Archive | Nyhetsbrev

Filter

”In med det nya – ut med det gamla” säger man vid nyår.” In med effektivitet – ut med en rörig inkorg” säger jag då.
Genom att skapa filter kan du nämligen få betydligt mer struktur i din inkorg, utan att lyfta ett finger. Tänk vilken tid du sparar genom att få din inkommande mejl sorterad i olika mappar, helt per automatik. För det första kanske det inte är så lätt att hitta bland sina mejl om man bara låter dem ligga i sin inkorg. För det andra kan det dessutom vara en ökande stressfaktor att känna sig översvämmad av alla mejl som aldrig verkar ta slut. Ju färre mejl i min inkorg, ju mindre pressad känner jag mig i alla fall. Nedan beskriver jag några olika exempel på när det är en bra idé att använda sig utav filter och som vanligt finner du information om hur du utför tipsen bland mina länktips i den högra kolumnen.

Få din mejl sorterad

En del mejl är viktigare och mer akuta än andra, som t ex om du får larm eller beställningar via mejl. Och troligen får du även en del andra mejl som å andra sidan inte är lika brådskande att läsa nu med en gång, utan som du kan vänta med att läsa i lugn och ro vid ett senare tillfälle, som det här utskicket kanske. Likaså kan det vara skönt att få sin mejl sorterad från de man ofta konverserar med. En del använder samma epostadress för både sitt arbete och privat. I så fall vill jag rekommendera dig att filtrera ut privata kontakter till en egen mapp.
Och om du får många kalenderinbjudningar eller läskvitton, kan det vara skönt att även få dem till en separat mapp.

Markera som läst/med etikett/flagga

Om du t ex redan skapat ett filter för att sortera mindre akuta mejl till en separat mapp, kan du redigera det filtret och lägga till en ytterligare regel. Det vill säga en regel som samtidigt markerar mejlet som redan läst då du tar emot det. Sen läser du mejlen senare då du har tid över och du behöver inte känna dig stressad över att ha så många olästa mejl.

För att inte drunkna i mappar, kan du t ex samla alla nyhetsbrev/utskick i en och samma mapp, men få dem markerade med olika etiketter, för att lätt se vilka som kommer från vilken avsändare.

Vidarebefordra till en annan epostadress

Om du t ex ska vara borta från din arbetsplats under en kortare tid och någon annan ska ta hand om din inkommande mejl under tiden. Kan ett filter vidarebefordra dina mejl till en av dina kollegor. Du kan välja att en kopia av mejlet ska sparas kvar på ditt konto eller att det bara skickas vidare.

Rensa din inkorg så mycket det går helt enkelt!

helenahelena_sign

Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där du kan synka ditt konto till Outlook och din mobil. Det är inte bara din mejl, kontakter och kalender som synkas till Outlook, utan även dina filter mm. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Smarta mejlfunktioner

Det finns många funktioner du kan använda dig av när du arbetar med din mejl i Work2Go. Jag ska gå igenom ett gäng idag. Du kan lätt hitta de olika funktionerna på egen hand, genom att klicka runt på ditt konto. Men ibland är det ju rätt skönt att bara bli informerad och slippa leta själv också, eller hur?! Så därför blir det kort och gott lite tips och trix igen, men med fokus på epost den här gången.

Utseendet räknas det med

Du har väl inte missat att du kan ändra på de olika visningslägen genom att klicka på Visa i verktygsfältet va?

  • Läsfönster till höger – typiskt Outlook-utseende.
  • Läsfönster längst ned/av –  nu kan du sortera mejl utifrån dess datum, avsändare, bilagor, ämne eller storlek.
  • Sortera mejlen efter meddelanden var och ett för sig eller efter konversation då flera mejl med samma ämne slås ihop till en post.
  • Själva temat/bakgrundsfärgerna kan du också ändra. Det gör du på fliken Inställningar > Allmänt.

Skapa filter för att automatisera mejlflödet

Genom att skapa filter kan du effektivisera informationsflödet och få mer tid över till annat. Du kan bl a

  • få din inkommande mejl sorterad i olika mappar,
  • få mejl vidarebefordrade till en annan adress eller
  • få dem märkta med etiketter, flaggor mm, helt per automatik.

Hantera mejl utan att logga in på kontot

  • Du kan vidarebefordra kopior av mejl som du mottar, till en annan epostadress. Det kan vara ett bekvämt alternativ om någon annan ska hantera din inkommande mejl under en begränsad tid.
  • Om personen även behöver komma åt gamla mejl, delar du ut din Inkorg istället.
  • Vill du att någon ska få besked om att du har fått mejl, utan att få själva mejlet, kan du ställa in det med.
  • Var noga med att välja rätt avsändare då du svarar på mejl från delade Inkorgar. Om det är en utdelad Inkorg du ska svara på mejl ifrån, skapar du en roll som du använder som avsändare.
  • Om ni är flera som jobbar med mejlen i en delad Inkorg, kan det vara en bra idé att skapa undermappar som ni kan dra och släppa mejl mellan. Så syns det tydligt vad som är gjort och vad som är kvar att jobba med.

Rensa din Inkorg

Det mest kontrollerade tillvägagångssättet att radera mejl med stora bilagor, gör du på följande vis.

  1. Se din Inkorg med visningsläget Läsfönster längst ned/av.
  2. Klicka på Storlek högst upp på verktygsfältet för att sortera mejlen efter storleksordning.
  3. Markera de mejl du vill radera. (Kortkommandon som Ctrl+klick och Shift+klick fungerar i Work2Go.)

Om du sedan INTE vill tömma hela din papperskorg med en gång, kan du markera de mejl som du vill ta bort och sedan klicka på Radera i verktygsfältet (eller högerklicka och välja Radera där).

Söka efter mejl

Använd visningsläget Läsfönster längst ned/av och sortera mejl utifrån relevant alternativ eller använd sökfunktionen högst upp.

Mejla bilder

Vill du skicka många bilder till någon eller högupplösta bilder på flera MB, kan det vara enklare om du sparar dem i en mapp i din Portfölj istället. Därefter mejlar du länken till Portföljen, till den/de som du vill ska få tillgång till dina bilder. Även fast du kan skicka mejl med tunga bilagor på flera MB, är det inte säkert att den du mejlar till kan ta emot dem.
Om du vill ladda upp flera filer/mappar till din Portfölj samtidigt, kan du ansluta till din Portfölj med hjälp av din dators filhanterare, via WebDAV.

Använd er gärna av tipsen och skicka iväg några trevliga jul- eller nyårshälsningar nu. Vi hörs igen nästa år hoppas jag. Tills dess får ni ha det riktigt trevligt under de kommande helgerna.

helenahelena_sign

Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där du kan synka ditt konto till Outlook och din mobil.  Det kostar inte mycket mer i månaden än ett standardkonto men ingår desto mer diskutrymme.
Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Synka ditt Work2Go-konto

Du sitter inte alltid vid ditt skrivbord på kontoret och när du lämnar kontoret gör du det sällan utan din bästa vän, mobiltelefonen. Mobilen har mer eller mindre blivit som en förlängning av datorn. Du kan surfa, mejla och göra så mycket mer än att bara ringa. Bland de kanske mest använda verktygen i mobilen, när det kommer till arbetslivet, är nog e-post och kalender. Två oumbärliga verktyg som kommer ihåg det din hjärna missar och som kommunicerar med kollegor världen över. Sätter du upp ditt konto med synkning kan du faktiskt se mobilen som en förlängd arm av de verktygen. När du lämnar din arbetsplats får du med dig din e-post och kalender var du än befinner dig. När du sedan kommer tillbaka till arbetsplatsen igen, finns allt det arbete du gjort på fältet speglat i din dator.

Jag skriver om synkning till mobiler här, men det fungerar exakt likadant på surfplattor. Tekniken som gör detta möjligt kallas för ActiveSync, vilket är en programvara för kommunikation mellan olika enheter, så som datorer, mobiler och surfplattor. Det som är så bra med synkroniseringen är just det att den är dubbelriktad – ändringar som du utför i mobilen överförs också till ditt konto i din dator/webbläsare. Skulle du råka illa ut och bli av med mobilen, behöver du inte oroa dig för att din information ska hamna i fel händer. Med ett enda knapptryck kan du nämligen radera ditt innehåll på mobilen.

Tips & trix då du vill synka

  • Ställ in Exchange kalendern som din förvalda Kalender.
    Lägger du till något i Kalendern som följer med din mobil, synkas det inte över till ditt Work2Go-konto, eftersom det är en separat Kalender.
  • Samma sak gäller Adressboken. Du måste lägga till kontakten i den eller de Adressböcker du har på ditt Exchange konto.
  • Har du många inlägg i din Kalender bör du välja att synka färre dagar. En Kalender med upp till 200 inlägg kan få problem.
  • Lika så bör du inte välja att synka alla dina mejl heller. Välj enbart att synka mejl från de mappar du behöver för att undvika onödig trafik.
  • Vill du spara på ditt batteri kan du välja Manuell synkning eller att synka med ett längre tidsintervall. Vid Manuell synkning synkas enbart information då verktygen används.
  • Kontrollera att du har Push aktiverat om du vill se när det kommit in något nytt till ditt konto.

 

Synka till Outlook

Som jag skrev om i ett tidigare utskick (2011-05 Outlook tillägget) kan man även synka sitt konto till Outlook. Vad som krävs är så klart ett Work2Go Pro konto (eftersom synkning enbart är tillgängligt i Pro-konton), Outlook 2003 eller senare version samt att du installerar Outlook tillägget på din dator.

Det är då inte bara dina mejl, kontakter och kalendrar som synkas, utan även dina etiketter, ditt frånvaromeddelande, filter och roller. Du kommer åt delade inkorgar, Adressböcker och Kalendrar och du har till och med tillgång till dina Uppgifter.

pumpkinsNästa gång tänkte jag ta en djupdykning i användbara funktioner då man skickar mejl. Det finns mycket man kan göra som man kanske inte tänker på förens någon berättar det för en. Så varför inte ta en titt på just den funktionen som de flesta av er egentligen sysslar med mest?! Tills dess får ni ha en Happy Halloween eller en mysig Alla helgona eller bara njuta lite av allt det positiva som hösten har med sig, som färgerna, den friska luften, tända ljus, brasor och härliga bad.

helenahelena_sign

Tips & trix

ideas174Nyckelordet för det här nyhetsbrevet är smidighet. Vem vill inte att arbetsdagen bara ska flyta fram, utan några som helst större störningsmoment. Slippa de där irriterande motgångarna som man stöter på lite då och då. Så som krångliga program, otydbara felmeddelanden eller onödigt krångliga tillvägagångssätt för att genomföra simpla uppgifter. Vid sådana stunder är det lätt hänt att man ställer sig frågan om varför det alltid måste va så krångligt för?! Men ofta är det egentligen inte så krångligt som man först tror. Det är bara det att man inte känner till de smidiga genvägarna. Just därför tänkte jag visa några smidiga sätt att utföra olika moment i Work2Go till er nu och hoppas att de ger en och annan aha-upplevelse samt förenklar er vardag.

Drag & drop

Dra och släppa filer av olika dess slag underlättar verkligen smidigheten och fungerar bäst om du loggar in på ditt konto med Avancerat läge.

  • Du kan gör det mellan dina mejl och dina Kalendrar för att boka ett möte.
  • Byta tidpunkt på dina kalenderinlägg genom att drag & drop i veckovyn.
  • Flytta filer mellan olika mappar.
  • Bifoga en fil till ditt mejl genom drag & drop från ditt skrivbord till ditt mejl.
  • Markera filer och mejl med etiketter.
  • Omstrukturera dina Uppgiftslistor.

Minikalendern

  • Längst ner till vänster finns en liten Kalender som underlättar bokning av möten. Endera högerklickar du på det datum du vill boka in något på eller så kan du dra och släppa ett mejl på datumet.
  • Det behöver inte vara möten. Det är även en smart funktion om du själv vill bli påmind om något vid en viss tidpunkt.
  • Du kan även snabbt och enkelt ta fram alla mejl som du skickat eller fått en viss dag. Det enda du behöver göra är att klicka på datumet i minikalendern.
  • Håller du markören över ett datum ett liten stund får du se vilka möten som är inbokade den dagen.

Chatta med dina kollegor

Du har väl inte missat att det följer med en chat till ditt konto också?
Längst ner till vänster, bredvid minikalendern finner du den.
Ett enkelt men ändock användbart sätt att kommunicera med dina kollegor.

Mejla från olika avsändare

  • Med hjälp av att skapa flera roller kan du skicka mejl utifrån olika situationer. Från dig som privatperson, som anställd, som fritidsledare, som föreningssekreterare eller något liknande.
  • Varje roll kan ha varsin signatur.
  • Med hjälp av filter kan du även få svaren du får då du mejlar från dina olika roller, sorterade till olika mappar, helt per automatik.

RSS-flöden och podsändningar

Du kan även blanda nytta med nöje i ditt konto. Om du prenumererar på podsändningar eller andra RSS-flöden, kan du sätta upp dem i Work2Go och på så vis få meddelande om när det finns något nytt intressant att hämta hem eller läsa.

Ett filarkiv att dela med sig av

  • Du kan mejla ut filer eller en länk till en fil, direkt från din Portfölj.
  • Alla du delar din Portfölj med behöver inte ha samma behörighet till dess innehåll.
  • Du kan skapa och visa presentationer och bildspel, direkt från Portföljen.
  • När du vill ladda upp filer till din Portfölj är det oftast smidigast genom din egen filhanterare

Spara endast på det som behövs

Det är lätt hänt att man spara på sig lite väl mycket information i onödan och efter en stund överskrider man sin kontokvota. Det går givetvis att köpa till mer och om du tycker att du behöver mycket mer, kan du t o m tjäna på att uppgradera till Work2Go Pro.
Men det finns också en del du kan göra för att spara på ditt diskutrymme.

  • Radera onödiga mejl och glöm inte bort att du även har alla dina skickade mejl sparade i din Skickat mapp.
  • Spara ner stora bifogade filer till din hårddisk och radera dem sedan från mejlet.
  • Sparar du en bifogad fil till din Portfölj skapar du en kopia av filen. Räcker det att spara en tar du sedan bort filen från mejlet.
  • Glöm sedan inte bort att tömma papperskorgen!

sunflower140Det blev ovanligt långt idag. Men när man väl börjar ge ut tips så är det svårt att sluta. Hoppas ni får användning för dem i alla fall. Synka sitt konto är en annan smidig funktion som finns tillgängligt om man har ett Work2Go Pro konto. Tänkte skriva mer om just det nästa gång. Nu till sist är det bara att säga som man gör i vårt kära grannland som varit med om alldeles för hemska händelser nu i somras: ”hade bra og på gjennsyn”

helenahelena_sign

Outlook tillägget

Installera Outlook tillägget till ditt Work2Go Pro konto Helena! Det är lätt!! Det är bara att ladda ner, dubbelklicka och sen klart… typ… Eller… INTE!?!!

Vet egentligen inte hur många gånger jag startade om Outlook för att lyckas få fram den där rutan man ska fylla i, för att slutligen få allt att fungera flytande. Jag är ju då ”lyckligt” lottad och har Outlook 2010 på min dator nämligen och den är ju så pass användarvänlig, att det är en hel vetenskap att hitta vissa inställningar som måste göras ”på baksidan” ibland… Men envis som jag är, så fick jag till det till slut och nu, när jag väl fått det att fungera, så fungerar det alldeles utmärkt!

outlook2011_490tilt

Work2Go Pro + Outlook tillägget = smidigt!

Men när jag väl fick till det så måste jag erkänna att det faktiskt är jätte smidigt och snyggt med för den delen. Sen är det ju så mycket mer än bara e-post man får tillgång till nu. Du kan även använda dina etiketter från Work2Go, ditt frånvaromeddelande, dina filter, byta mellan olika roller, du får påminnelser från din Kalender, du kommer åt delade inkorgar, Adressböcker och Kalendrar och du har till och med tillgång till dina Uppgifter. Det enda jag egentligen saknar är filarkivet i Portföljen och anteckningsböckerna jag har sparat i Dokument.

Du kan givetvis nöja dig med att ha ett Work2Go Standard konto och sätta upp ett IMAP-konto i Outlook. Men det betyder enbart att du kan arbeta med mejlen i Outlook. Om du även vill ha tag på dina kontakter som du har i ditt Work2Go konto, måste du först exportera ut filen från Work2Go och sedan importera den till din adressbok i Outlook. När du vill lägga till en ny kontakt och vill ha den tillgänglig både i Outlook OCH då du loggar in till ditt konto i en webbläsare, behöver du lägga till kontakten på båda ställen. Samma sak gäller din Kalender.

beachFunderar på om jag ska skriva om lite generella tips och trix för Work2Go nästa gång…
tja vi får nog se vad det blir.
Ha en skön sommar tills dess i alla fall!!

helenahelena_sign

Uppgifter

Själv är jag en rätt glömsk person, eller egentligen är jag nog inte det, utan bara tror att jag är det. Jag är i alla fall en sådan person som ständigt skriver kom ihåg-listor för allt möjligt. Shoppinglistor, packlistor, listor över sådant jag ska ta reda på då jag får tid över, vad jag ska köpa för presenter, listor för allt möjligt helt enkelt!! Att sedan få bocka av listorna får mig dessutom att känna mig extra nöjd med mig själv.

Men samtidigt är det lätt hänt att drunkna i alla listor. Som tur är finns det ett verktyg i Work2Go som kallas för Uppgiftslistor. Där kan man nämligen lägga upp listor av alla dess slag. Behålla dem som privata eller dela med sig av dem till andra. Listorna ger en snabb överblick på hur långt man kommit med sina projekt och vad som är kvar att göra, samt när det senast måste vara klart. Perfekt för sådana som mig!

Varför du ska lista dina Uppgifter

  • Enkelt sätt att styra upp dina projekt.
  • Försäkra dig om att inget viktigt glöms bort.
  • Du får en tydlig bekräftelse av att du närmar dig slutmålet när du ändrar uppgiftens status
  • Tydlig överblick + bättre koll = mindre stress.
  • Snabbt se vem som gör vad vid samarbeten.

Eftersom Outlook 2010 fungerar så smidigt tillsammans med Work2Go Pro, tänkte jag faktiskt skriva lite om just Outlook 2010 nästa gång.
Ha det bra tills dess!

helenahelena_sign

Delning

Hej!
Work2Go är så mycket mer än bara mejl. Det är framförallt ett samarbetsverktyg där delning av information har en central roll. Att dela företagets Adressbok och likaså Kalender, Dokument, Uppgiftslistor och filarkiv i Portföljen är ju en självklarhet, men e-postmappar då, när är de bra att dela?!

Bra anledning till att dela en e-postmapp

  • Ni har en allmän e-postadress, som t ex info@, som flera på företaget hanterar.
  • Men det behöver inte begränsas utifrån mejladressen. Man kan även sätta upp ett filter så att de inkommande info@-mejlen som t ex innehåller frågor om en viss produkt, hamnar i en separat mapp och att just denna mapp delas med de som arbetar med just den produkten.
  • När en kollega ska hantera en annan kollegas inkorg under en viss period, t ex under mammaledighet.
  •  Istället för att skicka e-postmeddelanden till ett tiotal adresser varje gång du har något nytt att informera om, kan du välja att dela ut en av dina mappar som innehåller just dessa meddelanden.

Behörighetsanpassa din delade information

Då du delar din information med andra Work2Go-användare kan du ge dem olika behörigheter. Allt från att enbart kunna läsa innehållet i mappen till att själv få redigera innehållet, radera filer, skapa undermappar, skicka vidare inbjudningar mm. Behörighetsnivån ställer du in per användare eller grupp.
Alla måste därmed inte ha samma behörigheter till din delade mapp.

Dela filer med allmänheten

Du kan också dela dina mappar till andra som inte har något konto i Work2Go. Endera sätter du ett lösenord på din mapp och mejlar ut, eller så ger du bara ut URL:en till mappen.
Kanske det är på tiden att ta sig en titt på fliken Uppgifter nu, eller vad säger ni?! En riktigt smidig funktion för alla er som likt mig gillar att planera.
Ha det bra tills dess och Glad Påsk!!

helenahelena_sign140_easter

Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där även synkning till mobil ingår. Det kostar dig inte mycket mer i månaden än ett vanligt konto och ger dig dessutom mer diskutrymme.
Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Sökning

Hej!
Något av det mest användbara och kraftfullaste verktygen som finns i Work2Go får jag nog ändå säga är dess sökfunktion. Jag pratade med en kund idag som sa att han hade förlorat ett mejl. Kunden i fråga har ett otaligt antal mappar för att sortera sina inkommande mejl i. I någon av de mapparna måste ju hans mejl hamnat, men i vilken?! Att söka igenom hundratals mappar efter ett ’borttappat’ mejl är tidskrävande och frustrerande. Men nej det slapp vi göra! Det enda vi gjorde var att fylla i namnet på personen som mejlat honom i sökrutan högst upp i Work2Go och vips hade vi mejlet han trodde att han hade förlorat. Så snabbt och enkelt fungerar det!

Den mest avancerade sökfunktionen finns för mejlen. Det går att hitta ett mejl utifrån epostadresser, särskilda ord i ämnesraden eller i meddelandet, datum eller tidsperiod, URL, telefonnummer, filstorlek, bilagor, etiketter och status. Men det är inte bara mejl du kan söka efter, utan allt som du har sparat på ditt konto. Så som dina filer, kontakter, möten, uppgifter, dokument och t o m sådant som finns i mappar som någon annan användare har skapat men delat med sig till dig.

Sök som du brukar

Precis som på Google kan du använda dig av en asterisk * som jokertecken. T ex om du söker efter hu* får du sökresultat med orden hund, hus osv. Sökningen är alltid en exakt textsökning, men inte skiftlägeskänslig. Så det spelar ingen roll om du skriver med små eller stora bokstäver.

Spara dina sökningar

Om du skapar en sökning som du tror att du kommer vilja använda igen kan du spara den. Nästa gång du vill göra sökningen igen är det bara att klicka på den sparade sökningen och du får fram sökresultatet med en gång, utan att behöva ställa in de olika sökkriterierna igen.
Att dela med sig av sin kunskap och sitt arbetsmaterial till andra är alltid uppskattat, så därför tänkte jag gå in lite mer på just delning nästa gång. Då hoppas jag det är lite varmare ute!

helenahelena_sign

MailRelate

För avancerad utskicksfunktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Portföljen

vintermotiv470

Hej!
Jag tänkte ha en liten genomgång av Portföljen med er den här gången. En möjligen okänd och kanske oupptäckt del av Work2Go, som i själva verket utgör en central plats på ditt konto. Precis som i alla andra delar av Work2Go kan du självklart även här dela dina mappar med andra. Den stora poängen med Portföljen är just att använda den som en central samlingsplats för filer. Om du förvarar dem här kan du alltid komma åt dem, från vilken dator som helst eller t o m din SmartPhone, var du än befinner dig. Filerna kan vara alltifrån textdokument, kalkylblad, presentationer, PDF:er, bilder och andra mediafiler och du har även tillgång till en ordbehandlare, kalkylprogram och presentationsverktyg direkt i din Portfölj. Ingen annan mjukvara behövs! Du kan t o m visa upp dina presentationer och bildspel härifrån.

Anslut din Portfölj med datorns filhanterare

Ett bra sätt att hantera filer i din Portfölj är att använda en s k ’WebDAV-klient’. En sådan klient möjliggör en nästan osynlig koppling mellan din dator och Work2Go. Portföljen i Work2Go dyker då upp som en mapp eller disk i din lokala filhanterare/utforskare.  Om du är van att skriva dina texter i ett visst program på din dator, kan du fortsätta med det och när det är dags att spara filen, drar du bara över en kopia av den till din Portfölj.

Mejla fil eller länk från din Portfölj

När du vill visa upp en fil som du har i din Portfölj för någon, kan du endera bifoga den i ett mejl eller skicka ut länken till den. Vad som är viktigt att veta är att den som får tillgång till filen då kan göra ändringar i den.

Nästa gång tar vi oss en närmare titt på hur du snabbt och enkelt kan söka rätt på de mejl och filer som du har sparat på ditt konto.
Ha det gott!

helenahelena_sign

Extra diskutrymme

Work2Go Standard kommer med 100 MB per konto och Work2Go Pro med 200 MB. Men du kan alltid beställa mer diskutrymme om så behövs. Du får t ex 100 MB extra för 25 kr/månad. Kontakta oss om du är intresserad.

Kalender

Hej!
Det här året börjar gå mot sitt slut och snart börjar ett nytt år. Nytt år – ny almanacka brukar det vara. Men i datorn är ju så inte fallet. Fast det känns ändå som en naturlig tidpunkt att ta sig en extra titt i sin Kalender nu. Kanske är det dags för nya rutiner, nya arbetsuppgifter, mer information som borde vara synlig för fler… Det finns mycket du kan göra med din Kalender och många smarta inställningar. Nu tänkte jag kort presentera några funktioner som alla borde känna till att de finns. Sen är det ju så klart upp till dig om du tycker de är användbara eller inte.

Dela Kalender med dina kollegor

En väldigt effektiv funktion då man vill boka möten eller för den delen bara  hålla koll på vart folk håller hus. Samtidigt som du givetvis kan använda den för dina privata inlägg, som bara du kan se.

Ha med dig Kalendern i din mobil

Som jag skrev i föregående utskick kan du synka din Kalender till din mobil om du har Work2Go Pro. Annars kan du lägga upp en prenumeration till den eller logga in på ditt konto i mobilens webbläsare.

Visa en Kalender på din hemsida

Om du arbetar med bokningar av olika slag kan det vara smidigt att ha en Kalender på din hemsida. Det går även att sätta upp RSS för nya inlägg.

Flera tidzoner

Brukar du ha telefonmöten med någon som sitter i ett annat land?
Då kan du ställa in så att du ser fler tidzoner där du skapar mötet och på så vis slipper hålla reda på tidsskillnaden själv.

Vidarebefordringar av mötesinbjudan

Är du tillfälligt frånvarande från ditt arbete och har någon som håller ställningen åt dig? Då kan du sätta upp en vidarebefordring av dina mötesinbjudningar så att de går direkt till den personen istället.

Ta gärna en titt på länkarna om du tyckte något av tipsen lät intressant.
Vad sägs om en presentation av Portföljen nästa gång?!
God Jul och Gott Nytt År till er Alla!!

Helena_jul

 Work2Go Pro

Det här är den mest avancerade versionen, där även synkning till mobil ingår. Det kostar dig inte mycket mer i månaden än ett vanligt konto och ger dig dessutom mer diskutrymme. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

iPhone

Hej!
Jag var sent ute med att skaffa mig en iPhone, men nu står även jag och svischar hejdlöst med mitt finger, hit och dit. Det är inte bara bekvämt, utan dessutom väldigt enkelt. Så nu vill jag presentera hur du kan arbeta med ditt Work2Go-konto i din iPhone. Nu blir det lite specifikt för iPhone, men om du har en annan smartphone, kan du självklart även använda den.

Arbeta med dina mejl, kontakter och kalender

Med Work2Go Pro kan du synka ditt konto med din mobil och alltid ha din information tillgänglig, även när du är på springande fot. Du kan själv välja om du vill att alla mejl ska synkas eller bara vissa. Hur lång tid tillbaka i tiden detta ska ske samt hur ofta. Detta gäller inte bara mejlen utan även din kalender och kontakter. Om du skulle bli av med din mobil behöver du inte oroa dig för att din känsliga och viktiga information ska läcka ut. Det är bara att logga in på ditt konto på nätet och med ett knapptryck är informationen raderad på din mobil.

Skicka och ta emot mejl

Om du bara är intresserad av att hantera dina mejl i din mobil, skapar du ett IMAP-konto. Då kan du hantera din inkorg både på din dator och i din mobil.

Få påminnelser från din Kalender

Om du lägger upp en prenumeration till din Work2Go Kalender kan du se vad du har inbokat samt få påminnelser inför möten. Har du Work2Go Pro kan du dessutom boka in fler möten, direkt från din mobil.

I nästa utskick tar vi oss en titt i Kalendern. Så att det blir avklarat inför det nya året. Tills dess, ha det gott!

helenahelena_sign

MailRelate

För avancerad utskicks-funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Etiketter

Ordning och reda – pengar på fredag!

Vet inte helt varför jag gillar det uttrycket. Det finns väl en liten ordningsmänniska inom mig helt enkelt. Kanske inte så konstigt att jag fastnat för just etiketter i Work2Go ändå. Med dem kan jag sitta och markera lite allt möjligt i mitt konto. Färgglatt och fint blir det med! Du kan till exempel markera meddelanden som hör ihop eller lyfta fram de som är lite mer viktiga eller mer brådskande än andra med etiketter. Och med hjälp av filter kan du även få inkommande mejl markerade automatiskt.

Men det är absolut inte bara bland mejlen som etiketter är en lysande funktion. Om du snabbt och enkelt vill ta fram vissa kontakter, utan att ha dem samlade i en och samma Adressbok eller Kontaktgrupp, kan du markera respektive kontakt med en etikett och därefter gör en sökning. I Kalendern kan du sortera och hålla koll på olika möten med hjälp av etiketter och när man arbetar med filer och dokument är ju markeringar av detta slag givet. Det går dessutom att använda flera etiketter på ett och samma objekt, vilket är en väldigt användbar funktion då en och samma fil, kontakt, mejl eller dylikt ska användas i olika sammanhang samtidigt.

Söka efter etiketter är jättelätt. Det är bara att dubbelklicka på etiketten i fråga i den vänstra kolumnen och du får fram samtliga inom just den delen av Work2Go som du befinner dig i. Du kan självklart även använda den avancerade sökfunktionen.

Läs gärna mer i länkarna och börja använd de där färglada etiketterna nu!

Nästa gång tar jag greppet om min iPhone och ser hur smidigt den fungerar med mitt Work2Go-konto.

helenahelena_sign

MailRelate

För avancerad utskicks-funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Utskick i Work2Go

Hej!

Hoppas ni haft en trevlig sommar. Inte för att den är över redan men jag antar att de flesta av er är liksom jag tillbaka på jobbet igen nu och då känns det ju lite som om sommaren är över. Lite trist men ändå skönt att komma in i rutinerna igen. Det är anledningen till att det aldrig blev ett juli-utskick. Ingen idé att skriva när de flesta ändå inte var på plats för att läsa, eller hur?!

Precis som jag är det nog många av er som regelbundet skickar ut e-post till flera mottagare samtidigt. Om du gör stora utskick vill jag rekommendera att logga in på admin-delen av Work2Go och skapa distributionslistor. Men det går även att göra liknande utskickslistor genom att skapa Kontaktgrupper i ditt konto. Ska du skicka till ett fåtal mottagare kan du lika lätt plocka dem manuellt från Adressboken också. Ett annat tips är att markera kontakterna med en etikett och sedan söka rätt på dem då det är dags att göra ett utskick. Denna smidiga funktionalitet är något jag själv börjat använda mig utav allt mer nu på sistone. Vill du bara skicka till några få kan du självklart skriva i adressfältet själv och vad som är riktigt bra är att du inte behöver skriva ut hela adressen. Det räcker med de första bokstäverna och du får fram en lista med passande förslag från din Adressbok som det bara är att klicka på.

En annan av alla nyheter i nya Work2Go som jag verkligen gillar är att mejlet automatiskt sparas som ett utkast. Du kan börja jobba på det, ta en paus och sedan fortsätta igen då du fått inspirationen tillbaka igen. Sedan kan du självklart även formatera och förtydliga innehållet med hjälp av linjer, olika teckenstorlekar, liva upp med någon färg, lägga till länkar, bilder, tabeller osv. Var däremot observant på att utseendet kan förändras, beroende på vilken e-postklient mottagaren använder!

Titta gärna på länkarna jag lagt med på sidan. Jag hoppas de kan ge dig tips om vilket arbetssätt som passar just dig och dina utskick.

Nästa gång har jag tänkt lyfta fram min nya upptäckt: Etiketter!

helenahelena_sign

MailRelate

För avancerad utskicks funktionalitet, såsom statistik över vilka mottagare som öppnat ditt utskick mm kan du beställa WebbPlatsens tjänst MailRelate. Kontakta oss om du är intresserad så berättar vi mer.

Frånvarohanteraren

Hej!

”Frånvaromeddelande”, det är ett ord jag gillar… finns det något bättre än att sätta frånvaromeddelande på sin mejl och tala in på telefonsvararen att man är ledig?! Semesterkänslorna bubblar upp direkt.

I Work2Go kan du självklart skapa dem också. Det gör du under Inställningar > E-post. Lite längre ner på den sidan finns det en rubrik som heter ”Mottagning av meddelanden”, där du kan fylla i önskat meddelande samt under vilken period detta meddelande ska skickas ut automatiskt.

Sen är ju frågan, ska man verkligen uppge datumen då man är bortrest i meddelandet? Med tanke på risk för inbrott och andra eventuella otrevligheter. Visserligen är kanske inte det här din privata e-postadress, men för att ta det säkra före det osäkra behöver väl egentligen inte allmänheten veta vilket exakt datum du är borta från ditt arbete. I själva verket räcker det ju med att skriva att du inte är tillgänglig, men att den som försöker nå dig kan få hjälp från annat håll under tiden. Om det däremot är viktigt att vissa får reda på vilka datum det gäller, kan du berätta detta direkt till just dem.

Frånvaromeddelanden kan vara praktiska att använda även när du är på kontoret. Du kanske har jättemycket att göra, har en pressande deadline eller liknande på dig och har helt enkelt inte tid att ta hand om e-posten under ett par dagar. Då kan det vara bra att skapa ett kort och koncist autosvar som meddelar att du mottagit meddelandet men att ditt svar kan dröja lite. Den som nu skickar ett meddelande till dig får en bekräftelse på att du tagit emot meddelandet direkt och blir därmed mindre otålig med att få svar från dig.

Hoppas du fått en tankeställare eller två nu. Nästa gång ska det handla om att göra utskick.

Ha en riktigt skön sommar nu.

Hoppas solen och värmen håller i sig!

helenahelena_sign

Work2Go 2010 Information

Hej!

Mitt namn är Helena och jag arbetar på WebbPlatsen i Sverige AB. Jag är ofta den person ni pratar med först om ni har haft tillfälle att ringa till oss. I och med att vi nu har flyttat över era Work2Go-konton till en uppdaterad och mycket modernare version, vill vi månadsvis börja skicka ut användbar information till er.

Meningen med det här utskicket är att ni ska få inspiration och få en liten paus från ert arbete, samtidigt som ni kanske även lär er något nytt eller hittar nya idéer. Tanken är att ni ska hinna läsa mina alster på ungefär samma tid som det tar att dricka en kopp kaffe eller äta ett äpple! Det skall alltså inte bli några långrandiga ”kurser” eller så.

En tjänst som Work2Go innehåller så mycket mer än vad man egentligen anar. När jag började undersöka allt man verkligen kan göra i Work2Go blev jag ständigt överraskad! Liksom de flesta andra användare såg jag till en början det hela bara som ett e-postverktyg. Ett i mängden som liknar de andra, fast lite mer praktiskt i och med att man alltid kommer åt det på nätet, från vilken dator som helst. Men nu har jag börjat inse vidden och möjligheterna som faktiskt finns. Jag menar inte att sitta och prisa och predika för er hur storslaget Work2Go är. Liksom alla andra stöter jag då och då på funktioner som jag endera saknar eller som visst finns, men som jag inte riktigt vet hur jag ska få till för att det ska fungera. Så med de här utskicken vill jag berätta mer om de olika funktionerna som är möjliga och ge er tips och trix, utan att låta allt för frälst, lovar!!

Teknik är inte mitt största intresse här i livet. Det ska bara fungera och vara enkelt, bara flyta på utan några bekymmer och det är så jag vill att även ni ska känna då ni sitter och jobbar i Work2Go.

Samtidigt som jag sitter och skriver det här håller vi även på att lansera en helt ny webb som kommer innehålla hjälpguider, tips och annan matnyttig information. Likaså kommer dessa utskick finnas tillgängliga för att läsa och ladda ner där.

Nu hoppas jag att ni kommer vilja fortsätta läsa mina utskick. Ska sätta igång och skriva mitt andra med en gång. Då ska jag berätta mer om frånvaromeddelanden. Det är ju snart semestertider!

Tills dess, ha det gott!