Det finns två sätt att söka rätt på stora bilagor som tar upp utrymme på ditt konto.
1. Klicka på kolumnen Storlek så sorteras din e-post i storleksordning. Du ser då snabbt vilka som har stora bilagor.
(Klicka på bilden för att se en större bild.)
2. Klicka på förstoringsglaset uppe till höger i sök-rutan (1). I sökfunktionen kan du sen till vänster (2) filtrera e-post på Storlek.
(Klicka på bilden för att se en större bild.)
Ett tips före borttagning:
Du kan välja att hämta hem bilagorna (1) först och sedan radera dem (2) från själva e-postmeddelandet.
Ett tips är då är att spara bilagorna i en mapp som du döper till samma namn som ärenderaden i meddelandet. Då hittar du dem lättare om du behöver hitta dem vid ett senare tillfälle.
Lägg till ett konto (1)
Välj Avancerad konfiguration (2)
Fortsätt (3)
Välj Exchange ActiveSync
I nästa popup ska du ange:
Din e-postadress (användarnamn)
Ditt lösenord
Din e-postadress (användarnamn) igen
Domän (allt efter @i din e-postadress)
Server: m.work2go.net
Samt namnge ditt konto
Klicka sen på Logga in. Klart!
Läs om hur du kan få en notis när du får ny e-post.
Du kan få popup-fönster i det nedre högra hörnet i din dators skärm när du mottar nya e-postmeddelanden i Work2Go om du läser den i en webbläsare. De är bleka i färgen och blinkar inte och tar på så vis inte all din uppmärksamhet som andra liknande meddelanden kan göra. Däremot ser du vem det är som har skickat ett meddelande till dig och vad det har för ämnesrad. Är det inte intressant nog att läsa det med en gång, är det bara att fortsätta med det du redan arbetade med. Om det är något du vill läsa med en gång, är det bara att klicka på popup-fönster så flyttas du till inkorgen för att läsa det.
Har du tidigare svarat Nej på frågan, men ångrat dig nu?
Läs stycket Ändra inställning för att få popup-fönster längst ner på sidan.
1. När du mottar e-post och följande fönster öppnas, ska du välja Ja.
Om du använder Firefox öppnas följande meddelanderuta (om inget öppnas automatiskt, klickar du på den lilla megafonen framför URL:en). Klicka på pilen och välj Tillåt.
Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > ta bort markören för rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.
Ctrl + Shift + Delete klicka Ta bort.
Logga ut från ditt konto och logga in igen.
Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > markera rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.
När du får nytt e-postmeddelande nu, få du Informationsrutan igen på nytt.
Välj JA i rutan med rubriken Information.
Klicka på Tillåt i webbläsarens verktygsfält för att tillåta att Work2Go visar meddelanden för dig.
Läs om hur du kan få en notis när du får ny e-post.
Du kan få popup-fönster i det övre högra hörnet i din dators skärm när du mottar nya e-postmeddelanden i Work2Go om du läser den i en webbläsare. De är bleka i färgen och blinkar inte och tar på så vis inte all din uppmärksamhet som andra liknande meddelanden kan göra. Däremot ser du vem det är som har skickat ett meddelande till dig och vad det har för ämnesrad. Är det inte intressant nog att läsa det med en gång, är det bara att fortsätta med det du redan arbetade med. Om det är något du vill läsa med en gång, är det bara att klicka på popup-fönster så flyttas du till inkorgen för att läsa det.
Har du tidigare svarat Nej på frågan, men ångrat dig nu?
Läs stycket Ändra inställning för att få popup-fönster längst ner på sidan.
1. När du mottar e-post och följande fönster öppnas, ska du välja Ja.
Här visar vi dig hur du skapar ett frånvaromeddelande.
Du kan ha två olika meddelande aktiverade samtidigt.
För att skapa ett frånvaromeddelande går du in på Inställningar > Inte på plats.
Klicka i Skicka automatiskt svarsmeddelande när du vill aktivera och/eller skapa ett.
Fyll i meddelandet som du vill ska skickas.
Ange under vilken tidsperiod meddelandet ska skickas.
Markera rutan om du vill att perioden då du inte är på plats ska vara synlig i din kalender och välj om du kommer vara upptagen eller bara inte vara på plats. Som standard skickas enbart 1 frånvaromeddelande ut till en och samma avsändare som försöker kontakta dig vid flera tillfällen under en sjudagarsperiod. Kontakta oss om du vill att det ska skickas ut oftare.
Skicka olika svarsmeddelanden samtidigt
Du kan skicka ut två olika sorts svarsmeddelanden på en och samma gång.
Ett till dina kollegor (och eventuellt även de som finns sparade i din adressbok) i den översta rutan och ett annat kanske mer formellt i den andra rutan. Bocka i så fall i rutan vid Externa användare för att aktivera ett andra meddelande.
Välj vilka som ska få det andra meddelandet:
Alla som skriver till dig utanför din arbetsplats, från en e-postadress med en annan domän än den du har.
Vill du att de som finns i din adressbok ska få det eventuellt mer personliga svarsmeddelandet som du har skrivit i den översta rutan, väljer du det andra alternativet: alla utanför min domän utom de som finns i mina kontakter.
Här visar vi dig hur du skapar ett svarsmeddelande som skickas automatiskt när du tar emot e-post.
Frånvaromeddelanden kan vara praktiska att använda även när du är på kontoret. Du kanske har jättemycket att göra, har en pressande deadline eller liknande på dig och har helt enkelt inte tid att ta hand om e-posten under ett par dagar. Då kan det vara bra att skapa ett kort och koncist autosvar som meddelar att du mottagit meddelandet men att ditt svar kan dröja lite. Den som nu skickar ett meddelande till dig får en bekräftelse på att du tagit emot meddelandet direkt och blir därmed mindre otålig med att få svar från dig.
För att skapa ett frånvaromeddelande går du in på Inställningar > Inte på plats.
Klicka i Skicka automatiskt svarsmeddelande när du vill aktivera och/eller skapa ett.
Fyll i meddelandet som du vill ska skickas.
Ange under vilken tidsperiod meddelandet ska skickas.
Markera rutan om du vill att perioden då du inte är kontaktbar ska vara synlig i din kalender och välj om du kommer vara upptagen eller bara inte vara på plats.
En signatur inkluderar oftast ditt namn, kontaktuppgifter och annan informativ text. Om du formaterar den med HTML kan du dessutom lägga till bilder samt länka till en hemsida.
Du kan skapa flera signaturer i ditt konto. Det kan t ex vara bra att använda sig utav en mer formell signatur då du skickar e-post till dina kunder och en annan för de du skickar till dina vänner.
När du skriver ditt meddelande väljer du den signatur som ska användas genom att gå in på Inställningar och Signaturer i meddelandets verktygsfält. Om du skapar flera e-postidentiteter (roller), kan du skapa olika signaturer att använda för de olika rollerna.
Gå till fliken Inställningar > Signaturer och klicka Ny signatur.
Ge signaturen ett beskrivande namn (extra viktigt när du skapar flera signaturer).
Välj Formatera som HTML.
(Formatera som vanlig text innebär att du bara kan fylla i text, ingen logga, bild osv.)
Skapa sedan själva signaturen i rutan under.
För att lägga till en logga ställ markören där den ska in och klicka på infoga bild (symbolen med en bild på ett träd). Klicka på Bläddra för att hämta bildfilen från datorn
Välj om signaturen ska användas automatiskt när du skriver nya meddelanden eller/och svarar/vidarebefordrar från en särskild avsändare/roll.
Bestäm om signaturen ska placeras ovanför eller nedanför inkluderade meddelanden.
Klicka Spara högst upp i det vänstra hörnet när du är klar.
Skapa en signatur utifrån en HTML-fil
Gå till fliken Inställningar > Signaturer > Ny signatur > Formatera som HTML.
Öppna din HTML-fil i en webbläsare.
Markera texten och kopiera.
Klistra in den i rutan för signaturen i Work2Go.
Gör eventuella korrigeringar.
Ställ markören där bilden ska in och klicka på infoga bild (symbolen med en bild på ett träd)
Klicka på Bläddra för att hämta bildfilen från datorn.
OBS! Om HTML-koden för bilden följde med när du kopierade från HTML-filen kommer du se en bruten länk när du klickar på symbolen för att infoga bild. Radera i så fall rutan och infoga bildfilen på nytt.
Klicka Spara i det övre vänstra hörnet.
Under Användning av signaturer på samma sida som du skapar signaturer, väljer du om den nya signaturen ska vara din standardsignatur.
Till ett konto kan du ha ett ändlöst antal e-postadresser. Logga in som administratör och lägg till dem som alias.
1. Logga in på ert administratörskonto.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se
2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admingränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).
3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Alias.
4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.
5. Fyll i den nya e-postadressen som du vill skapa, t ex info@dindomän.se samt e-postadressen till det e-postkonto som meddelanden ska styras till (t ex din e-postadress) > OK.
Alias är även bra att skapa om du utgår ifrån ditt namn för din e-postadress och ditt namn har flera vanliga stavningsvarianter. T ex ditt namn är Ewa Svenson och din e-postadress är ewa.svenson@dindomän.se kan smarta alias vara ewa.svensson@dindomän.se, eva.svenson@dindomän.se och eva.svensson@dindomän.se.
Dynamiska e-postalias
Work2Go ger dig även möjligheten till att kunna skapa dynamiska alias. Man kan skriva ”+text” efter första delen av e-postadressen, t ex ”anna+viktigt@testbolaget.com”. Det meddelandet kommer då att skickas till inkorgen för ”anna@testbolaget.com”. Har man sedan ett filter som innehåller ”+viktigt” flyttas sådana meddelande till en särskild mapp när de tas emot.
Här förklarar vi hur du kan skicka e-post från olika avsändaradresser inloggad på ditt egna konto.
Det är användbart att skapa olika roller om du ena stunden skulle vilja skicka e-post i uppdrag för ditt företag och då använda en viss e-postadress (support@dittföretag.se) och i andra fall i rollen som privatperson och då skicka meddelanden från en annan (dittnamn@dittföretag.se).
Gå in på Inställningar > Konton.
Klicka på Lägg till Roll.
Nu är det bara att fylla i lämplig information under Rollinställningar.
Rollnamn är det namn som du ser då du ska välja från vilken roll du vill skicka e-post från. Det namnet visas inte i själva meddelandet då det skickas.
Skriv in namnet som ska visas i fältet Från när e-post skickas.
Välj vilken e-postadress som du vill skicka från. Välj från listan eller skriv in en ny.
OBS! E-postadressen måste vara registrerad i Work2Go, som ett konto eller som en extra e-postadress/alias.
Om du vill att mottagaren skickar sitt svara till en annan e-postadress än den du skickar från, sätter du ett kryss i rutan vid Svar till och anger den andra e-postadressen.
Klicka på texten Hantera signaturer… för att lägga till en signatur till rollen.
Om du inte redan har skapat signaturen kan du lägga till den senare.
Välj Ingen signatur om du inte vill att en signatur ska läggas till automatiskt.
Välj om den nya rollen ska användas automatiskt när du svarar på e-post som skickats till rollens e-postadress eller när du svarar på e-post som finns i en specifik mapp.
Klicka Spara högst upp till vänster när du är klar.
Du kan lägga till fler e-postkonton till ditt Work2Go och på så vis samla alla dina e-postadressers inkorgar på ett och samma ställe.
1. Gå in på fliken Inställningar > Konton.
2. Klicka på Lägg till externt konto och fyll i uppgifterna under Inställningar för externt konto.
I det här exemplet har vi lagt till ett konto från gmail.com. Om du vill lägga till ett konto från en annan leverantör måste du få rätt kontoinställningar för att lägga till ett IMAP-konto från dem först.
3. Fyll i e-postadress och lämpligt kontonamn.
4. Välj kontotyp IMAP och fyll i de inställningar som du har fått från din andra e-postleverantör.
5. Klicka Testa inställningar för att kontrollera att du fyllt i rätt information.
6. Bestäm vart du vill att meddelanden som skickas till denna e-postadress ska hamna.
7. Fyll i ditt namn och aktivera Svar till om du vill använda denna funktion.
8. Klicka Hantera signaturer för att lägga till en signatur.
9. Klicka sedan Spara högst upp till vänster då du är färdig.
När du ska skicka e-post från det här kontot väljer du det i rullmenyn vid Från då du skriver det.
Filter hjälper dig med att får kontroll över din inkorg och sorterar inkommande och utgående e-post automatiskt åt dig.
Gå till fliken Inställningar > Filter.
Välj om du ska skapa ett filter för inkommande eller utgående e-post genom att klicka på respektive flik.
Klicka sedan Nytt filter så att dialogrutan Lägg till Filter öppnas.
Ge filtret ett passande namn samt kryssa i att filtret ska vara aktivt (om du inte vill aktivera det vid ett senare tillfälle förstås).
Ställ in det/de villkor som passar syftet med filtret.
Bearbeta inte fler filter ska vara INTE markerad. Klicka OK när du är klar.
Något av – betyder att när något av villkoren uppfylls så tillämpas åtgärden.
Alla – betyder att alla villkor måste uppfyllas för att åtgärden ska utföras.
Följande steg kan upprepas om filtret ska innehålla fler villkor och åtgärder.
Välj passande alternativ från rullgardinsmenyn.
Skapa ett filter utifrån ett e-postmeddelande
Högerklicka på ett meddelande eller e-postadress och välj Nytt filter / Lägg till i filter > Nytt filter.
Exempel på hur ett filter kan skapas och användas
Om du t ex vill att alla meddelanden från en viss e-postadress med ett visst ämne ska läggas i en speciell mapp kan du välja följande inställningar.
Om alla följande villkor uppfylls:
Från – matchar exakt skriv in den aktuella e-postadressen i rutan.
Klicka på + för att lägga till ett till villkor.
Ämne – innehåller skriv in mejlets ämne i rutan.
Utför följande åtgärder: Spara i mapp (hitta rätt mapp genom att klicka på Bläddra…)
Du kan ställa in ett filter för att få e-post som är mindre viktig, såsom nyhetsbrev och uppdateringar från sociala medier, att levereras till en separat mapp istället för din inkorg.
Mappen Aktivitetsström placeras i din personliga lista över mappar i översiktsfönstret till vänster, så att du enkelt kan gå igenom dess innehåll när du har tid över.
Klicka på kugghjulet bredvid rubriken Mappar och välj Aktivitetsström.
Sätt en bock i rutan vid Flytta meddelanden… för att slå på aktivitetsströmmen och välj sedan vilka meddelanden som du vill få flyttade automatisk. Klicka sedan på Spara.
Följande typer av meddelanden kan flyttas
Meddelanden som skickas till en distributionslista som du är medlem i
Kommersiella massutskick
Meddelanden där din adress inte finns i Till eller i Till eller Kopia fälten
Meddelanden från människor som inte finns i din adressbok
Du kan även finjustera inställningarna ytterligare när du klickar på Avancerade kontroller. Då kan du få dessa typer av meddelanden markerade med en etikett, markerade som redan lästa, flaggade eller få dem omdirigerade till en annan e-postadress.
Du kan dela alla dina e-postmappar, inklusive Inkorgen och dess undermappar med interna användare.
En kopia av den delade mappen placeras då i din väns mapplista och han/hon behöver inte logga in i din brevlåda för att kunna läsa dess innehåll. Vid själva utdelning av mappen bestämmer du vilken behörighet din vän ska ha.
Högerklicka på e-postmappen du vill dela > Dela mapp.
Välj att du vill dela mappen med Interna användare eller grupper.
Fyll i e-postadressen till den/de du vill dela din mapp med
(separera med komma om det är flera).
Välj en passande roll.
Välj om och hur du vill skicka ut meddelande om delningen > OK.
Roller med olika rättigheter
Ingen – Använd om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer fortfarande finns kvar hos den du delat den med, men de kan inte längre se dess innehåll. Deltagare – Kan läsa innehållet, men får inte göra några ändringar i det. Chef – Får läsa och redigera innehållet, skapa nya undermappar och radera filer. Admin – Får läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
Tillfällen då det är smart att dela e-postmapp
Din säljavdelning vill ha en central brevlåda för alla e-postmeddelanden som innehåller frågor kring information om din produkt. Alla på säljavdelningen ska kunna se e-postmeddelanden direkt när de kommer in och de ska kunna svara på meddelanden från denna adress.
En chef är ofta på kontoret men har inte tid att svara på hennes e-postmeddelanden. Chefen ger sin assistent behörighet till sin inkorg. Assistenten kan då hantera innehållet, svara på meddelanden, skapa mappar för att organisera meddelanden samt radera meddelanden åt sin chef.
Istället för att skicka e-postmeddelanden till ett tiotal adresser varje gång du har något nytt att informera om, kan du välja att dela ut en av dina mappar som innehåller just dessa meddelanden.
Genom att använda e-postfilter ökar effektiviteten i ditt arbete. Här berättar vi hur filter kan hjälpa dig med att hantera alla dina e-postmeddelanden.
Du kan skapa filter utifrån en rad olika regler för att få dina meddelande sorterade i olika mappar och på så få kontroll över informationsflödet, vilket i sin tur ger dig mer tid över till annat arbete.
Det går även att stänga av och på filter så att du kan ha dem aktiva periodvis om så önskas.
Filter för inkommande meddelanden
Sortera meddelande i mappar utifrån kriterier som e-postadress, ämne, storlek, datum, innehåll, bilagor, kalenderinbjudan, läskvitton. Samt om det ska eller inte ska innehålla det angivna kriteriet.
Sätta upp flera kriterier på ett och samma filter.
Automatiskt märka meddelande med etiketter, flagga eller som läst.
Inkommande meddelande kan automatiskt flyttas till en specifik mapp.
Vidarebefordra ett meddelande till en annan adress.
Radera meddelanden. Vilket betyder att meddelandet inte når ditt konto alls.
Filter för utgående meddelanden
Sortera utgående meddelanden som sparas i skickat mappen till en annan mapp.
För att markera e-post med en etikett.
Vidarebefordrar ett utgående meddelande till en annan e-postadress.
OBS! När du har skapat ett filter, kan du köra det filtret över de meddelanden som redan finns i din inkorg. Det enda du behöver göra är att markera det filter du vill köra och sedan klicka på Kör filter.
Följ vår steg för steg guide hur du skapar ett konto för att läsa och skicka e-post från din dator. Vet du redan hur man gör, klicka på rutan nedanför för kontoinställningar.
Följ vår steg för steg guide hur du skapar ett konto för att läsa och skicka e-post från din dator. Vet du redan hur man gör, klicka på rutan nedanför för kontoinställningar.
1. Starta ZD Work2Go Mail > Lägg till nytt konto längst ner till höger.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
2. Välj kontotyp: Zimbra.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
3. Ange kontots inställningar.
Kontonamn: Namnet som visas som avsändare.
E-postadress: din e-postadress.
Lösenord: ditt lösenord.
Inkommande server: m.work2go.net
Port: 443
Säkerhet SSL.
Markera:Manuell konfiguration eller ytterligare servertyper > Nästa Markera: IMAP > Nästa
Fyll i ditt Namn, E-postadress, Välj IMAP. Fyll i server: m.work2go.net (för både in- och utgående server). Ange din E-postadress och ditt Lösenord igen och klicka sen på Fler inställningar nere till höger. Markera:Den utgående servern (SMTP) kräver autensiering på fliken Utgående server. Klicka påAvancerat och fyll i följande:
IMAP-port: 993 MED SSL/TLS
SMTP-port: 465 (alt. 587) MED SSL/TLS klicka OK > Nästa
Kontrollera uppgifterna och klicka OK
Nu testas kontoinställningarna.
När testerna är klara Klicka på Stäng > Fortsätt > Slutför
Ange din e-postadress och klicka på Anslut
Ange lösenordet igen om du uppmanas till det och välj sedan OK > Kontouppgifter (om dessa behöver anges):
Användarnamn: din e-postadress
Lösenord: ditt lösenord
Inkommande server: m.work2go.net
IMAP-port: 993
Säkerhetstyp/autentisering: SSL
Utgående smtp-server: m.work2go.net
Smtp-port: 465 (alt. 587)
Säkerhetstyp/autentisering: SSL
Följ vår steg för steg guide hur du skapar ett konto för att läsa och skicka e-post från din dator. Vet du redan hur man gör, klicka på rutan nedanför för kontoinställningar.
Klicka på Mail > Lägg till konto...
(Om det är första gången du använder Mail kommer du till guiden när du startar programmet.)
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
2. Lägg till ett annat e-postkonto
Välj Annat Mail-konto… > Fortsätt.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
3. Ange e-postadress och lösenord
Fullständigt namn, användarnamn/e-postadress och lösenord > Logga in.
4. Ange e-postadress och lösenord
Fyll i e-postadress och mailserver igen enligt bilden > Logga in.
Mailserver: m.work2go.net
5. Ange vilka funktioner du vill använda.
Välj vilka funktioner du vill använda > Klar
Finjustera inställningarna
För att se fler inställningar, gå till Mail > Inställningar högst upp i menyfältet på programmet. Markera ditt nya Work2Go IMAP konto så att det blir blåmarkerat och kontots inställningarna visas till höger.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
Server, utgående e-post (SMTP)
Klicka på pilarna så att rullgardinsmenyn öppnas.
Välj Redigera SMTP-serverlista.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
Klicka på Avancerat.
Använd anpassad port: 465 (alt. 587).
Använd SSL.
Autentisering: välj Lösenord i rullgardinsmenyn.
Fyll i ditt användarnamn/e-postadress samt lösenord.
Klicka OK för att spara inställningarna.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
Server, inkommande e-post
Klicka på Avancerat högst upp.
Serverport: 993.
Använd SSL.
Autentisering: välj Lösenord i rullgardinsmenyn.
Klicka på bilden för att se den fullständigt.
När du stänger ner rutan genom att klicka på den röda cirkeln uppe i hörnet får du frågan om du vill spara ändringarna som du har utfört på kontot. Klicka på Spara.
1. Klicka på kolumnen Storlek så sorteras din e-post i storleksordning. Du ser då snabbt vilka som har stora bilagor.
2. Klicka på förstoringsglaset uppe till höger i sök-rutan (1). I sökfunktionen kan du sen till vänster (2) filtrera e-post på Storlek.
1. Logga in på ert administratörskonto.
