Archive | Support

Samla skickad e-post när du svarar från en utdelad inkorg

När du svarar på ett meddelande i en utdelad inkorg kan de andra (som också har tillgång till kontot) se att du har svarat. Men svaret i sig hamnar i din egen skickat-mapp.

För att samla ihop dina svar kan du skapa en mapp och ett filter, så är det enklare att hitta dem.

  1. Skapa en ny mapp som du sparar i nivån under den utdelade mappen.
  2. Gå till fliken Inställningar > Filter.
  3. Klicka på fliken Utgående meddelandefilter > Nytt filter.
  4. Ge filtret ett passande namn och de villkor som bilden  nedanför visar.
  5. Behåll markören i rutan framför Bearbeta inte fler filter > OK.

filter-villkor

Skriv ut en kalender

Steg för steg hur du kan skriva ut en kalender.

kalender-utskrift_W2G8

  1. Klicka på skrivaren uppe i verktygsfältet.
  2. Dialogrutan Skriv ut kalender öppnas.
  3. Välj vilken/vilka kalender du vill skriva ut, datumintervall och vy (menyn vid Utskrift).
  4. För utskrift av minikalendern sätt en bockvid Alternativ.
  5. Klicka sedan Skriv ut.

Lägg till privata påminnelser

För att få påminnelse från din kalender utan att visa dina kollegor vad du vill bli påmind om skapar du privata inlägg.
  1. Öppna din kalender och välj Nytt bokat möte högst upp i det vänstra hörnet.
  2. Fyll i den information som behövs för din privata påminnelse.
  3. Visa: välj Ledig om du tycker att det är OK att andra ska kunna boka in dig på möten under den bestämda tidpunkten. Välj Upptagen om du inte vill bli störd.
  4. Kontrollera att du har valt att skapa inlägget i din kalender och sätt en markör vid Privat.
    Då kan andra bara se tidpunkten som du är uppbokad på, inte anledningen.
  5. Spara och aktivera påminnelserna i din kalender genom att klicka på Spara och stäng högst upp i det vänstra hörnet.

Resultatet

7_privat4

Bild 1: Din kalender visar dig all information som du har lagt till det privata inlägget (lila).

7_privat5

Bild 2: Din kollegas kalender visar enbart tidpunkten som du har lagt till i din kalender (lila).

Be din kollega skicka e-post åt dig

Här berättar vi hur du kan få hjälp från en kollega med att skicka e-post så att de ser ut att komma från dig utan att dela ut din inkorg.

Du kan ge andra användare tillåtelse att skicka e-postmeddelanden för din räkning, från sitt eget konto. Du kan dela ut en mapp som du vill ha hjälp med, men det är inte nödvändigt för att andra ska kunna skicka e-post åt dig.

  1. Gå till fliken Inställningar > Konton.
  2. Kontrollera att det primära kontot är markerat och klicka Lägg till ombud längst ner på sidan.
  3. Fyll i e-postadressen till den person som du delegerar behörighet till. Detta måste vara en intern användaradress (dvs en e-postadress med samma domän efter @ som din).
  4. Bestäm vilken avsändare du vill visa för meddelanden som skickas åt dig
    Skicka som – enbart din e-postadress visas som avsändare
    Skicka för – både din och din kollegas e-postadress visas som avsändare
  5. Klicka på OK för att spara.
  6. Ett e-postmeddelande skickas till din kollega som berättar att du har gett personen tillåtelse att skicka e-post åt dig. Din kollega behöver nu logga ut och in igen på sitt konto för att förändringen ska träda i bruk.
  7. När ett nytt e-postmeddelande ska skapas väljer din kollega ditt namn från rullgardinsmenyn vid Från-fältet.

Håll ögonen på din kollegas inkorg

Om din kollega inte själv har möjlighet att logga in på sitt konto under en tid, kan ni ställa in så att du får meddelande till din inkorg när din kollega får e-post.

Den information som skickas vidare är vem som skickade ursprungsmeddelandet samt dess ämne. Detta skickas ut samtidigt som ursprungsmeddelandet tas emot, så på så vis kan du även få reda på när det skickat.

  1. På din kollegas konto, gå till fliken Inställningar > E-post: Mottagning av meddelanden
  2. Aktivera funktionen Skicka meddelande om ny e-post till och fyll i din e-postadress.

Vidarebefordra e-post till annan adress

Man kan även vidarebefordra kopior av inkommande e-postmeddelanden till en annan e-postadress, samt välja om meddelandet ska sparas kvar i inkorgen eller inte. Inställningen görs på samma ställe, dvs Inställningar > E-post: Mottagning av meddelanden.

Radera/återställ till en tidigare version av filen

Så snart du har gjort en förändring i en av dina filer i portföljen skapas en ny version av filen. Ångrar du en förändring är det bara att återgå till den föregående igen.

Klicka på trekanten framför filen för att se samtliga versioner sparade av filen.

w2g_versionsRadera

Högerklicka på den version som du vill radera > Ta bort.

Återställ

Vill du återställa filen till en specifik version, högerklicka versionen som du vill använda > Återställ som aktuell version.

 

Hitta rätt i HTML Standard versionen

Alla funktioner som är tillgängliga i Avancerad (Ajax) version finns det inte stöd för då du loggar in med HTML Standard. Här finns mer information om detta.

7_HTML_versionen

Funktioner som t ex att dra och släppa, skapa ett möte genom att klicka på den lilla kalendern i den vänstra kolumnen, högerklicka för att få valmöjligheten att flytta, ändra egenskaper, radera mm. Men du kan fortfarande utföra flera val i HTML Standard, bara lite annorlunda mot vad du är van. Här är några exempel.

  • Ändra egenskaper för en mapp/etikett/kalender/adressbok mm, klickar redigera.
  • Flytta på ett e-postmeddelande: markera meddelandet > Flytta till.
  • Radera en fil: markera filen > Ta bort.

 

Bekräfta en mötesinbjudan

Läs om vad du kan göra när någon bjuder in dig till ett möte.

När du får en mötesinbjudan skickad till dig läggs mötet automatiskt in i din kalender. Som standard skickas även ett meddelande ut där du bekräftar om du kan delta eller inte. Men du kan även högerklicka på mötet i kalendern och bekräfta.

  1. Välj om du vill Acceptera, Avböja eller Preliminär – vilket betyder att du kanske kan delta.
  2. Om du bekräftar från e-postmeddelandet kan du genom att klicka på pilen bredvid välja att lägga till en kommentar till organisatören.
  3. Om tiden för mötet inte passar dig men du vill delta i mötet, kan du föreslå en ny tid genom att klicka Föreslå ny tid och då välja en annan tid. Mötesbokaren mottar då ett meddelande med den föreslagna tiden och accepterar eller avböjer ändringen.
  4. Du kan även ändra vilken kalender mötet ska sparas i.
  5. Om mötet är ett återkommande möte kan du även välja om du vill svara per förekomst eller för hela serien.
  6. När du bekräftat skickas svaret till mötesbokaren och inbjudan läggs automatiskt i papperskorgen.

OBS! Om du vill ha kvar inbjudan i inkorgen, kan du ändra den inställningen under fliken
Inställningar > Kalender: Allmänt. Där avmarkerar du rutan vid Svar på inbjudan: Ta bort inbjudan vid svar.

Ångra ditt bekräftelse eller gör annan ändring

Om du vill ångra ditt svar eller vill ändra på någon inställning (som t ex i vilken kalender mötet ska finnas i) kan du högerklicka på mötet i din kalender och ändra där. Mötet är nämligen synlig i din kalender även fast du valt att avböja. Detta på grund av att du ska ha möjlighet att ångra dig. Om du inte vill att avböjda möten ska visas i kalendern kan du ändra på detta.
Gå till fliken Inställningar > Kalender > Allmänt: Här i den översta rutan kan du bocka ur rutan vid Visa avböjda möten.

Bekräfta möte från en utomstående kalender

När du får en inbjudan med en bifogad ics-fil, klicka på Lägg till i kalendern längst upp i meddelandet för att spara inbjudan i din kalender. Markera den kalender där inbjudan ska sparas.

Skriv ut ett meddelande

skrivUt

  1. Markera meddelandet du vill skriva ut.
  2. Klicka Åtgärder i verktygsfältet > Skriv ut.
  3. Det du vill skriva ut öppnas i ett separat fönster i din webbläsare.

Utskriften har för liten/stor teckenstorlek

Om du vill byta teckenstorlek på något du ska skriva ut från Work2Go kan du öka eller minska den. Gå till fliken Inställningar > Allmänt > Utseende.

Synkronisera kalender i Mac [PRO]

Följ stegen nedan för att synkronisera din kalender från Work2Go till Kontakt-appen i din Mac.

1. Öppna appen Kalender.

2. Klicka på Kontakter uppe till vänster och välj Lägg till konto…

3. Välj Annat CalDAV-konto…

 

 

 

 

4. Fyll uppgifterna nedan.
Kontotyp: Manuellt
Användarnamn: Ange din e-postadress
Lösenord: Ange lösenord
Serveradress: m.work2go.net

 

 

5. Klicka på Logga in > Klart.

Kalendern synkroniseras nu, detta tar några minuter.

Synkronisera kontakter i Mac [PRO]

Följ stegen nedan för att synkronisera dina kontakter från Work2Go till Kontakt-appen i din Mac.

1. Öppna appen Kontakter.

2. Klicka på Kontakter uppe till vänster och välj Lägg till konto…

3. Välj Annat Kontakter-konto...

 

 

 

 

4. Fyll uppgifterna nedan.
Kontotyp: Manuellt
Användarnamn: Ange din e-postadress
Lösenord: Ange lösenord
Serveradress: m.work2go.net

 

 

5. Klicka på Logga in > Klart.

Alla kontakter synkroniseras nu, detta tar några minuter.

Gör Work2Go till standardprogram för e-post

Hur du kan ställa in så att Work2Go öppnas åt dig när du ska skicka e-post från en hemsida eller program.

I många program och på hemsidor kan du klicka på en länk för att få information skickad som ett e-postmeddelande. Nu kan du ställa in så att Work2Go blir ditt standardprogram för e-post, vilket menas att om du t ex klickar på en länk för att skicka information från en hemsida som ett e-postmeddelande, öppnas ett nytt meddelande på ditt konto i Work2Go med till-adressen och informationen redan ifylld åt dig.

Ställ in standardprogram för e-post i Firefox

mailto1_firefox1. Klicka på menyn i det övre högra hörnet > Inställningar.
2. Gå till Program och skrolla listan tills du kommer till mailto.
3. Klicka på pilen och välj Använd Work2Go > OK.

mail2_firefox2

 

Skriv ett nytt e-postmeddelande

Läs om funktioner du kan använda när du skriver e-post.

Klicka på Nytt meddelande.

Vem vill du skicka ifrån?


Om du har flera e-postadresser (roller) uppsatta i ditt konto väljer du först vilken roll du vill skicka ditt meddelande från. Läs mer om roller här

Vem vill du skicka till?

Fyll i e-postadressen till den/de du vill skriva till i fältet Till. Ska du skicka kopia av meddelandet så fyller du i adresserna för detta i fältet Kopia.
Du kan skriva in adressen själv eller klicka på Till/Kopia för att söka igenom dina adressböcker. Om adressen redan finns sparad i Work2Go kommer du få fram en lista på träffresultat som matchar det du skriver in och du behöver då inte skriva in hela adressen själv utan bara välja den rätta från listan.

Om du vill skicka en hemlig kopia till någon och inte ser fältet får du fram det genom att klicka på Inställningar och väljer Visa hemlig kopia.

Skriv och bifoga fil

Skriv ett lämpligt ämne för meddelandet och markera det eventuellt med en prioritet under Inställningar.

Klicka på pilen vid Bifoga om du vill skicka med en eller flera filer. Du kan bifoga filer sparade i din dator eller portfölj i Work2Go. Om det är en bild kan du välja om du vill att bilden ska vara synlig i själva meddelandet eller om den enbart ska bifogas som en fil. Du kan också bifoga ett annat e-postmeddelande från din inkorg eller en kontakt från din adressbok.

Skriv in ditt meddelande och korrigera dess formatering om så önskas.

Kontrollera stavning och andra korrigeringar

För att kontrollera stavningen i meddelandet klicka Abc-knappen högst upp.

För att få ett läskvitto när mottagaren öppnar ditt meddelande klicka pilen vid Inställningar högst upp > Begär läskvitto.

För att byta signatur klicka pilen vid Inställningar högst upp > Signatur.

Skicka nu eller senare?

Vill du inte skicka meddelandet med en gång kan du spara det och skicka det vid ett senare tillfälle genom att klicka Spara utkast.

Vill schemalägga när det ska skickas istället, klickar du på pilen vid Skicka > Skicka senare och meddelandet skickas automatiskt utefter den tid du anger.

Är du redo att skicka på en gång, klicka på Skicka.

 

5 att tänka på innan du skickar

  • Läs igenom meddelandet innan du skickar det.
  • Om något behöver åtgärdas anger du vad i ämnesraden.
  • Skriv kort och koncist.
  • Inkludera personer som behöver informeras på raden Kopia.
  • Inkludera personer som behöver svara eller agera på raden Till.

 

Skapa en kontaktgrupp om du ofta skickar e-post till samma personer på samma gång

Skickar du ofta e-post till samma grupp av människor? Då kan det vara smart att skapa en kontaktgrupp för detta.

Med en kontaktgrupp räcker det med att skriva namnet på gruppen när du ska skicka ett meddelande till samtliga medlemmar. Ungefär som en distributionslista, fast du behöver inte ha administratörsrättighet för att skapa den.

kontaktgrupp1

  1. Klicka på pilen bredvid Ny kontakt > välj Kontaktgrupp.
  2. Ge kontaktgruppen ett gruppnamn och välj vilken adressbok du vill spara den i vid Plats.
  3. Lägg till de kontakter som ska ingå i gruppen.
  4. Sök efter namnen med hjälp av sökfunktionen.
    Välj de som ska ingå i kontaktgruppen. Markera flera samtidigt med Ctrl-tangenten.
    Du kan också skriva in e-postadresser i rutan under. Om det är flera separerar du adresserna med kommatecken (,).
  5. Klicka Lägg till eller Lägg till alla > Spara högst upp till vänster i verktygsfältet.

OBS! E-postadresser som läggs till i en kontaktgrupp på det här viset kommer enbart sparas i din kontaktgrupp, inte som en separat kontakt i någon adressbok. En kontaktgrupp är enbart en lista med adresser.

TIPS! Lägg till kontakter utan att söka efter dem

Har du redan en massa kontakter i en adressbok och vill slippa söka efter dem?

  1. Öppna adressboken och markera de kontakter som du vill lägga till i en grupp.
  2. Högerklicka på de markerade kontakterna > Nytt e-postmeddelande.
  3. Nu visas alla kontakter i en lång rad i Till-fältet.
  4. Kopiera och klistra in dem i rutan med titeln ”Eller ange adresser nedan” > Lägg till.

Omvandla en adressbok till en kontaktgrupp

  1. Börja med att exportera ut en lista från adressboken.
  2. Fliken Inställningar > Import/Export > Exportera.
    Typ: Kontakter
    Källa: välj adressboken > OK >Exportera.
  3. Öppna .csv-filen och kopiera adresserna.
  4. Gå till din adressbok i Work2Go och skapa en kontaktgrupp.
  5. Lägg in adresserna i rutan längst ner till höger ”Eller ange adresser nedan”.
  6. Lägg till > Spara.

Märk ett möte med en etikett

Läs hur och varför du ska använda etiketter i din kalender.

mote-etikett_w2g8

Med hjälp av etiketter kan du kategorisera dina kalenderinlägg och bokade möten.
Detta kan t ex vara bra om du arbetar med olika projekt samtidigt och vill enkelt se skillnad på dem i kalendern.

  1. Skapa kalenderinlägget.
  2. Högerklicka på inlägget i kalendern > Märk möte > Ny etikett eller välj en redan skapad etikett.

Kan inte skicka eller ta emot e-post i Mac Mail

Får du inga e-post till din dator? Eller kan du inte att skicka? Gå igenom följande steg för att kontrollera inställningarna.

MacMail_Fel_11. Kontrollerar dina inställningar för kontot

  1. Gå till Mail > Inställningar > Konton > Kontoinformation.
  2. Klicka på Redigera serverlista.
  3. Du hittar det vid ”Server, utgående e-post (SMTP)” längst ner på sidan Kontoinformation.

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

2. Radera eventuell dubblett av e-postserver

9-IMAP_Mac10.9-serverlistaOm det ser ut som på bilden, dvs. en rad där det enbart står m.work2go.net men utan en e-postadress efter. Klicka på den raden (utan e-postadress) så den blir markerad och därefter på (-) minustecknet i det nedre vänstra hörnet för att radera den.

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

3. Kontrollera e-postserverns portar

MacMail_Fel_2Utgående server: Välj Avancerat

  • Port ska vara 465 (eller 587).
  • Använd SSL.
  • Fyll i användarnamn/e-postadress och lösenord på nytt.
    (Testa gärna dina inloggningsuppgifter på work2go.net)

Klicka OK.

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

MacMail_Fel_3Inkommande server: Gå till Avancerat längst upp på sidan.

  • Port: 993
  • Använd SSL.
  • Fyll i användarnamn/e-postadress och lösenord på nytt.
    (Testa gärna dina inloggningsuppgifter på work2go.net)

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

Kan inte skicka e-post i ZD Work2Go Mail

Går det inte att skicka e-post från din dator? Gå igenom stegen nedan för att kontrollera inställningarna.
  1. Har du rätt användarnamn och lösenord?
    Testa dem genom att logga in på ditt Work2Go i en webbläsare: work2go.net
  2. Ditt konto är inte fullt va?
    Håll markören över ditt namn i det övre högra hörnet i Work2Go för att se din kontokvota.
  3. Öppna ZD Work2Go Mail, gå igenom samtliga inställningar för kontot och skriv in lösenord på nytt.
    Kryssa i rutan för Användarnamn och lösenord krävs för att skicka e-post.

Om ovanstående inte hjälpte, kontakta vår support.

Dela din kalender med dina kollegor

Läs om hur och varför du ska dela din kalender.

dela_kalender

Dela din kalender kan vara användbart när du vill att andra ska känna till ditt schema. Vid delning placeras en kopia av din kalender i den andre användarens vänsterkolumn när denne har bekräftat utdelningen.

1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
2. Dialogrutan ”Delningsegenskaper” öppnas.
3. Välj vilka du vill dela kalendern med:

Interna användare eller grupper
Användaren eller gruppen måste ha en giltig e-postadress i Work2Go.
Tilldela dem en av följande roller:

  • Ingen: om du tillfälligt vill inaktivera åtkomsten till en delad mapp utan att återkalla själva delningen. Mappen kommer finns kvar hos den du delat den med, men den kommer va tom.
  • Deltagare: kan läsa innehållet, men inte göra några ändringar i det.
  • Chef: har full behörighet att läsa och redigera innehållet.
  • Admin: har fullständig behörighet att läsa, redigera, lägga till, ta bort, godkänna, avböja och administrera innehåll.
    OBS! Undvik att använda Admin då den du delar med kan radera kalendern.

Externa besökare
De kan enbart läsa innehållet i kalendern, inte göra några ändringar. Fyll i deras e-postadresser och klicka på OK. De får då ett E-postmeddelande där de ska acceptera delningen och skapa sig en inloggning (användarnamn och lösenord) för att kunna se kalendern.

Offentlig
För allmänheten ger du ut den URL som visas i rutan nedanför. Högerklicka på den och välj ”Kopiera länkadress”. Alla som känner till webbadressen kan se mappen, inget lösenord behövs. Ingen kan heller göra några ändringar i informationen i mappen.

4. Om du vill tillåta användare se dina privata möten kryssar du även i den rutan.
5. Välj vilken typ av meddelande som ska skickas ut till de du vill dela din mapp med.
6. När du är klar klickar du på OK.

OBS! Kom ihåg att om du har valt offentlig delning måste du meddela allmänheten om webbadressen.

Bli inte störd varje gång du får nya e-post

Det finns inställningar som du kan ändra på, som anger hur du får reda på att du fått nya e-postmeddelanden.

Om du får många e-postmeddelanden till din inkorg och störs av det ljud/blinkning/meddelanderuta som visas för inkommande meddelanden, bör du ändra på inställningarna för mottagning av meddelanden.

  1. Gå till fliken Inställningar > E-post > Mottagning av meddelanden.
  2. Korrigera inställningarna vid Mottagningsaviseringar.
  3. Klicka Spara i det övre vänstra hörnet.

Typsnitt som stöds i Work2Go

Det finns ett antal typsnitt som stöds i Work2Go.
Du ser samtliga på fliken Inställningar > E-post: Skriva meddelande.

När man vill använda speciella typsnitt är det viktigt att komma ihåg att om inte mottagaren har samma typsnitt på sin dator, så får de läsa texten med ett av de typsnitten som finns på deras dator istället. Om du har en text som du vill skriva med ett annat typsnitt rekommenderar vi att du gör om det till en pdf istället.