag berätta om ett par nya funktioner som du kan använda för att få ordning på din inkorg. Samtidigt som vi uppgraderade Work2Go för ett par månader sen tillkom även en rad nya funktioner. Bland dem finns två mycket användbara funktioner att använda nämligen aktivitetsströmmen och lagringspolicyn.

Med aktivitetsströmmen kan du få mindre viktig e-post flyttad till en separat mapp

Aktivitetsströmmen fungerar precis som ett vanligt filter som styr vidare inkommande e-post till en separat mapp. Syftet med aktivitetsströmmen är att hjälpa dig med att rensa bort mindre viktig e-post från din inkorg, så att du sedan bara har kvar den e-post som du bör läsa och eventuellt svara på först och främst.

Aktivitetsströmmen är skapat för att flytta undan e-post som nyhetsbrev, kommersiella massutskick och andra utskick som skickas till en distributionslista som du är medlem i, inklusive alla de där meddelanden du kan få från sociala medier som bl a berättar om nya statusuppdateringar. Men den kan även användas för att styra bort all e-post som kommer från andra adresser än de du har i din adressbok.

Du kan även få dessa typer av meddelanden markerade med en etikett, markerade som redan lästa, flaggade eller få dem omdirigerade till en annan e-postadress.

Synliga etiketter i inkorgen

Vill du att dina etikettmarkerade e-postmeddelanden ska stå ut och synas lite mer? Då kan du ordna det på fliken Inställningar genom att sätta en bock i rutan vid Message Color på E-post: Visning av meddelanden.

Få gamla e-postmeddelanden raderade

Dränks du av systemmeddelanden i din inkorg? Kanske det är meddelanden som skickas ut från ett ärendehanteringssystem eller meddelanden om att skrivaren behöver få nya färgpatroner eller att någon har gillat ditt senaste inlägg på Facebook. Vad det än är för meddelanden så kan de självklart vara intressanta och användbara för stunden, men de behöver sällan sparas särskilt länge. Till just detta ändamål finns det en lagringspolicy som du kan ställa in själv på ditt konto.

I Work2Go kallas denna funktion för meddelandekassering och ställs in per mapp. När du har valt detta alternativ raderas meddelanden i mappen som är äldre än den angivna tidpunkten automatiskt. Skulle du senare vilja återfå dessa raderade meddelanden går du bara till Papperskorgen > Borttagna objekt.

Underhållsarbete 15 jan

Nu på torsdag 15:e januari under lunchen kommer vi att utföra ett underhållsarbete berörande Work2Go. Arbetet kommer att påbörjas klockan 12:00 och beräknas att vara klart inom två timmar.

Under tiden som arbetet pågår kommer inte tjänsten att vara nåbar. Inkommande e-post kommer dock att lagras och finnas tillgänglig så fort vi öppnar tjänsten igen. Detta sker automatiskt.

Vi ber om ursäkt för det korta varslet och hoppas att störningen kommer blir minimal.

Datum och tidpunkt för planerat driftavbrott
Torsdag, 15 januari, 12:00 – 15:00

Årets julklapp går till BRIS och SOS-Barnbyar

WebbPlatsen i Sverige AB med personal önskar er en God Jul och ett Gott Nytt År

Vi vill passa på att tacka för ett bra samarbete 2014 och ser fram emot att fortsätta detta 2015.
I år ger vi vår julklapp till SOS-Barnbyars katastroffond för Ebola och till BRIS för en omtänksam jul för alla barn.

SOS-WPS_jul

bris_jul2014

Hitta rätt i Work2Go 8

Nu har Work2Go 8 fått ett lite förnyat utseende. De flesta funktioner finns kvar, men kan ha bytt plats. Nytt utseende kan ibland krångla till det för oss. Många är vi där ute som är vanemänniskor och tycker det är lite jobbigt med förändringar. Just därför har vi nu satt ihop följande bilder för att du enkelt ska hitta rätt i nya Work2Go.

hitta_epost_w2g8-skapa-flyt

1. Klicka på Nytt meddelande för att skapa ett nytt e-postmeddelande.
Klicka på pilen för att t ex boka ett nytt möte, skapa en ny mapp, etikett mm.

2. Högerklicka på det orangemarkerade fältet (på bilden) och markera de kategorier som du vill ska vara synliga med en bock genom att klicka på dem. För att visa markeringsrutan väljer du ”Val”. Du kan ändra ordningen på de olika kategorierna som du kan använda för att gruppera och sortera din e-post med, genom att dra och släppa dem.

3. Markera meddelandet som du vill flytta till en mapp och klicka på knappen i verktygsfältet, för att sedan välja rätt mapp.

4. Markera ett meddelande och klicka på etiketten för att markera det. Menyn som öppnas ger dig även möjlighet att ta bort en etikett.

hitta-epost_w2g8-atgarder-v

5. Under Åtgärder hittar du funktioner som du kan utföra, anpassade utefter var i ditt konto du befinner dig.
För e-post kan du t ex skriva ut ett meddelande, markera det som oläst i listan, omdirigera det till en annan e-postadress (dvs skicka det vidare utan att lämna några spår från dig), redigera ett mottaget meddelande precis som om det var du själv som hade skrivit det (”Redigera som nytt”) eller utgå ifrån ett meddelande när du skapar ett nytt filter eller bokar ett möte.

6. På den runda pilen klickar du om du vill ladda om och uppdatera sidan som du befinner dig på. T ex för att uppdatera utförda ändringar på inställningar, visningsläget eller för att se om det just kommit in något nytt meddelande i ett tillagt externt konto.

7. Under Visa hittar du de olika visningslägena, precis som förut. Upplägget för meddelanden när du väljer att visa dem efter konversation har förbättrats och det är nu mycket mer tydligt.

hitta-epost_w2g8-signatur

8. Knappen för att skicka hittar du högst upp i det vänstra hörnet. Om du vill schemalägga och skicka det vid ett senare tillfälle, klickar du bara på pilen och väljer Skicka senare.

9. Här finner du knappen för att stavningskontrollera.

10. Under Inställningar hittar du möjligheten att lägga till en annan signatur än din standardsignatur. Det finns också möjlighet att begära ett läskvitto av mottagaren samt välja om meddelandet ska skrivas som formaterad text (då kan du välja textstorlek, fet stil, överstruken text mm) eller som enkel och ren text. När du svarar på ett meddelande, får du även möjlighet att ange hur du vill att originalmeddelandet ska visas i ditt svar.

11. Bifoga en fil från din dator eller portfölj till ditt meddelande. Du kan även bifoga utvalda kontakters kontaktkort samt andra e-postmeddelanden från din inkorg.

Högerklicka eller dra-och-släpp

De flesta nämnda funktioner är även tillgängliga genom att högerklicka eller genom att markera och sedan dra och släppa.

Planerat driftstopp 14/11 Work2Go uppgradering

På kvällen fredagen den 14:e november kommer vi att uppgradera Work2Go.
Arbetet kommer att påbörjas klockan 20:00 och beräknas att vara klart innan lördag 02:00.

Under tiden som arbetet pågår kommer tjänsten ej att vara nåbar. Inkommande e-post kommer dock att lagras och finnas tillgänglig så fort vi öppnar tjänsten igen.

Har du installerat Outlook-tillägget och synkar ditt Work2Go-konto med Outlook?

Då behöver du även göra en uppdatering av tillägget på din dator.
Om tillägget inte uppdateras automatiskt när du startar Outlook efter vår uppgradering, så kan du enkelt uppdatera det själv. Läs hur på vår hemsida: Uppdatera Outlook-tillägget

Vill du installera Outlook-tillägget för att synka ditt Work2Go Pro med Outlook?

På vår hemsida kan du hämta installationsfilen och läsa mer: Installera Outlook-tillägget
OBS! Vänta med installationen tills Work2Go har blivit uppgraderat.

Vi hoppas att störningen kommer blir minimal och att du blir nöjd med de nya funktionerna och förbättringarna som inkluderas i den nya versionen.

Datum och tidpunkt för planerat driftavbrott
Fredag, 14 november, 20:00 – 02:00 (lördag)

Filter för utgående e-post

När du svarar på e-post i en utdelad inkorg, kan de andra (som också har tillgång till kontot) se att du har svarat. Svaret i sig hamnar i din egen skickat-mapp. Om du vill samla inkommande och utgående e-postmeddelanden från dig, för den utdelade inkorgen, på ett och samma ställe, kan du skapa en mapp och ett filter som sköter det åt dig. Skapa en undermapp till den utdelade mappen och ge den t ex namnet Skickat. Skapa sedan ett filter för utgående e-post som flyttar de skickade e-postmeddelanden till den nya mappen.
Filter för att radera skickad e-post

Om du vill att skickade e-postmeddelanden flyttas från din skickat-mapp till din papperskorg, anger du följande inställningar när du skapar ett filter för utgående meddelanden. UTFÖR: Spara i mapp > Bläddra: Papperskorg

Vill du däremot inte ha kvar något spår alls av det skickade meddelandet på ditt konto, anger du istället följande inställning. UTFÖR: Kasta

Flagga eller markera med en etikett

Du kan även få skickade meddelanden markerade med en etikett eller flagga. Detta förenklar ditt arbete med att hitta just det där meddelandet bland alla dina andra skickade.