Archive | Inställningar av funktioner

Signaturer, skicka från en annan avsändare, frånvaromeddelande, sortera inkorgen med filter och andra smarta inställningar

Frånvaromeddelande

Här visar vi dig hur du skapar ett frånvaromeddelande.
Du kan ha två olika meddelande aktiverade samtidigt.

För att skapa ett frånvaromeddelande går du in på Inställningar > Inte på plats.

  1. Klicka i Skicka automatiskt svarsmeddelande när du vill aktivera och/eller skapa ett.
  2. Fyll i meddelandet som du vill ska skickas.
  3. Ange under vilken tidsperiod meddelandet ska skickas.
  4. Markera rutan om du vill att perioden då du inte är på plats ska vara synlig i din kalender och välj om du kommer vara upptagen eller bara inte vara på plats. Som standard skickas enbart 1 frånvaromeddelande ut till en och samma avsändare som försöker kontakta dig vid flera tillfällen under en sjudagarsperiod. Kontakta oss om du vill att det ska skickas ut oftare.

Skicka olika svarsmeddelanden samtidigt

Du kan skicka ut två olika sorts svarsmeddelanden på en och samma gång.
Ett till dina kollegor (och eventuellt även de som finns sparade i din adressbok) i den översta rutan och ett annat kanske mer formellt i den andra rutan. Bocka i så fall i rutan vid Externa användare för att aktivera ett andra meddelande.

Välj vilka som ska få det andra meddelandet:

  • Alla som skriver till dig utanför din arbetsplats, från en e-postadress med en annan domän än den du har.
  • Vill du att de som finns i din adressbok ska få det eventuellt mer personliga svarsmeddelandet som du har skrivit i den översta rutan, väljer du det andra alternativet: alla utanför min domän utom de som finns i mina kontakter.

Skapa ett automatiskt svarsmeddelanden

Här visar vi dig hur du skapar ett svarsmeddelande som skickas automatiskt när du tar emot e-post.

Frånvaromeddelanden kan vara praktiska att använda även när du är på kontoret. Du kanske har jättemycket att göra, har en pressande deadline eller liknande på dig och har helt enkelt inte tid att ta hand om e-posten under ett par dagar. Då kan det vara bra att skapa ett kort och koncist autosvar som meddelar att du mottagit meddelandet men att ditt svar kan dröja lite. Den som nu skickar ett meddelande till dig får en bekräftelse på att du tagit emot meddelandet direkt och blir därmed mindre otålig med att få svar från dig.

För att skapa ett frånvaromeddelande går du in på Inställningar > Inte på plats.

  1. Klicka i Skicka automatiskt svarsmeddelande när du vill aktivera och/eller skapa ett.
  2. Fyll i meddelandet som du vill ska skickas.
  3. Ange under vilken tidsperiod meddelandet ska skickas.
  4. Markera rutan om du vill att perioden då du inte är kontaktbar ska vara synlig i din kalender och välj om du kommer vara upptagen eller bara inte vara på plats.

Skapa en signatur

En signatur inkluderar oftast ditt namn, kontaktuppgifter och annan informativ text. Om du formaterar den med HTML kan du dessutom lägga till bilder samt länka till en hemsida.

Du kan skapa flera signaturer i ditt konto. Det kan t ex vara bra att använda sig utav en mer formell signatur då du skickar e-post till dina kunder och en annan för de du skickar till dina vänner.

När du skriver ditt meddelande väljer du den signatur som ska användas genom att gå in på Inställningar och Signaturer i meddelandets verktygsfält. Om du skapar flera e-postidentiteter (roller), kan du skapa olika signaturer att använda för de olika rollerna.

  1. Gå till fliken Inställningar > Signaturer och klicka Ny signatur.
  2. Ge signaturen ett beskrivande namn (extra viktigt när du skapar flera signaturer).
  3. Välj Formatera som HTML.
    (Formatera som vanlig text innebär att du bara kan fylla i text, ingen logga, bild osv.)
  4. Skapa sedan själva signaturen i rutan under.
  5. För att lägga till en logga ställ markören där den ska in och klicka på infoga bild (symbolen med en bild på ett träd). Klicka på Bläddra för att hämta bildfilen från datorn
  6. Välj om signaturen ska användas automatiskt när du skriver nya meddelanden eller/och svarar/vidarebefordrar från en särskild avsändare/roll.
  7. Bestäm om signaturen ska placeras ovanför eller nedanför inkluderade meddelanden.
  8. Klicka Spara högst upp i det vänstra hörnet när du är klar.

Skapa en signatur utifrån en HTML-fil

  1. Gå till fliken Inställningar > Signaturer > Ny signatur > Formatera som HTML.
  2. Öppna din HTML-fil i en webbläsare.
  3. Markera texten och kopiera.
  4. Klistra in den i rutan för signaturen i Work2Go.
  5. Gör eventuella korrigeringar.
  6. Ställ markören där bilden ska in och klicka på infoga bild (symbolen med en bild på ett träd)
    Klicka på Bläddra för att hämta bildfilen från datorn.
    OBS! Om HTML-koden för bilden följde med när du kopierade från HTML-filen kommer du se en bruten länk när du klickar på symbolen för att infoga bild. Radera i så fall rutan och infoga bildfilen på nytt.
  7. Klicka Spara i det övre vänstra hörnet.
  8. Under Användning av signaturer på samma sida som du skapar signaturer, väljer du om den nya signaturen ska vara din standardsignatur.

 

Skapa fler e-postadresser / alias [ADMIN]

Till ett konto kan du ha ett ändlöst antal e-postadresser. Logga in som administratör och lägg till dem som alias.

1. Logga in på ert administratörskonto.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admingränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

alias2

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Alias.

alias3

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

5. Fyll i den nya e-postadressen som du vill skapa, t ex info@dindomän.se samt e-postadressen till det e-postkonto som meddelanden ska styras till (t ex din e-postadress) > OK.

Alias är även bra att skapa om du utgår ifrån ditt namn för din e-postadress och ditt namn har flera vanliga stavningsvarianter. T ex ditt namn är Ewa Svenson och din e-postadress är ewa.svenson@dindomän.se kan smarta alias vara ewa.svensson@dindomän.se, eva.svenson@dindomän.se och eva.svensson@dindomän.se.

Dynamiska e-postalias

Work2Go ger dig även möjligheten till att kunna skapa dynamiska alias. Man kan skriva ”+text” efter första delen av e-postadressen, t ex ”anna+viktigt@testbolaget.com”. Det meddelandet kommer då att skickas till inkorgen för ”anna@testbolaget.com”. Har man sedan ett filter som innehåller ”+viktigt” flyttas sådana meddelande till en särskild mapp när de tas emot.

 

Använd olika roller för olika uppdrag

Här förklarar vi hur du kan skicka e-post från olika avsändaradresser inloggad på ditt egna konto.

Det är användbart att skapa olika roller om du ena stunden skulle vilja skicka e-post i uppdrag för ditt företag och då använda en viss e-postadress (support@dittföretag.se) och i andra fall i rollen som privatperson och då skicka meddelanden från en annan (dittnamn@dittföretag.se).

  1. Gå in på Inställningar > Konton.
  2. Klicka på Lägg till Roll.
  3. Nu är det bara att fylla i lämplig information under Rollinställningar.
    Rollnamn är det namn som du ser då du ska välja från vilken roll du vill skicka e-post från. Det namnet visas inte i själva meddelandet då det skickas.
  4. Skriv in namnet som ska visas i fältet Från när e-post skickas.
    Välj vilken e-postadress som du vill skicka från. Välj från listan eller skriv in en ny.
    OBS! E-postadressen måste vara registrerad i Work2Go, som ett konto eller som en extra e-postadress/alias.
  5. Om du vill att mottagaren skickar sitt svara till en annan e-postadress än den du skickar från, sätter du ett kryss i rutan vid Svar till och anger den andra e-postadressen.
  6. Klicka på texten Hantera signaturer… för att lägga till en signatur till rollen.
    Om du inte redan har skapat signaturen kan du lägga till den senare.
    Välj Ingen signatur om du inte vill att en signatur ska läggas till automatiskt.
  7. Välj om den nya rollen ska användas automatiskt när du svarar på e-post som skickats till rollens e-postadress eller när du svarar på e-post som finns i en specifik mapp.
  8. Klicka Spara högst upp till vänster när du är klar.

Lägg till andra e-postkonton i ditt Work2Go

Du kan lägga till fler e-postkonton till ditt Work2Go och på så vis samla alla dina e-postadressers inkorgar på ett och samma ställe.

 

 

 

 

1. Gå in på fliken Inställningar > Konton.
2. Klicka på Lägg till externt konto och fyll i uppgifterna under Inställningar för externt konto.

I det här exemplet har vi lagt till ett konto från gmail.com. Om du vill lägga till ett konto från en annan leverantör måste du få rätt kontoinställningar för att lägga till ett IMAP-konto från dem först.

3. Fyll i e-postadress och lämpligt kontonamn.

4. Välj kontotyp IMAP och fyll i de inställningar som du har fått från din andra e-postleverantör.
5. Klicka Testa inställningar för att kontrollera att du fyllt i rätt information.

6. Bestäm vart du vill att meddelanden som skickas till denna e-postadress ska hamna.


7. Fyll i ditt namn och aktivera Svar till om du vill använda denna funktion.
8. Klicka Hantera signaturer för att lägga till en signatur.
9. Klicka sedan Spara högst upp till vänster då du är färdig.
När du ska skicka e-post från det här kontot väljer du det i rullmenyn vid Från då du skriver det.

OBS!
Om du får felmeddelande när du lägger till Gmail kan du behövas uppdatera/byta lösenord och/eller tillåta Mindre säkra appar i Mitt konto.

Skapa filter för att sortera e-post

Filter hjälper dig med att får kontroll över din inkorg och sorterar inkommande och utgående e-post automatiskt åt dig.

Gå till fliken Inställningar > Filter.

  1. Välj om du ska skapa ett filter för inkommande eller utgående e-post genom att klicka på respektive flik.
  2. Klicka sedan Nytt filter så att dialogrutan Lägg till Filter öppnas.
  3. Ge filtret ett passande namn samt kryssa i att filtret ska vara aktivt (om du inte vill aktivera det vid ett senare tillfälle förstås).
  4. Ställ in det/de villkor som passar syftet med filtret.
    Bearbeta inte fler filter ska vara markerad. Klicka OK när du är klar.

Något av – betyder att när något av villkoren uppfylls så tillämpas åtgärden.
Alla – betyder att alla villkor måste uppfyllas för att åtgärden ska utföras.
Följande steg kan upprepas om filtret ska innehålla fler villkor och åtgärder.
Välj passande alternativ från rullgardinsmenyn.

Skapa ett filter utifrån ett e-postmeddelande

Högerklicka på ett meddelande eller e-postadress och välj Nytt filter / Lägg till i filter > Nytt filter.

Exempel på hur ett filter kan skapas och användas

Om du t ex vill att alla meddelanden från en viss e-postadress med ett visst ämne ska läggas i en speciell mapp kan du välja följande inställningar.

  1. Om alla följande villkor uppfylls:
    Från – matchar exakt skriv in den aktuella e-postadressen i rutan.
  2. Klicka på + för att lägga till ett till villkor.
  3. Ämne – innehåller skriv in mejlets ämne i rutan.
  4. Utför följande åtgärder: Spara i mapp (hitta rätt mapp genom att klicka på Bläddra…)

Få mindre viktig e-post flyttad från din inkorg

Du kan ställa in ett filter för att få e-post som är mindre viktig, såsom nyhetsbrev och uppdateringar från sociala medier, att levereras till en separat mapp istället för din inkorg.

Mappen Aktivitetsström placeras i din personliga lista över mappar i översiktsfönstret till vänster, så att du enkelt kan gå igenom dess innehåll när du har tid över.

  1. aktivitetsstrom1Klicka på kugghjulet bredvid rubriken Mappar och välj Aktivitetsström.
  2. Sätt en bock i rutan vid Flytta meddelanden… för att slå på aktivitetsströmmen och välj sedan vilka meddelanden som du vill få flyttade automatisk. Klicka sedan på Spara.

Följande typer av meddelanden kan flyttas

  • Meddelanden som skickas till en distributionslista som du är medlem i
  • Kommersiella massutskick
  • Meddelanden där din adress inte finns i Till eller i Till eller Kopia fälten
  • Meddelanden från människor som inte finns i din adressbok

Du kan även finjustera inställningarna ytterligare när du klickar på Avancerade kontroller. Då kan du få dessa typer av meddelanden markerade med en etikett, markerade som redan lästa, flaggade eller få dem omdirigerade till en annan e-postadress.

Hur filter kan användas för att förenkla din dag

Genom att använda e-postfilter ökar effektiviteten i ditt arbete. Här berättar vi hur filter kan hjälpa dig med att hantera alla dina e-postmeddelanden.

Du kan skapa filter utifrån en rad olika regler för att få dina meddelande sorterade i olika mappar och på så få kontroll över informationsflödet, vilket i sin tur ger dig mer tid över till annat arbete.

Det går även att stänga av och på filter så att du kan ha dem aktiva periodvis om så önskas.

Filter för inkommande meddelanden

  • Sortera meddelande i mappar utifrån kriterier som e-postadress, ämne, storlek, datum, innehåll, bilagor, kalenderinbjudan, läskvitton. Samt om det ska eller inte ska innehålla det angivna kriteriet.
  • Sätta upp flera kriterier på ett och samma filter.
  • Automatiskt märka meddelande med etiketter, flagga eller som läst.
  • Inkommande meddelande kan automatiskt flyttas till en specifik mapp.
  • Vidarebefordra ett meddelande till en annan adress.
  • Radera meddelanden. Vilket betyder att meddelandet inte når ditt konto alls.

Filter för utgående meddelanden

  • Sortera utgående meddelanden som sparas i skickat mappen till en annan mapp.
  • För att markera e-post med en etikett.
  • Vidarebefordrar ett utgående meddelande till en annan e-postadress.

OBS! När du har skapat ett filter, kan du köra det filtret över de meddelanden som redan finns i din inkorg. Det enda du behöver göra är att markera det filter du vill köra och sedan klicka på Kör filter.

Få popup-fönster när du får e-post

Läs om hur du kan få en notis när du får ny e-post.

popup_liveDu kan få popup-fönster i det nedre högra hörnet i din dators skärm när du mottar nya e-postmeddelanden i Work2Go. De är bleka i färgen och blinkar inte och tar på så vis inte all din uppmärksamhet som andra liknande meddelanden kan göra. Däremot ser du vem det är som har skickat ett meddelande till dig och vad det har för ämnesrad. Är det inte intressant nog att läsa det med en gång, är det bara att fortsätta med det du redan arbetade med. Om det är något du vill läsa med en gång, är det bara att klicka på popup-fönster och du flyttas till inkorgen för att läsa meddelandet.

Har du tidigare svarat Nej på frågan, men ångrat dig nu?
Läs stycket Ändra inställning för att få popup-fönster längst ner på sidan.

1. När du mottar e-post och följande fönster öppnas, ska du välja Yes / Ja.

1-empty_box_red

2. Bekräfta sedan inställningen i din webbläsare.

Firefox

Om du använder Firefox öppnas följande meddelanderuta (om inget öppnas automatiskt, klickar du på den lilla megafonen framför URL:en). Klicka på pilen och välj Visa alltid notifieringar.

work2go-popup_red

Chrome

Om du använder Chrome öppnas följande meddelanderuta under URL:en. Klicka på Tillåt.

w2g_popup_chrome

Ändra inställning för att få popup-fönster

Har du tidigare sagt nej till popup-fönster men vill få dem nu gör du följande steg.

Firefox

  1. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > ta bort markören för rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.
  2. Ctrl + Shift + Delete klicka Ta bort.
  3. Logga ut från ditt konto och logga in igen.
  4. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > markera rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.

När du får nytt e-postmeddelande nu, få du Informationsrutan igen på nytt.

  1. Välj JA i rutan med rubriken Information.
  2. Klicka på pilen och välj Visa alltid notifieringar i rutan med megafonen.

Chrome

  1. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > ta bort markören för rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.
  2. Ctrl + Shift + Delete klicka Ta bort.
  3. Logga ut från ditt konto och logga in igen.
  4. Inställningar > E-post: Mottagning av meddelande > markera rutan vid Visa Popupmeddelande > Spara.

När du får nytt e-postmeddelande nu, få du Informationsrutan igen på nytt.

  1. Välj JA i rutan med rubriken Information.
  2. Klicka på Tillåt i webbläsarens verktygsfält för att tillåta att Work2Go visar meddelanden för dig.

Gör Work2Go till standardprogram för e-post

Hur du kan ställa in så att Work2Go öppnas åt dig när du ska skicka e-post från en hemsida eller program.

I många program och på hemsidor kan du klicka på en länk för att få information skickad som ett e-postmeddelande. Nu kan du ställa in så att Work2Go blir ditt standardprogram för e-post, vilket menas att om du t ex klickar på en länk för att skicka information från en hemsida som ett e-postmeddelande, öppnas ett nytt meddelande på ditt konto i Work2Go med till-adressen och informationen redan ifylld åt dig.

Ställ in standardprogram för e-post i Firefox

mailto1_firefox1. Klicka på menyn i det övre högra hörnet > Inställningar.
2. Gå till Program och skrolla listan tills du kommer till mailto.
3. Klicka på pilen och välj Använd Work2Go > OK.

mail2_firefox2

 

Bli inte störd varje gång du får nya e-post

Det finns inställningar som du kan ändra på, som anger hur du får reda på att du fått nya e-postmeddelanden.

Om du får många e-postmeddelanden till din inkorg och störs av det ljud/blinkning/meddelanderuta som visas för inkommande meddelanden, bör du ändra på inställningarna för mottagning av meddelanden.

  1. Gå till fliken Inställningar > E-post > Mottagning av meddelanden.
  2. Korrigera inställningarna vid Mottagningsaviseringar.
  3. Klicka Spara i det övre vänstra hörnet.

Markera flera meddelanden samtidigt

Genom att markera flera på samma gång blir det smidigare och snabbare att hantera din e-post.

delad-etikett

Ser du inte någon markeringsruta framför dina e-postmeddelande som på bilden till höger?

  1. Gå till fliken Inställningar > Allmänt: Övriga inställningar
  2. Inställningar: Visa kryssrutor för att välja objekt i listor ska vara valt. Spara uppe till vänster.
  3. Nu kan du klicka i en bock i rutan. Håll nere Ctrl-tangenten för att markera flera på samma gång eller Shift-tangenten för att klicka flera i en följd. (Klicka den översta med Shift nedtryckt och sedan den sista då du fortfarande har Shift nedtryckt och alla dem emellan blir markerade samtidigt.)

 

Inställningsalternativ för e-post

Information om olika inställningar som du själv kan göra för din e-post på ditt konto.

Gå till fliken Inställningar > E-post för att anpassa hur du vill att e-post ska hanteras på ditt konto.

Visning av meddelanden

  • Hur ofta nya meddelanden ska hämtas hem.
  • Visa meddelanden som HTML, dvs att formatering som t ex fet stil ska synas eller inte.
  • Visa utdrag av innehållet i e-postlistan.
  • Visa meddelandet i ett nytt fönster om du dubbelklicka.
  • Hämta bilder i HTML-formaterade e-post automatiskt. (OBS! Risken för virus.)
  • Ändra markering för e-post som blivit lästa.
  • Vilket meddelande i följd ska markeras efter att du tagit bort ett annat.
  • Visa etikettens färg tydligare på de som du har markerat med en etikett i e-postlistan
  • Om du bara vill se vissa e-post då du loggar in på Work2Go ställer du in det vid ”Standard-e-postsökning”. Skriv in:inbox om du vill se all e-post, is:unread om du bara vill se olästa meddelanden. tag:etikettens namn om du vill se etikettmarkerade. in:mappens namn om du bara vill se de som finns i en viss mapp. Om det gäller en undermapp som du skapat i inkogen skriv in:inbox/mappens namn. OBS! Om en etikett eller mapp har flera ord använd citationstecken runt orden, t ex ”Oläst e-post”.

Mottagning av meddelanden

  • Ett ljud ska höras.
  • E-post fliken markeras.
  • Webbläsaren blinkar/lyser upp.
  • Popupmeddelande visas.
  • Vidarebefordra en kopia till annan e-postadress samt om kopior ska sparas eller inte.
  • Hur inkommande begäran av läskvitton ska hanteras.
  • Hur e-post som du skickat till dig själv ska hanteras.
  • Dubbletter av ett meddelande tas bort automatiskt.

Skriva meddelanden

  • Välja hur texten ska vara formaterad.
    Du kan även välja att du vill att texten ska vara oformaterad som standard.
  • Spara automatiskt utkast av meddelanden medan du skriver.
  • Begär alltid läskvitto.
  • Svara/Vidarebefordra i dess ursprungliga format. På så vis kan du vara försäkrad om att mottagaren får tillbaka svaret i ett format som de kan läsa.
  • Skriv alltid i ett nytt fönster.
  • Stavningskontrollera alltid innan e-post skickas.
  • Spara en kopia i mappen Skickat.
  • Om du vill att ursprungsmeddelandet ska inkluderas eller inte då du besvarar eller vidarebefordrar ett meddelande samt hur detta ska se ut.

Alternativ för spam

Spärra eller tillåta meddelanden från en viss domän eller e-postadress.
OBS! Skräppostfiltrering sköts redan genom MailSafe vilken ingår i Work2Go.
Detta är enbart en inställning om du själv vill blockera någon specifik avsändare.

Öppna e-post från andra klienter

Välj om all e-post eller bara nya ska hämtas när du lagt till ett POP3-konto i Work2Go. Om skräppost ska hämtas och hur inkommande borttagna meddelanden ska hanteras.

Arbeta med bifogade filer

Presentation över hur du kan jobba med bilagor i ditt konto.
  • E-post kan innehålla bifogade filer i olika format. En del kan öppnas i datorn direkt, medan andra kräver att något program är installerat på datorn att öppna filen med, som t ex Word.
  • Meddelanden som innehåller en bifogad fil har ett gem bredvid ämnet.
  • Öppna en bifogad fil genom att klicka på filnamnet för att titta på den direkt.
    Med Hämta kan du välja vilket program du vill öppna filen med eller om du vill spara filen på din hårddisk. Väljer du Portfölj läggs en kopia av filen i den mapp du väljer. Sen kan du välja att Ta bort filen, vilket är bra eftersom det är onödigt att ha den dubbelt på sitt konto.

Spara ner bilagor till din dator

    1. Klicka på Hämta i e-postmeddelandets huvud > välj Spara fil.
    2. Den bifogade filen sparas där din dator brukar spara nedladdade filer, t ex i mappen Hämtade filer eller på ditt skrivbord (detta går att ställa in i din webbläsare).
    3. Tillbaka till e-postmeddelandet och klicka Ta bort.
    4. Välj Ja vid frågan Vill du ta bort den här bilagan permanent?
      Bilagan är nu raderad.

Om du vill få tillbaka filen igen, finns den möjligheten genom att klicka på Återställ borttagna objekt och söka efter filens namn.

Svara på e-post med bilaga

Någon har bifogat en bilaga till ett e-postmeddelande och du ska svara på det. Om du vill skicka ett svar UTAN bilagan behöver du inte göra annat än att fylla i ditt svarsmeddelande. Men vill du skicka tillbaka ett svar där bilagan följer MED igen, klickar du bara på Lägg till bilagor från ursprungligt meddelande.

 

Hur blockerar jag en avsändare?

Om det är en viss e-postadress som du vill blockera e-post ifrån kan du fylla i den e-postadressen i din spärrlista.
  1. Gå till fliken Inställningar > E-post.
  2. Skrolla ner på sidan tills du kommer till rubriken ”Alternativ för spam”.
  3. Där lägger du in e-postadressen.
  4. Glöm inte att klicka Spara högst upp till vänster också.