Archive | Nyhetsbrev

Få ordning på din inkorg

Blir du stressad över att logga in på ditt konto och mötas av en så gott som full inkorg? Håller du på att drunkna bland all din e-post? Lugn bara lugn, den här gången ska jag berätta om ett par nya funktioner som du kan använda för att få ordning på din inkorg. Samtidigt som vi uppgraderade Work2Go för ett par månader sen tillkom även en rad nya funktioner. Bland dem finns två mycket användbara funktioner att använda nämligen aktivitetsströmmen och lagringspolicyn.

Med aktivitetsströmmen kan du få mindre viktig e-post flyttad till en separat mapp

Aktivitetsströmmen fungerar precis som ett vanligt filter som styr vidare inkommande e-post till en separat mapp. Syftet med aktivitetsströmmen är att hjälpa dig med att rensa bort mindre viktig e-post från din inkorg, så att du sedan bara har kvar den e-post som du bör läsa och eventuellt svara på först och främst.

Aktivitetsströmmen är skapat för att flytta undan e-post som nyhetsbrev, kommersiella massutskick och andra utskick som skickas till en distributionslista som du är medlem i, inklusive alla de där meddelanden du kan få från sociala medier som bl a berättar om nya statusuppdateringar. Men den kan även användas för att styra bort all e-post som kommer från andra adresser än de du har i din adressbok.

Du kan även få dessa typer av meddelanden markerade med en etikett, markerade som redan lästa, flaggade eller få dem omdirigerade till en annan e-postadress.

Synliga etiketter i inkorgen

Vill du att dina etikettmarkerade e-postmeddelanden ska stå ut och synas lite mer? Då kan du ordna det på fliken Inställningar genom att sätta en bock i rutan vid Message Color på E-post: Visning av meddelanden.

Få gamla e-postmeddelanden raderade

Dränks du av systemmeddelanden i din inkorg? Kanske det är meddelanden som skickas ut från ett ärendehanteringssystem eller meddelanden om att skrivaren behöver få nya färgpatroner eller att någon har gillat ditt senaste inlägg på Facebook. Vad det än är för meddelanden så kan de självklart vara intressanta och användbara för stunden, men de behöver sällan sparas särskilt länge. Till just detta ändamål finns det en lagringspolicy som du kan ställa in själv på ditt konto.

I Work2Go kallas denna funktion för meddelandekassering och ställs in per mapp. När du har valt detta alternativ raderas meddelanden i mappen som är äldre än den angivna tidpunkten automatiskt. Skulle du senare vilja återfå dessa raderade meddelanden går du bara till Papperskorgen > Borttagna objekt.

Filter för utgående e-post

När du svarar på e-post i en utdelad inkorg, kan de andra (som också har tillgång till kontot) se att du har svarat. Svaret i sig hamnar i din egen skickat-mapp. Om du vill samla inkommande och utgående e-postmeddelanden från dig, för den utdelade inkorgen, på ett och samma ställe, kan du skapa en mapp och ett filter som sköter det åt dig. Skapa en undermapp till den utdelade mappen och ge den t ex namnet Skickat. Skapa sedan ett filter för utgående e-post som flyttar de skickade e-postmeddelanden till den nya mappen.
Filter för att radera skickad e-post

Om du vill att skickade e-postmeddelanden flyttas från din skickat-mapp till din papperskorg, anger du följande inställningar när du skapar ett filter för utgående meddelanden. UTFÖR: Spara i mapp > Bläddra: Papperskorg

Vill du däremot inte ha kvar något spår alls av det skickade meddelandet på ditt konto, anger du istället följande inställning. UTFÖR: Kasta

Flagga eller markera med en etikett

Du kan även få skickade meddelanden markerade med en etikett eller flagga. Detta förenklar ditt arbete med att hitta just det där meddelandet bland alla dina andra skickade.

Distributionslista för e-post

En mailgrupp, eller en distributionslista som egentligen är det korrekta begreppet, är en lista med kontakter som är praktisk att använda när du vill skicka meddelanden till en hel grupp. Om du exempelvis ofta skickar meddelanden till marknadsavdelningens personal kan du skapa en distributionslista som kallas Marknadsavdelningen och som innehåller namnen på all personal där. Ett meddelande som skickas till denna distributionslista går då ut till alla mottagare på listan.

Skicka e-post till alla samtidigt

Beroende på företagets storlek kan även en lista med samtliga anställda vara en bra idé. Ett snabbt och enkelt sätt att nå ut till samtliga på en och samma gång. Informera om viktiga saker som till exempel en kick off, presentation av en nyanställd eller en akut driftstörning.

Skicka e-post till en mailgrupp där du ingår själv

Om ditt företag har alla anställdas e-postadresser samlade i en lista som t ex heter staff@dindomän.se och du vill göra ett utskick till dina kollegor, men tycker att det är onödigt att meddelandet även ska komma till din inkorg, kan du göra en inställning på ditt konto som förhindrar detta. Meddelandet kommer självklart att skickas till alla andra som finns sparade på listan.

Skapa en distributionslista

Distributionslista skapas genom att logga in på administratörskonsolen på administrationskontot. Det går också bra att kontakta vår support, så hjälper de er. Hör gärna av dig om du har några frågor eller skulle vilja ha fler tips eller hjälp när du ska skapa dina listor.

Zimbra Desktop

Har du någonsin varit med om att klicka på en e-postadress på en hemsida och i nästa sekund få ett pop-upp meddelande om att det inte finns något e-postprogram som datorn kan öppna? Eller att e-postprogrammet som finns installerat på din dator öppnas, men eftersom du inte har velat betala dyra pengar för en licens, kan du heller inte använda det? Någon som håller med mig och har själv blivit lite smått irriterad av det här? Ja jag blir det i alla fall, irriterad över att bara sitta och vänta på att meddelande efter meddelande ska dyka upp på min skärm, tills jag till slut kan återgå till det jag höll på med innan. Men så här behöver man inte ha det. Nu ska jag berätta vad du kan göra för att lösa denna frustration.

Installera e-postprogrammet Zimbra Desktop

Zimbra Desktop är ett program för din e-post som du kan ladda ner gratis. Det fina med detta program är att de som ligger bakom det, även utvecklar Work2Go. På så vis kommer du åt allt på ditt Work2Go konto, alla utdelade inkorgar, etiketter, signaturer, roller/avsändare, filter, kontakter, kalendrar, uppgiftslista och sist men långt ifrån minst, alla dina mappar i portföljen, både dina privata och utdelade.

Ställ in ditt standardprogram för e-post i datorn

Om du vill att Zimbra Desktop ska öppnas när du klickar på en länkad e-postadress på en hemsida, behöver du berätta detta för din dator. Detta gör du inte i datorns kontrollpanel, utan i själva programmet.

Ha tillgång till ditt konto i offline-läge

E-postmeddelanden som redan finns på ditt konto är alltid tillgängliga i Zimbra Desktop, även när du inte är ansluten till Internet. Att arbeta i Zimbra Desktop när den inte är ansluten till Internet kallas för att ”arbeta i offline-läge”. När du arbetar offline kan du inte få nya e-postmeddelanden, men du kan läsa dina redan mottagna meddelanden, skriva nya, rensa upp i mappar och göra andra ändringar som sedan kommer att synkroniseras tillbaka till ditt konto när du ansluter till Internet igen nästa gång.

Har jag övertygat dig nu? Hör gärna av dig om du har några funderingar kring det här. Självklart fungerar funktionaliteten att ett annat e-postprogram öppnas när du klickar på en länkad e-postadress, men det är bara i Zimbra Desktop som du får tillgång till allt på ditt Work2Go konto.

Om vi inte hörs igen innan midsommar, så vill jag passa på att önska dig en riktigt glad midsommar!

Kortkommandon


De flesta program har kortkommandon som finns till för att snabba upp arbetet för användaren. Visste du om att de även finns i Work2Go?! Visst, det står väl inte på allas högsta priolista, att lära sig en lista kortkommandon. Men brukar du göra ungefär samma sak i ditt konto, kan det vara värt att lära dig just de kortkommandon. Du finner den kompletta listan under fliken Inställningar eller om du håller ner tangenterna Ctrl + Q. Du kan skriva ut listan från den förstnämnda. Många kortkommandon står dessutom bredvid funktioner i menyerna i verktygsfältet eller när du högerklickar på något i kontot.

Jag jobbar mycket med etiketter på inkommande e-post som jag inte hinner ta itu med på direkten. Då ger jag dem en passande etikett för att snabbt förstå vad jag ska göra med det när jag får tid över. Att sedan ta bort etiketten när jag är klar med meddelandet, är ganska krångligt. Nämligen att först markera meddelandet, sedan högerklicka och därefter i menyn välja Märk meddelandet med en etikett > Ta bort etikett.
Då är det betydligt enklare att enbart markera medellandet med etiketten och sedan trycka ner U-tangenten.

De 10 mest användbara kortkommandon

Här är en lista på de jag tycker är mest användbara och relativt enkla att komma ihåg, speciellt om du tänker på vad aktiviteten kallas för på engelska. Med objekt menas t ex ett meddelande, kontakt eller möte.

N   –   Nytt objekt (New)
P   –   Skriv ut (print)
T   –   Märk ett objekt med en etikett (Tag)
U   –   Ta bort etikett (Untag)
R   –   Svara på ett meddelande (Reply)
A   –   Svara alla (reply All)
F   –   Vidarebefordra meddelande (Forward)
Ctrl + S   –   Spara (Save)
Enter   –   Öppna ett objekt
Delete   –   Radera ett objekt

Hoppas det här blir användbart för dig i ditt arbete med Work2Go. Hör gärna av dig om du undrar över något, stort eller smått. Hoppas värmen kommer hit för att stanna nu!

Din portfölj på nätet

Portföljen är en användbar del av Work2Go som låter dig skapa egna mappar för att organisera dina projekt och filer uppladdade från din dator. Du kan ladda upp vilken typ av fil som helst till din Portfölj. När filen är uppladdad kommer du åt den från alla datorer, surfplattor och mobiler med internetuppkoppling. Du kan också spara bifogade filer som du fått i ett mail. För att spara på din kontokvota rekommenderar vi dig att radera filen från mailet, efter att du har sparat den till din Portfölj. Det skapas nämligen en dubblett av bilagan när du sparar den.

Redigera dokument direkt i webbläsaren

Du kan även skapa Work2Go dokument i din Portfölj. De är enkla att använda och kräver inget extra program när du vill öppna och redigera dem. Work2Go dokument öppnas i en egen flik i webbläsaren och det är där du redigerar dem.

Checka ut en fil när den ska redigeras

Du kan dela ut utvalda mappar eller hela din Portfölj till dina kollegor. När du delar en mapp med dina kollegor bör du använda dig utav funktionen checka ut och checka in när du ska redigera en fil. Då finns det ingen risk att någon skriver över någon annans fil av misstag. När någon checkar ut en fil blir filen nämligen låst och det visas tydligt med ett lås vid filens namn. Om du håller markören över låset visas vem som har checkat ut filen och när det var gjort. Ingen annan kan checka ut den här filen och redigera den så länge den inte har blivit incheckad igen eller upplåst.

Versionshantering av filer

Om du ser en trekant framför en fil finns det mer än en version av den. Klicka på trekanten och se de olika versionerna och vem det är som har skapat eller gjort ändringar. Tack vare denna versionshantering kan filen återställas till en specifik version och onödiga versioner som bara finns kvar och skräpar kan raderas.

Hoppas fler av er har blivit inspirerade till att börja använda denna smarta funktion på era konto nu. Glöm inte att ta vara på dagen och njuta av vårsolen där ute.

Nya e-postfunktioner

I höstas släpptes Work2Go 7 och med det kom en rad nya funktioner. Jag har redan skrivit om en del, med det finns mer att upptäcka. Den här gången tänkte jag presentera tre smarta funktioner för din e-post.

Ångra feltryck eller återställ raderad e-post

Ibland kan man råka göra något för snabbt. Utan att tänka sig för har ens finger klickat och helt plötsligt har man raderat eller flyttat ett e-postmeddelande utan att man riktigt har registrerat det. Visst, man kan ju alltid använda sökfunktionen och leta rätt på det, men det är betydligt enklare att bara klicka på ÅNGRA högst upp på sidan för att få tillbaka meddelandet igen.

Har du någonsin varit med om att du har tömt din papperskorg och därefter kommit på att du skulle behöva ett av de där meddelanden nu? Då har jag en glad nyhet! Nu går det nämligen att hämta tillbaka raderade meddelanden, även om de inte finns kvar i din papperskorg.

Välj att alltid visa bilder från säkra adresser

När du får nyhetsbrev som det här, kan det vara irriterande att behöva godkänna visning av externa bilder, varje gång du tar emot det. Detta kan du slippa! Nu kan du göra en inställning på ditt konto som hädanefter alltid godkänner visning av externa bilder från specifika avsändare.

Skicka ett meddelandet vid ett senare tillfälle

Vill du kunna skriva ett e-postmeddelande idag, men skicka det först på lördag, utan att slippa logga in på ditt konto då? Nu kan du ordna det, genom att välja att det ska skickas senare.

Ja, det var lite tips om nya e-postfunktioner det. På vår hemsida kan du läsa om fler nya funktioner. Varför inte börja med att ladda ner PDF:en över de nya funktionerna: Nya funktioner i Work2Go 7 Ha det bra tills nästa gång!

Påminnelser i din kalender

Häromdagen läste jag en intressant artikel om hur musik påverkar ens produktivitet under en arbetsdag. Tanken i sig var så intressant att jag den här gången faktiskt tänkte berätta mer om det här och hänvisa till artikeln. Jag har även lagt in en länk till artikeln om någon av er vill läsa originalet. Avslutningsvis tänkte jag även gå in på hur man kan använda Work2Go för att följa exemplen som ges i studierna.

Många människor lyssnar på musik samtidigt som de koncentrerar sig på sitt arbete. En del spelar låtar med snabbt tempo, medan andra föredrar mer lugn musik. Om du inte tillhör en av dem som lyssnar på musik redan, bör du lägga till det till din dagliga att-göra-lista; ”Lyssna på musik en stund”. Varför då, kan man fråga sig. Jo, det finns nämligen studier på det här ämnet, som visar att de som lyssnar på musik medan de arbetar faktiskt förbättrar sin produktivitet.

Teresa Lesiuk som har doktorerat i ämnet Effekten av att lyssna på musik under arbetet fann att musik främjar en positiv sinnesstämning som förbättrar innehållet i det man arbetar med. Resultatet visade att kvaliteten på arbetet var lägst när ingen musik spelades och att individer faktiskt tillbringade längre tid på en uppgift när det inte fanns någon musik. Å andra sidan, de som som lyssnade på musik avslutade sina uppdrag snabbare och kom även fram till bättre resultat.

En artikel i tidskriften Psychology Today undersökte en ytterligare aspekt av diskussionen, nämligen den att musik kan vara produktivt för vissa medan det kan vara en distraktion för andra, och presenterade en lista över vad man bör tänka på när man väljer musik för att öka produktiviteten.

  • Använd instrumental musik för att undvika störa språkliga uppgifter.
  • Tystnad är en sorts musik och kan vara lika effektivt som musik. Om musiken uppfattas som en distraktion, prova lyssna på naturljud.
  • Lyssna på musik som du gillar, eftersom det gör dig gladare och hjälper dig att må bättre.
  • Prova musik med olika tempon. En del arbetsuppgifter blir utförda bättre vid ett annat tempo än vad du brukar lyssna på.
  • Ta musikaliska pauser. En förändring av miljön, även ljudmässigt, kan göra stor skillnad när du ska koncentrera dig.

Musik i Work2Go?

Nej du kan i dagsläget inte spela någon musik genom ditt Work2Go-konto. Däremot kan du lägga in privata påminnelser i din kalender om att ta dig en musikpaus, minst en per dag, som sedan återkommer dagligen, varje arbetsdag, och på så vis öka din dagliga produktivitet.

Om du synkar din kalender med din mobil kan du även få påminnelser i mobilen.
För att synka behöver du ha Work2Go Pro. Du har väl inte missat att vi bjuder på de två första månaderna om du uppgraderar ditt konto nu va?!

ERBJUDANDE: Två månader gratis Work2Go Pro

Ring oss och uppgradera till Work2Go Pro. Vi bjuder på de första 2 månaderna. Tel: 08-54 55 54 70

Synka delad kalender till mobil

För några veckor sedan fick vi frågan om hur man kan synka delade kalendrar till sin mobil av en av våra kunder. Vi började fundera på hur vi skulle hjälpa dem, då vi redan visste att tekniken bakom synkning till mobiler inte är möjlig för delade kalendrar i traditionell mening. Efter en del funderande kom vi på lösningen, som egentligen inte alls var så avancerad, utan handlade mer om att tänka utan för ramarna.

Se och lägg in nya möten i delade kalendrar i din iPhone

Samla alla era delade kalendrar på ett separat Work2Go Pro konto, t ex kontot admin@. Dela sedan ut kalendrarna så att alla kommer åt dem när ni loggar in på era egna konton i en webbläsare. Därefter lägger alla som ska ha tillgång till kalendrarna upp ett konto för synkning av admin@ i sin iPhone. Det gör inget om du redan synkar ditt eget Work2Go-konto till din iPhone samtidigt. Du kan ha flera konton uppsatta i din mobil.

Räcker det med att bara se innehållet i en delad kalender i din iPhone?

Vill du t ex enbart få information om dina kollegors frånvaro i din iPhone och inte har något behov av att själv göra något inlägg i kalendern från din mobil. Ja, då räcker det med att du sätter upp en prenumeration av kalendern via CalDAV i din mobil. Då behöver du inte ha kalendern på ett speciellt konto i Work2Go. Det du behöver få fatt i är sökvägen till kalenderns ICS-fil. Den finner du genom att högerklicka på kalendern i Work2Go. Därefter lägger du till ett CalDAV-konto i din iPhone med hjälp av sökvägen.

Se och lägg in nya möten i delade kalendrar i din Android

När det gäller Android är det tyvärr inte lika enkelt. Med ActiveSync mot Android är det i dagsläget enbart möjligt att synka en kalender, sin egen privata kalender som kommer med ditt Work2Go konto. Det går inte att lägga upp fler konton i din mobil som synkar mot ett och samma konto i Work2Go. Det går heller inte att lägga till någon prenumeration via CalDAV i en Android.

Men kan man inte gå runt det här problemet på något vis då?! Jodå, allt går oftast att lösa på ett eller annat sätt. För att få tillgång till en delad kalender i en Android kan man använda sig av en tredjeparts app, t ex ICSSync. Genom den appen får du möjlighet att synka din egen eller andras utdelade kalendrar. Det du behöver är sökvägen till kalenderns ICS-fil samt användarnamn och lösenord till den som äger kalendern. En delad kalender måste vara utdelad med chefs behörighet eller högre för att du ska få tillåtelse till att redigera den i din Android.

Men, eftersom ICSSync är en tredjeparts app har vi inte möjlighet att ge någon support på den. Det här är bara ett tips på en app som vi har testat. Det är möjligt att det finns bättre appar att använda istället. Hör gärna av er till oss om ni känner till andra appar som ni har testat och som fungerar fint med ert Work2Go.

Skapa alias för e-post

Varje användare har en primär e-postadress som skapas när användarkontot läggs till. Det är i de flesta fall den adressen du använder när du skickar och tar emot e-post, som du använder när du loggar in på ditt konto i Work2Go och det är den adressen du använder när du sätter upp ditt konto i din mobil eller i ett e-postprogram på din dator. En del tycker att det räcker med att bara ha en e-postadress, medan andra ber om fler, liknande adresser, nämligen e-postalias till sitt konto. Då kan de kommunicera ut fler e-postadresser, men slipper logga in på olika konton för att läsa sin e-post. Men visste du om att du faktiskt kan skapa e-postalias själv i Work2Go?

Vad är ett e-postalias egentligen?

Utöver den primära e-postadressen, kan du även lägga till fler e-postadresser, så kallat e-postalias till ditt konto. Ett e-postalias är en alternativ e-postadress som pekar till ditt befintliga användarkonto. Exempelvis kan användaren anna@testbolaget.com också vilja ta emot e-post som är adresserad till anna.svensson@testbolaget.com. Då skapar du anna.svensson@testbolaget.com som ett e-postalias till ditt konto anna@testbolaget.com. Därefter skickar Work2Go e-post för båda adresserna till Annas inkorg. Du kan skapa hur många e-postalias som helst i Work2Go. Det finns inga begränsningar som hos vissa andra företag.

Sortera e-post med hjälp av filter

Om du inte vill att all e-post som skickas till de olika e-postadresserna ska hamna på ett och samma ställe i din inkorg, kan du skapa filter som sorterar dem till olika mappar åt dig. Filter kan även skapas för meddelanden som du skickar.

Skicka e-post från ett e-postalias

Från ditt Work2Go-konto kan du även skicka e-post som ser ut att komma ifrån ett e-postalias. För att kunna göra det, skapar du en roll på ditt konto. Till den nya rollen kan du även skapa en separat signatur.

Dynamiska e-postalias

Work2Go ger dig även möjligheten att skapa dynamiska alias. Du kan skriva +text efter första delen av e-postadressen, t ex anna+ viktigt@testbolaget.com. Det meddelandet kommer då att skickas till inkorgen för anna@testbolaget.com. Har du sedan ett filter som innehåller ”+viktigt” flyttas sådana meddelanden till en särskild mapp när de tas emot.

Nya funktioner i kalendern

wor2go_kalender_mobil

Det finns en hel del förbättringar i kalendern nu när Work2Go 7 har lanserats. Det har blivit smidigare att hitta en passande tid till när ett möte ska bokas. Allt finns tillgängligt på ett och samma ställe och förslag på lediga tidpunkter visas automatiskt. Det har även blivit enklare att besvara en inbjudan, tack vare att en snutt av din kalender för dagen då mötet är planerat visas i meddelandet som du får. Men bäst av allt är nog ändå tillägget för WebEx-möten.
Se ledig tid och plats med verktyget schemaläggaren

Schemaläggaren hjälper dig med att hitta nästa lediga tid och plats medan du sätter upp ett möte inom organisationen. Om du har ställt in rummets storlek vid registreringen, kan du även söka på det i verktyget. Likaså uppgifter om på vilken våning och i vilken byggnad rummet finns. Tillgängligheten visas i tidsblock på 30 minuter i översiktsfönstret.
Se din kalender när du läser en mötesinbjudan

När en mötesinbjudan skickas till din inkorg innehåller meddelandet även en snutt av din kalender för den dagen då mötet är planerat för. Du slipper lämna inbjudan för att öppna din kalender för att se hur dagen ser ut för dig, utan kan enkelt avgöra om du har möjlighet att medverka på mötet eller om du vill föreslå en ny tid som passar dig bättre.
Webbmöten och konferenser via WebEx i Work2Go

Nu behöver du inte öppna WebEx för att schemalägga en konferens, det är redan gjort för dig. Mötet läggs dessutom till i din Work2Go-kalender när du skickar iväg inbjudan. Du kan även ansluta dig till ett befintligt möte direkt ifrån din kalender.
Färgmarkören visar tillgänglighet i kalenderinlägg

Färgmarkören som alla möten är markerade med visar om det är någon idé för dig att kontakta en uppbokad kollega med en fråga eller inte. Färgerna är kopplade till de val som gjordes då inlägget skapades, som t ex upptagen, inte på plats, ledig och privat.
Skicka e-post till deltagarna utifrån mötet i kalendern

Du har tackat ja till ett seminarium som ska hållas i din grannkommun. Men eftersom du inte har en bil och det nu har blivit busstrejk, behöver du hjälp med att ta dig dit. Högerklicka på inlägget för seminariet i din kalender och välj Svara alla. Nu kan du skicka ett e-postmeddelande till samtliga inbjudna och fråga om du kan få skjuts av någon av de andra deltagarna.

Redo för semester

Nu börjar den härliga, långa och förhoppningsvis soliga sommarsemestern äntligen närma sig. Men är du redo för den? Vet du vad du själv kan göra för att slippa komma tillbaka till en fullproppad inkorg? Har du svårt för att sluta läsa din e-post under semestern? Var lugn, du behöver inte vara på plats på kontoret för att läsa dina e-postmeddelanden. Du kommer alltid åt ditt Work2Go-konto från en webbläsare. Vill du hellre läsa den i mobilen eller i en surfplatta går det självklart det med. Och du, du har väl inte glömt bort att aktiverat ditt frånvaromeddelande?

Dags att aktivera frånvarohanteraren

Innan du går på semester vill jag varmt rekommendera dig att aktivera ett frånvaromeddelande så att den som söker dig får veta att du inte är anträffbar under en tid framöver. Fyll i ett meddelande och ange gärna när du inte kommer kunna nås samt hänvisa till någon annan som kan hjälpa avsändaren istället. Glöm inte bort att ställa in rätt datum för vilken period detta meddelande ska skickas ut per automatik.
Som standard skickas enbart 1 frånvaromeddelande ut till en och samma avsändare som försöker kontakta dig vid flera tillfällen under en sjudagarsperiod. Kontakta oss om du vill att det ska skickas ut oftare.

Styr inkommande e-post till en kollega

Med hjälp av filter kan du vidarebefordra dina inkommande e-postmeddelanden och styra dem vidare till en av dina kollegor. Du kan även välja att behålla en kopia av det i din inkorg, så att du inte tappar kontrollen helt. Välj att villkoret Till eller Kopia ska uppfyllas när du skapar filtret, så att inget meddelande råkar smita förbi.

Dela ut inkorgen

Om kollegan som du har gjort din överlämning till även behöver komma åt gamla meddelanden är det bättre att du delar ut hela din inkorg istället. När du delar ut inkorgen kan du välja bland olika behörighetsgrader.

Rensa inkorgen

Om ditt konto blir fullt kommer inga e-postmeddelanden fram till din inkorg. Inte heller skickas det ut några frånvaromeddelanden från ditt konto, eftersom meddelandet avsändaren försökte skicka till dig aldrig når dig.
Läs våra tips på hur du kan radera sådant du inte längre behöver.

Hantera din mejl från hängmattan

Om du inte vill tappa kontrollen helt och hållet under din semester, utan fortsätta kunna läsa och skriva mejl, finns självklart den möjligheten med. Endera loggar du in på ditt konto i en webbläsare eller så sätter du upp kontot i din mobil eller surfplatta. Har du Work2Go Pro kan du förutom din e-post även synka dina kontakter, kalender och påminnelser till din mobil/surfplatta.

RSS-flöden

RSS är en samling XML-baserade filformat som används för att synka
webbinnehåll och används av bland annat nyhetssidor och bloggar. För nördar och IT-tekniker så innebär detta någonting, men för vanliga människor som du och jag kan man lätt få känslan av att man inte alls förstår vad de pratar om. Häromdan fick jag höra en riktigt bra förklaring av vad RSS är och står för, nämligen ”Roligt att Slippa Surfa” eller varför inte Oprahs uttryck ”I’m Ready for Some Stories”. För det är precis vad RSS-flöden går ut på. Att snabbt kunna få de allra senaste rubrikerna från alla dina favoritsidor/bloggar samlade på en enda plats, i din inkorg i Work2Go. Som till exempel kanske du har 20 sidor och bloggar som du besöker regelbundet. Att besöka varje sida och blogg varje dag kan ta flera timmar. Men med hjälp av RSS så kan du prenumerera på en webbsida eller blogg och få alla nya rubriker från alla de 20 sidorna och bloggarna i en enda lista, in till din inkorg. På det sättet kan du se med en gång vad som händer på bara några minuter, istället för att ägna timmar åt att surfa.

Det finns allt möjligt att lägga in som RSS-flöden till ditt konto; nyheter, blogginlägg, poddsändningar, väderleksrapporter, sportbevakningar eller trafikbevakningar. Det enda du behöver ta reda på själv är URL:en (adressen) till de RSS-flöden som du vill prenumerera på.

Visa inbokade händelser på hemsidan med hjälp av rss-flöde från din kalender

Du kan även ha nytta av att använda RSS för att få ut information från ditt konto. Har du inbokade möten, seminarier eller liknande händelser som kan vara av intresse för allmänheten, kan du med hjälp av en kalenders URL för RSS lägga ut det på din hemsida. Därefter får du ut alla inlägg i den kalendern till din hemsidas besökare, helt automatiskt.

Logga in i surfplattans webbläsare

Nuförtiden är det nästan mer vanligt än ovanligt att det finns minst en surfplatta per hushåll i Sverige. Enligt .SE:s årliga rapport ”Svenskarna och Internet 2012” har 20 procent av alla svenskar tillgång till en surfplatta i dag. Därmed är det väl på tiden att lyfta fram hur du kan logga in på ditt Work2Go-konto i en webbläsare på din surfplatta.

Logga in på ditt konto i en webbläsare

En surfplattas skärm är stor nog för att logga in på ditt konto i en webbläsare. Då får du samma utseende som när du gör det i en dator och får även tillgång till alla dina mejl, filer, kalendrar, kontakter mm.

När du loggar in måste du dock vara uppmärksam över att ändra vilken version av Work2Go som du loggar in med. Fyller du enbart in dina loginuppgifter och klickar på Logga in känner Work2Go av att du loggar in från ett mobilt operativsystem (dvs Android, iOS eller liknande) och väljer Mobil versionen åt dig per automatik. Versionen Mobil är främst gjord för mobiltelefoner där du inte har en så stor skärm och ger dig ett betydligt mer begränsat utseende.

För att få samma visningsläge som när du sitter vid en dator måste du själv välja att logga in med versionen Standard HTML – inte Avancerad (Ajax)! Avancerad (Ajax) ger dig den bästa funktionalitet, men i surfplattor kan det bli lite för komplext. Därför fungerar versionen Standard HTML mycket bättre då. Jag har sammanfattat tre punkter som du kan ta med dig från det här resonemanget.

  • SURFPLATTA – logga in med HTML standard
  • MOBIL – logga in med Mobil
  • DATOR – logga in med Avancerad (Ajax)

Fördelar med att logga in på ditt konto i en webbläsare

  • Delade inkorgar, portföljer, adressböcker, kalendrar mm är tillgängliga.
  • Sökfunktionen för att snabbt hitta det du letar efter kan användas.
  • Tillgång till kontots inställningar; frånvaromeddelande, filter, signaturer, roller, mm.
  • Har du flera konton kan du logga in på dem samtidigt, en i varsin webbläsare.
  • Du kan fortsätta med att kategorisera mejl, kontakter, uppgifter och filer med etiketter.
  • Kontokvotan visas klart och tydligt.
  • Sortera kontot genom att flytta på mejl/filer/kontakter mm eller skapa nya mappar.

Synka mejl

Med Work2Go Pro kan du synka ditt konto med din mobil/surfplatta och alltid ha din information tillgänglig, även när du är på springande fot. Och om olyckan skulle vara framme och du blir av med mobilen/surfplattan, behöver du inte oroa dig för att din känsliga och viktiga information ska läcka ut. Logga in på ditt Work2Go-konto i närmsta webbläsare och med ett knapptryck är informationen raderad.
Tekniken som gör detta möjligt togs fram av Microsoft under 90-talet och kallas i allmänhet för ActiveSync eller Exchange ActiveSync. Tekniken har dock ett par brister, men nedan tänkte jag berätta hur du kan kringgå detta samt ge lite tips på vad som kan vara bra att tänka på då man vill synka sitt Work2Go-konto. För att det inte ska bli allt för tjatigt så kommer jag fortsättningsvis enbart skriva mobil även fast samma information även gäller om du använder en surfplatta.

Skicka och ta emot mejl

Om du inte hittar alla mejl på din mobil som du ser när du har loggat in på ditt konto i webbgränssnittet, kan det bero på följande. Klicka på respektive länk för att läsa mer om hur du kan lösa problemet.

  • Du har en inställning i din mobil som reglerar hur gamla mejl som ska synkas.
  • Du har inte markerat att du vill få mejl synkad från den mappen som just det mejlet finns sparat.
  • Mejlet du söker finns i en inkorg som har blivit utdelad till dig.

Spara på mobilens batterier

Om du synkar ditt konto till din mobil och vill spara på din mobils batteri kan du välja manuell synkning eller att synka med ett längre tidsintervall. Vid manuell synkning synkas enbart information då verktygen används.

Synka heller inte över alla mejl/aktiviteter i din kalender om du inte har behov av att komma åt information som t ex är 1 år gammalt.

Synka kontakter/kalender/påminnelser

Då du sätter upp ett konto för synkning till din mobil, kan du självklart även välja att synka dina kontakter, kalender och påminnelser från din uppgiftslista i Work2Go. Vad som är viktigt att komma ihåg då man sätter upp synkning till sin mobil är att kontrollera att det är din kalender / adressbok i Work2Go som är de förvalda i din mobils inställningar. Detta gäller främst iPhone/iPad.

Nu har vi förlängt vårt samarbete med BRIS och är stödföretag även 2012/2013.
Vi hoppas att ni vill göra detsamma.

Boka resurser

Oj vad åren går snabbt. Jag vet att jag har skrivit om kalendern i Work2Go förut. Men inte trodde jag att det var så långt tillbaka som vid julen 2010! Den här gången vill jag lyfta fram mötesbokningar och speciellt möjligheten till att kunna boka rum och utrustning i kalendern i Work2Go.

Boka ett rum för mötet

Ska du boka ett rum för mötet som du håller på att planera, kan du göra det i samband med att du skapar inbjudningen till mötet. Detta kräver självklart att någon har registrerat rum på ert administratörskonto först. Om du inte vet vilka rum som är registrerade för att kunna bokas, klickar du bara på ‘Sök’ utan att fylla i några sökkriterier i inbjudningen och du får fram en lista på samtliga registrerade rum. Är rummet redan uppbokat visas det tydligt medan du försöker boka det.

Bjud in en kontaktgrupp till mötet

Planerar du ofta möten med samma grupp av personer? Skapa då en kontaktgrupp som du samlar deltagarna i. Då behöver du bara bjuda in gruppen för att alla ska få varsin inbjudan. Om det är ett återkommande möte, som t ex månadsmöten, fyller du även i ett passande tidsintervall för upprepning av mötet.

Boka utrustning till mötet

Precis som vid bokning av rum, kan du boka utrustning till mötet. Detta kräver självklart att någon har registrerat den utrustning som finns tillgänglig att låna på ert administratörskonto först. Utrustning anges som resurser i Work2Go

Administration av utlånad utrustning

Funktionen att boka utrustning/resurser är inte bara användbart vid mötesbokningar. Finns det t ex ett par lånedatorer eller annan utrustning som är tillgänglig för samtliga att använda vid behov, är bokning via en utdelad kalender en enkel lösning. Då kan du snabbt se om det du vill låna finns tillgängligt eller inte och om det redan är utlånat kan du se när det är ledigt igen.

Registrera rum och utrustning på administratörskontot

Utseendet är lite annorlunda då du loggar in på administratörskontot. Men låt inte det hindra dig från att börja registrerar rum och utrustning. Har du några frågor är det bara att du hör av dig, så guidar vi dig igenom processen. Och ja, alla har ett administratörskonto. Ofta loggar du in på det kontot som admin@dindomän.se
Längst upp i det högra hörnet står det ‘Domänadministratör’ om du är inloggad på det kontot.

Adressboken

En Adressbok är väl ändå kort och gott en adressbok och inte så mycket mer att skriva om. Men hantering av adresser kan ändå vara lite av en utmaning. Det är inte alltid glasklart hur och vad man kan göra för att spara nya kontakter, hur man smartast skickar ett mejl till flera samtidigt eller hur man får fram just Den adressen i alla lägen. Just därför har jag tagit fram en rad frågor vi fått den senaste tiden och besvarat dem med den lösning som jag själv tycker är smidigast. I flera fall finns det nämligen flera rätta svar på en fråga. Som vanligt hittar du mer information samt steg-för-steg beskrivningar på hur du utför de olika momenten i länktipsen till höger.

Varför sparas alla adresser jag mejlar till? Jag har ju inte själv valt att jag vill spara dem!

Med på kontot finns en adressbok som heter E-postkontakter. Där sparas alla mejladresser som du har skickat mejl till OM du har den inställningen på ditt konto. Vill du INTE spara alla mejladresser, går du till fliken Inställningar och Adressbok.

Se till att checkboxen vid ‘Lägg till nya kontakter…’ inte har någon markör och spara sedan ändringarna. Då slutar Work2Go lägga till sådana kontakter i den adressboken. Sedan klickar du på fliken Adressbok uppe i huvudfönstret. Välj  adressboken E-postkontakter och radera alla poster där om du inte vill ha dem kvar så klart.

Jag skulle vilja få ut adresserna i min adressbok till en lista som jag kan bearbeta i Excel, hur gör jag det?

  • Du kan exportera alla dina adressböcker på en och samma gång eller välja ut en i taget. Du får dem exporterade till en .csv-fil.
  • Vill du exportera en Kontaktgrupp hamnar samtliga adresser på en lång rad i en cell. Om du hellre vill ha adresserna ordnade i en kolumn kan du ordna det i Excel eller liknande program.

Jag har några adresser som jag vill mejla till enskilt och ibland ha med vid gemensamma utskick. Hur sköter man det på bästa sätt?

  1. Börja med att ladda ner vår mall och öppna den sedan som en kommaseparerad fil i t ex Excel. Klistra in kontaktuppgifterna i respektive kolumn och importera den till Work2Go, förslagsvis i en ny Adressbok. Då har du adresserna sorterade var för sig.
  2. Då är det dags att skapa en Kontaktgrupp som du använder vid de gemensamma utskicken. Skapa en Kontaktgrupp. Gå tillbaka till din .csv-fil och kopiera alla epostadresser. Klistra in dem i rutan längst ner till höger och spara Kontaktgruppen i samma Adressbok som du just skapat.

En viktig sak att komma ihåg är att Kontaktgruppen inte uppdateras om du lägger till en ny kontakt i din Adressbok. Om du vill att din nya kontakt även ska finnas med i din Kontaktgrupp, måste du lägga till den adressen manuellt.

Nu har jag fått ett flertal adresser som jag vill spara i min Adressbok, hur gör jag det smidigast?

Då rekommenderar jag att ladda ner en av våra mallar, öppnar den som en kommaseparerad fil och klistrar in de nya kontaktuppgifterna i respektive kolumn. Sedan är det bara att importera filen till en redan skapad Adressbok eller skapa en ny under själva importen.

Det viktiga att komma ihåg är att filen du importerar måste vara kommaseparerad och ingenting annat för att rätt fält ska kunna importeras till rätt plats i Work2Go.

Jag ska mejla Kalle, men minns inte hans mejladress. Hur kan jag hitta honom?

  • Prova med att skriva hans namn i Till-fältet i mejlet. Då får du en träfflista på alla Kalle som är sparade i din Adressbok.

Detta kräver att du har följande alternativ valda i Inställningar > Adressbok: ‘Inledande sökning i global adresslista när kontaktväljaren används’, ‘Inkludera adresser i den globala adresslistan’, ‘Inkludera adresser i delade adressböcker’ och ‘Komplettera automatiskt när ett komma skrivs in’.

  • Har du aldrig sparat Kalles epostadress men vet att han har mejlat dig, kan du söka efter hans mejl genom sökfunktionen högst upp.

Hur får jag mina kontakter synkade till min mobil?

  • Först och främst måste du ha Work2Go Pro för att kunna synka dina kontakter till din mobil.
  • Sedan är det viktigt att du väljer att det är ditt Work2Go-kontos adressbok som är den primära adressboken i din mobil. Alla kontakter du har i ditt Work2Go-konto synkas då över till din mobil.
  • Fortsättningsvis, när du lägger till nya kontakter, vare sig det är i din mobil eller om du loggat in på ditt konto på en dator, så har du adressuppgifterna på båda ställen.

 

Bilder

En del bilder kommunicerar, andra säger ingenting alls. Uttrycket att en bild säger mer än tusen ord är en gammal sanning, men ett ord kan också förändra hela bilden. Hur som helst är det nästan alltid trevligt med bilder och de kan förtydliga ditt budskap på ett väldigt enkelt sätt. I Work2Go kan du självklart använda dig av bilder, men det är inte säkert att alla känner till hur, så därför blir det fokus på ett av mina favoritämnen nu, bilder!

Skillnaden mellan att bifoga bilder till mejl eller skicka en länk till bilder sparade i Portföljen?

Om det enbart handlar om en eller ett par bilder, kan det vara enklast att bifoga bilderna till mejlet. Om det däremot handlar om ett flertal, kan det vara bättre att spara ner bilderna i en mapp i din Portfölj som du sedan delar ut och mejlar ut länken till. Då blir det inget tungt mejl och du kan känna dig säker på att du kan skicka mejlet och att din mottagares epostserver kan ta emot mejlet, utan några som helst problem. Alla epostservrar kan nämligen inte hantera hur stora/tunga mejl som helst.

Skillnaden mellan att mejla bilder som en bifogad fil eller inbäddad i själva meddelandet?

Den mest uppenbara skillnaden är så klart att då man väljer att visa bilden i själva meddelandet så syns bilden då man läser mejlet. Om man väljer att bifoga bilden som en fil, får man bilden separat och måste klicka på den för att se den.

När du får ett mejl med bilder i själva meddelandet är det vanligt att de har blivit blockerade och att du behöver klicka på en länk för att tillåta att bilder i själva meddelandet ska visas innan de blir synliga. Orsaken till detta är att undvika eventuell spridning av virus genom bilder. Det skyddar även din integritet, då registrering om du öppnar ett mejl eller inte ofta läggs i just en bild.

Spara bifogade bilder i Portföljen eller på datorn?

Sparar du bilden i din Portfölj har du alltid tillgång till den.
Sparar du bilden på din hårddisk kan du spara på din kontokvota.
Hur du än sparar en bifogad bild är det bra att veta att du då sparar ner en kopia av bilden, dvs att bilden finns både kvar i mejlet och i din Portfölj/hårddisk. Så om du har sparat bildfilen kan det vara klokt att ta bort den från mejlet sen.

Vet du om att du kan skapa bildspel i ditt konto?

Ett trevligt sätt att visa upp dina bilder för andra är att göra ett bildspel av dem.
Det kan du göra direkt från din Portfölj.

Rekommenderade filformat för bilder

Som en allmän regel så används jpg/jpeg till foton och gif eller png till illustrationer och loggor. Om du har kolumnavgränsad vy i din Portfölj kan du se en förhandsvisning av en markerad bild om det är en bild som är sparad som jpg, gif eller bmp.

Vet du om att du kan göra bilder klickbara?

Med bara några klick är det klart.
Ett snyggt sätt att ta din mottagare vidare till din hemsida t ex.

Har du inga bra bilder själv att använda idag, kan vi hjälpa till med bildköp, bildbehandling eller liknande. Det är bara att du hör av dig till oss så hjälper vi dig vidare.

mailRelate

Vi skapar alla våra utskick genom mailRelate. En e-postrelationstjänst som låter dig nå din viktiga kundkrets på ett pålitligt sätt. Läs gärna mer om utskickstjänsten på mailrelate.se

Mapphantering

Handen på hjärtat, hur många av er är bra på att använda mappar för att sortera er information i Work2Go?
Rensa bland all information som finns. Radera det du egentligen inte behöver mer. Sortera det som är kvar i mappar och få bättre kontroll över din egen information. Därför tänkte jag ge lite tips på hur man kan rensa sitt konto med några enkla steg. Dags för lite vårstädning helt enkelt!

Steg 1: Gå igenom de mappar som du har idag

  • Har du många mappar?
    Börja rensa de största mapparna först och främst.
  • Finns det något som du inte längre behöver?
    Radera de filer och mappar som bara ligger och skräpar.
  • Passar mappens namn fortfarande med dess innehåll?
    Du kan ändra mappens namn i efterhand.
  • Har du flera mappar som innehåller liknande information?
    Varför inte färgkoordinera dem för att snabbt och lätt se att de hör ihop.
  • Vill du inte sortera dina mappar efter alfabetet?
    Då kan du numrera dem och själv ta kontroll över placeringen.

Steg 2: Skapa fler mappar

  • Skapa så många mappar som du behöver.
  • Skapa undermappar i flera nivåer om det passar din information.

Steg 3: Flytta filer mellan mappar

  • Har filer hamnat fel eller skulle de passa bättre i en annan mapp?

Steg 4: Spara bilagor i Portföljen

  • Har du fått bifogade filer i din mejl som du vill spara?
    Då kan du välja att spara filen i din Portfölj.

Steg 5: Skapa effektivitet med filter

  • Vill du slippa sortera inkommande mejl själv?
    Med filter kan du definiera regler som gör det åt dig, helt per automatik.

Känn inget tvång, men de flesta mår ganska bra efter att de har rensat upp bland sina tillhörigheter. Vare sig det är fysiska saker eller filer i en dator.

mailRelate

Vi skapar alla våra utskick genom mailRelate. En e-postrelationstjänst som låter dig nå din viktiga kundkrets på ett pålitligt sätt. Läs gärna mer om utskickstjänsten på mailrelate.se

Signaturer

En e-postsignatur är en anpassad text, som automatiskt infogas längst ned i alla meddelanden du skickar. Oftast innehåller den din kontaktinformation och ibland även en logga, bild eller ett passande citat. En signatur ger ditt meddelande både en personlig touch och ett mer professionellt intryck. Därför vill jag nu passa på att påminna er som inte redan har en signatur att skapa en, och till er som redan har en, vill jag informera om att ni kan skapa fler om ni vill.

Gör en snygg signatur

I Work2Go kan du välja själv om du vill ha en formaterad signatur eller om du vill ha en signatur med vanlig oformaterad text. Väljer du att skapa en formaterad signatur, kan du välja mellan olika typsnitt, färger, lägga till en bild eller logga, samt skapa länkar till din hemsida eller liknande.
En signatur i ren enkel text kan kanske se lite tråkigt ut. Men den stora fördelen med att använda en oformaterad signatur är att informationen alltid syns. En signatur med bild kan t ex behöva godkännas av mottagaren först, innan hela signaturen visas.

Skapa flera signaturer

Du kan ha flera signaturer på ditt konto. Det finns faktiskt inte någon maxgräns till hur många du får ha. Om du har flera e-postidentiteter/roller, dvs olika e-postadresser uppsatta där samtliga är knutna till ett och samma konto, kan du skapa olika signaturer till respektive e-postadress/roll. Det här kan t ex vara lämpligt då du svarar på arbetsrelaterade mejl respektive privata.

Logga in med Ajax-versionen

Som ett PS vill jag även lägga till att för bästa funktionalitet i Work2Go loggar du alltid in med den avancerade Ajax-versionen på ditt konto.
Sitter du däremot med väldigt segt Internet eller en gammal webbläsare, kan Standard (HTML) vara den version som fungerar bäst för dig. Om det är så att du har en gammal webbläsare i din dator, vill jag absolut rekommendera dig att uppdatera den så snart som möjligt. Inte bara för ökad funktionalitet utan först och främst för att skydda din dator så mycket som möjligt på Internet.

mailRelate

Vi skapar alla våra utskick genom mailRelate. En e-postrelationstjänst som låter dig nå din viktiga kundkrets på ett pålitligt sätt. Läs gärna mer om utskickstjänsten på mailrelate.se