Work2Go är nu WebbPlatsen Office

Work2Go är uppgraderat och finns nu på WebbPlatsen Office

Archive | Support

Stavningskontroll

Hur du kan använda funktionen för rättstavning på kontot.

stavning3För att kontrollera stavningen klickar du Kontrollera stavningen symbolen i e-postmeddelandets verktygsfält.

Felstavade ord blir då markerade. Om du klickar på ordet får du en rullgardinsmeny med korrigeringsförslag att välja mellan. Du kan även välja att Ignorera förslagen eller att Lägga till det ord som du skrivit men som stavningskontrollen tycker är felstavat. Ordet markeras sen med en annan färg.

stavning5OBS! Innan du stänger stavningskontrollen kan du ändra tillbaka det korrigerade ordet till den ursprungliga stavningen. Klicka på det markerade ordet igen och välj den ursprungliga stavningen från toppen av listan.

stavning2När du är färdig med stavningskontrollen klickar du på Fortsätt redigera. Om du vill kontrollera stavningen igen kan du klicka på Kontrollera igen.

stavning6Om du vill göra stavningskontroll obligatoriskt innan ett e-post skickas, aktivera detta på fliken Inställningar > E-post > Skriva meddelanden.

Flytta e-post inom ett konto

E-post kan flyttas från din inkorg och sorteras in i mappar på olika sätt. Här beskriver vi hur.

flytta2

  • Dra och släpp till önskad mapp.
  • Högerklicka meddelandet > Flytta > välj mapp.
  • Klicka på Flytta symbolen högst upp i verktygsfältet > välj mapp.

Du kan markera flera meddelanden och flytta dem samtidigt, genom att sätta en bock i rutan i listan med all e-post.
Använd kortkommandot Shift+klick om du vill markera flera i en följd.

Flytta bilaga från e-post till ditt filarkiv

Klicka på Portfölj högst upp i meddelandets fönster och välj vilken mapp du vill spara filen i.
Du kan också söka efter mappen eller skapa en ny mapp.

OBS! Sparar du en bifogad fil till din portfölj skapar du en kopia av filen. Radera filen i e-postmeddelandet så sparar du på din kontokvota.

Inställningsalternativ för kalender

Information om olika inställningar som du själv kan göra för din kalender på ditt konto.

Gå till fliken Inställningar > Kalender och korrigera dina inställningar för hur du vill att din kalender ska se ut och hur aktiviteter i den ska hanteras.

Allmänt

  • Välj standardvy för dina kalendrar; månad, arbetsvecka, 7-dagars vecka, dag eller som lista.
  • Sätt vilken dag veckan ska börja med.
  • Bestäm om inläggen i kalendrarna ska vara inställd som offentlig eller privat.
    Detta kan du sedan ändra per kalender som du skapar.
    Då du får kalenderinbjudningar markeras de som offentliga om du har valt offentlig här.
    När privat är valt markeras kalenderinbjudningarna som privata istället.
  • Ska minikalendern vara synlig.
  • Välj om veckonumret ska vara synligt.
  • Välj om mottaget möte ska läggas i kalendern automatiskt. Om detta alternativ är valt kan du bekräfta inbjudningar både ifrån e-postmeddelandet och kalendern. Om inte kan du bara bekräfta via e-postmeddelandet.
  • Välj om e-postmeddelandet med mötesinbjudan ska tas bort när du har besvarat det.
  • Vidarebefordra inbjudningar till en annan e-postadress.
  • Hur och om påminnelser för möten ska visas.
  • Ställ in en standardtid för hur länge ett möte pågår normalt.

Arbetsvecka och arbetstid

  • Ställ in hur din arbetsvecka brukar se ut för att förenkla mötesbokningar.

Boka möten

  • Aktivera dialogrutan Lägg till snabbt om du skapar många möten utan deltagare.
  • Visa tidszoner om du ofta schemalägger möten med andra i olika tidszoner.

Behörigheter

Du kan enbart göra inställningar för personer i samma organisation (med samma domän i e-postadressen) som du. Du kan använda den fullständiga e-postadressen eller bara användarnamnet på den/de du vill ange en behörighet för.

  • Ställ in om användare ska tillåtas att se din lediga/upptagna tid.
  • Ange vem som kan bjuda in dig till möten, alla eller bara vissa användare.
  • Om du begränsar vem som kan bjuda in dig, kan du även välja att skicka ut ett automatiskt svarsmeddelande till dem och låta dem veta att de inte har tillåtelse att bjuda in dig.

Apple iCal

  • Aktivera om du vill kunna se en kalender i Apple iCal.

 

Ångra ett feltryck

angra_misstag

Det går att ångra ett feltryck då man precis har utfört en åtgärd som t ex att radera eller flytta en kontakt. Klicka bara på Ångra högst upp på sidan.

 

Dela din kalender med utomstående

Hur du kan dela din kalender med andra som inte har ett konto i Work2Go.

Om någon utanför ditt kontor vill boka ett möte med dig och vill få förslag på när det kan passa för dig, kan du skapa en länk från din kalender och skicka den till personen.

skicka_lank_ledig_tidW2g8

  1. skickad-kalender-ledig-tidWKlicka kugghjulet till höger om titeln Kalendrar.
  2. Välj Skicka länk för ledig & upptagen som > HTML.
  3. Länken placeras i meddelandet som du sedan skriver klart och skickar.
  4. Mottagaren klickar på länken i ditt meddelande och din kalender öppnas i en webbläsare. Nu kan mottagaren bläddra sig fram och tillbaka och se vid vilka tidpunkter du är uppbokad. Det visar inte vad du har skrivit i din kalender, bara texten Upptagen (se bild).

Kontakta alla mötesdeltagare

Om du vill skicka ett meddelande till alla som blivit inbjudna till ett möte högerklickar du mötet i kalendern > Svara alla.
Ett tomt e-postmeddelande med samtligas e-postadresser öppnas redo för att skickas när du är klar.

 

Problem med ogiltigt certifikat?

Om du får ett meddelande om att du har kommit till en sida med ett ogiltigt certifikat när du ska logga in på ditt Work2Go-konto, så är det för att vi håller på att uppgradera säkerhetscertifikatet. Du kan ignorera detta fel, det kommer att försvinna så fort det nya certifikatet är på plats. Klicka på respektive webbläsare i listan nedanför för att läsa mer.

Internet Explorer

För att komma vidare till ditt Work2Go-konto klickar du på Fortsätt till den här webbplatsen (rekommenderas inte).

msie_640

Google Chrome

För att komma vidare till ditt Work2Go-konto klickar du på Fortsätt ändå.

chrome_640

Mozilla Firefox

  1. För att komma vidare till ditt Work2Go-konto klickar du på den gula pilen vid Jag förstår riskerna.
  2. Klicka sedan på Lägg till ett undantag.
  3. Klicka på Hämta certifikat och därefter Bekräfta säkerhetsundantag.

firefox_2

firefox_3

Safari

För att komma vidare till ditt Work2Go-konto klickar du på Fortsätt.

safari

Markera flera meddelanden samtidigt

Genom att markera flera på samma gång blir det smidigare och snabbare att hantera din e-post.

delad-etikett

Ser du inte någon markeringsruta framför dina e-postmeddelande som på bilden till höger?

  1. Gå till fliken Inställningar > Allmänt: Övriga inställningar
  2. Inställningar: Visa kryssrutor för att välja objekt i listor ska vara valt. Spara uppe till vänster.
  3. Nu kan du klicka i en bock i rutan. Håll nere Ctrl-tangenten för att markera flera på samma gång eller Shift-tangenten för att klicka flera i en följd. (Klicka den översta med Shift nedtryckt och sedan den sista då du fortfarande har Shift nedtryckt och alla dem emellan blir markerade samtidigt.)

 

Flytta e-postmapp mellan två konton

Du kan flytta en e-postmapp från ett konto till ett annat genom att göra en export som du sedan importerar i det andra kontot.

export_epost

  1. Gå till fliken Inställningar > Import/export: Exportera
  2. Vid Källa klicka Alla mappar och välj mappen med e-post som ska flyttas > OK.
  3. Exportera > Spara fil.
  4. Under rubriken Importera: Bläddra > hitta den exporterade filen (filändelse .tgz)

Skicka med en bild

Information om på vilka olika sätt du kan skicka med en bild.

När du vill skicka e-post med en bild kan du lägga till bilden som en bifogad fil, eller välja att bilden ska placeras i själva meddelandet.

  1. Skapa ett nytt meddelande.
  2. Klicka på pilen vid Bifoga i meddelandets verktygsfält och hitta den bild du vill skicka.

Flera bilder samtidigt

Om du vill lägga till flera bilder samtidigt väljer du dem på samma gång. De bifogas då som  filer till ditt meddelande.

Visa bild i meddelandet

Vill du att bilden ska placeras i själva meddelandet väljer du alternativet Bifoga innehåll när du klickar på pilen vid Bifoga. Om bilden finns i din Portfölj kryssar du i rutan framför Visa bilder i meddelandets brödtext.

Gör bilden klickbar

  1. Klicka på bilden i meddelandet så att den blir markerad.
  2. Klicka på Infoga länk symbolen i meddelandets verktygsfält.

Dra och släpp från datorn

7_draslapp_bildDu kan även bifoga en bild som en bifogad fil genom att dra och släppa den direkt från ditt skrivbord till ditt meddelande och vips är den bifogad. Du måste dra bildfilen till det anvisande fältet. Det fungerar inte om du drar in bildfilen i ditt skrivfönster.

Spara bilder i en mapp och skicka en länk till den

Är det många bilder som du vill skicka eller är bildfilens storlek väldigt stor (flera MB), kan det vara enklare om du sparar bilderna i en mapp i din Portfölj som du delar ut. Du skickar bara länken till mappen istället. Trots att du kan skicka tunga/stora e-postmeddelanden på flera MB, är det inte säkert att den du skickar till kan ta emot dem.

Genomstruken e-post i Outlook

Visas din e-post i Outlook som genomstrukna då du valt att radera dem? Här förklarar vi hur du kan ändra på detta.

Du kan ändra på kontots inställningar så att dina e-postmeddelanden inte bara blir markerade för borttagning, utan att de hamnar i papperskorgen istället.

  1. outlook_trashKlicka fliken Arkiv.
  2. Kontoinställningar > Kontoinställningar.
  3. Klicka på det IMAP-konto du vill ändra på fliken E-post och sedan Ändra > Fler inställningar.
  4. På fliken Borttaget väljer du Flytta borttagna objekt till följande mapp på servern och klickar sedan på Trash.

Klicka på bilden för att se den fullständigt.

Du kan även koppla samman Outlooks skickat mapp med Work2Go
Då slipper du dubbla mappar på ditt konto.
Klicka fliken Skickat > Spara skickade objekt i följande mapp på servern > Sent.

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Inställningsalternativ för e-post

Information om olika inställningar som du själv kan göra för din e-post på ditt konto.

Gå till fliken Inställningar > E-post för att anpassa hur du vill att e-post ska hanteras på ditt konto.

Visning av meddelanden

  • Hur ofta nya meddelanden ska hämtas hem.
  • Visa meddelanden som HTML, dvs att formatering som t ex fet stil ska synas eller inte.
  • Visa utdrag av innehållet i e-postlistan.
  • Visa meddelandet i ett nytt fönster om du dubbelklicka.
  • Hämta bilder i HTML-formaterade e-post automatiskt. (OBS! Risken för virus.)
  • Ändra markering för e-post som blivit lästa.
  • Vilket meddelande i följd ska markeras efter att du tagit bort ett annat.
  • Visa etikettens färg tydligare på de som du har markerat med en etikett i e-postlistan
  • Om du bara vill se vissa e-post då du loggar in på Work2Go ställer du in det vid ”Standard-e-postsökning”. Skriv in:inbox om du vill se all e-post, is:unread om du bara vill se olästa meddelanden. tag:etikettens namn om du vill se etikettmarkerade. in:mappens namn om du bara vill se de som finns i en viss mapp. Om det gäller en undermapp som du skapat i inkogen skriv in:inbox/mappens namn. OBS! Om en etikett eller mapp har flera ord använd citationstecken runt orden, t ex ”Oläst e-post”.

Mottagning av meddelanden

  • Ett ljud ska höras.
  • E-post fliken markeras.
  • Webbläsaren blinkar/lyser upp.
  • Popupmeddelande visas.
  • Vidarebefordra en kopia till annan e-postadress samt om kopior ska sparas eller inte.
  • Hur inkommande begäran av läskvitton ska hanteras.
  • Hur e-post som du skickat till dig själv ska hanteras.
  • Dubbletter av ett meddelande tas bort automatiskt.

Skriva meddelanden

  • Välja hur texten ska vara formaterad.
    Du kan även välja att du vill att texten ska vara oformaterad som standard.
  • Spara automatiskt utkast av meddelanden medan du skriver.
  • Begär alltid läskvitto.
  • Svara/Vidarebefordra i dess ursprungliga format. På så vis kan du vara försäkrad om att mottagaren får tillbaka svaret i ett format som de kan läsa.
  • Skriv alltid i ett nytt fönster.
  • Stavningskontrollera alltid innan e-post skickas.
  • Spara en kopia i mappen Skickat.
  • Om du vill att ursprungsmeddelandet ska inkluderas eller inte då du besvarar eller vidarebefordrar ett meddelande samt hur detta ska se ut.

Alternativ för spam

Spärra eller tillåta meddelanden från en viss domän eller e-postadress.
OBS! Skräppostfiltrering sköts redan genom MailSafe vilken ingår i Work2Go.
Detta är enbart en inställning om du själv vill blockera någon specifik avsändare.

Öppna e-post från andra klienter

Välj om all e-post eller bara nya ska hämtas när du lagt till ett POP3-konto i Work2Go. Om skräppost ska hämtas och hur inkommande borttagna meddelanden ska hanteras.

Arbeta med bifogade filer

Presentation över hur du kan jobba med bilagor i ditt konto.
  • E-post kan innehålla bifogade filer i olika format. En del kan öppnas i datorn direkt, medan andra kräver att något program är installerat på datorn att öppna filen med, som t ex Word.
  • Meddelanden som innehåller en bifogad fil har ett gem bredvid ämnet.
  • Öppna en bifogad fil genom att klicka på filnamnet för att titta på den direkt.
    Med Hämta kan du välja vilket program du vill öppna filen med eller om du vill spara filen på din hårddisk. Väljer du Portfölj läggs en kopia av filen i den mapp du väljer. Sen kan du välja att Ta bort filen, vilket är bra eftersom det är onödigt att ha den dubbelt på sitt konto.

Spara ner bilagor till din dator

    1. Klicka på Hämta i e-postmeddelandets huvud > välj Spara fil.
    2. Den bifogade filen sparas där din dator brukar spara nedladdade filer, t ex i mappen Hämtade filer eller på ditt skrivbord (detta går att ställa in i din webbläsare).
    3. Tillbaka till e-postmeddelandet och klicka Ta bort.
    4. Välj Ja vid frågan Vill du ta bort den här bilagan permanent?
      Bilagan är nu raderad.

Om du vill få tillbaka filen igen, finns den möjligheten genom att klicka på Återställ borttagna objekt och söka efter filens namn.

Svara på e-post med bilaga

Någon har bifogat en bilaga till ett e-postmeddelande och du ska svara på det. Om du vill skicka ett svar UTAN bilagan behöver du inte göra annat än att fylla i ditt svarsmeddelande. Men vill du skicka tillbaka ett svar där bilagan följer MED igen, klickar du bara på Lägg till bilagor från ursprungligt meddelande.

 

Hur blockerar jag en avsändare?

Om det är en viss e-postadress som du vill blockera e-post ifrån kan du fylla i den e-postadressen i din spärrlista.
  1. Gå till fliken Inställningar > E-post.
  2. Skrolla ner på sidan tills du kommer till rubriken ”Alternativ för spam”.
  3. Där lägger du in e-postadressen.
  4. Glöm inte att klicka Spara högst upp till vänster också.

 

Publicera kalender på hemsida

Hur du kan du publicera din kalender på en hemsida eller skapa ett RSS-flöde från den.

Publicera kalendern på en hemsida

  1. Högerklicka kalendern > Dela kalender.
  2. Välj Dela med: Offentlig
  3. Högerklicka på URL:en vid Visa > Kopiera länkadress.
  4. Klicka OK för att stänga rutan.
  5. URL:en lägger du in på lämpligt ställe i din html-editor, förslagsvis i en iframe.

RSS

Det finns även möjlighet att använda RSS för kalenderinlägg. Då använder du samma URL som tidigare men skriver .rss i slutet på länken istället för .html.

 

Skicka en fil från portföljen

  1. Gå till fliken Portfölj.
  2. Högerklicka filen du vill skicka > Skicka som bilaga.
  3. Filen placeras som en bilaga till ett meddelande som är redo att skickas iväg.

 

Synkronisera Work2Go med Outlook [PRO]

1. Ladda ner Outlook Connector.

2. Starta Outlook > gå till Filer för att lägga upp ditt konto.

3. Ange e-postadress och välj att konfigurera manuellt under Avancerade alternativ > klicka på Anslut.

4. I rutan Avancerad installation väljer du Annat.

 

 

5. Välj Zimbra Collaboration Server > Anslut.

 

 

 

 

 

 

 

6. Fyll i Server namn: m.work2go.net samt din e-postadress och lösenord.

7. Beroende på kontots storlek kan det dröja innan all information blir tillgänglig.

8. Klart.

 

 

 

 

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Se din kontokvota i Outlook [PRO]

Detta kräver Work2Go Pro + Outlook-tillägget

Om du inte har Pro idag, kan du uppgradera genom att kontakta vår support.
Har du ännu inte installerat Outlook-tillägget, följ guiden Synkronisera med Outlook…
Om du har installerat Outlook tillägget och vill se hur mycket diskutrymme du använder på ditt Work2Go Pro konto.

  • Klicka på fliken Zimbra högst upp eller
  • Gå till Verktyg > Inkorgs kvota.

 

 

 

 

 

OBS! Outlook 2013 och tidigare versioner stöds inte längre av Microsoft. Vi ger därför inte support för frågor gällande dessa och Work2Go.

Välj en signatur när du skickar e-post

Du kan skapa flera signaturer på fliken Inställningar. En av dem blir din normala signatur som dyker upp automatisk i ditt meddelande när du skriver ett nytt.

Vill du däremot använda en annan av dina signaturer när du ska skicka ett meddelande, gå till Inställningar i meddelandet > välj Signatur.

Skicka från en annan roll

Vill du även att meddelandet ser ut att komma från en annan roll än din privata, t ex från dig i rollen som att besvara ekonomiska frågor, skapar du en roll och eventuellt en separat signatur för den rollen. Läs mer om roller

Registrera rum och utrustning för att sedan kunna bokas [ADMIN]

För att ett rum eller utrustning ska kunna bokas då en mötesinbjudan skapas måste de tidigare ha registrerats i Work2Go. Här förklarar vi hur.

 Registreringen kan enbart göras av den/de som har ett konto med administrationsrättighet. Klicka på pilen bredvid ditt namn i det övre högra hörnet. Ser du Administratörskonsol i menylistan har du administrationsrättighet.

1. Logga in på administratörskontot.
Alla har minst ett administratörskonto och oftast är det e-postadressen admin@dindomän.se

2. Klicka på pilen bredvid kontonamnet längst upp i det högra hörnet för att välja Administratörskonsol och logga in i admin-gränssnittet (samma login som till kontot du redan är inloggad på).

3. Klicka Hantera i den vänstra kolumnen och sedan Resurser.

4. Högst upp till höger klicka kugghjulet > Nytt.

  • Namn: själva visningsnamnet som är synligt då man ska boka resursen.
  • E-post: om det är en projektor kan du t ex skriva projektor@dindomän.se
  • Typ: här väljer du om det är en plats eller utrustning.
  • Schemaläggningspolicy: välj den bokningsregel som passar bäst.
    Vi rekommenderar att använda Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt. När detta är valt godkänns bokningsförfrågan automatiskt om den efterfrågade resursen är ledig. Om den redan är bokad avböjs bokningsförfrågan.
  • Det är en bra idé att tillåta ett antal konflikter vid en bokning om du t ex bokar återkommande möten.
  • Vidarebefordra kalenderinbjudningar: fyll i till vilken/vilka e-postadress/er bokningsförfrågningarna ska skickas till.
  • Beskrivning: Fyll eventuellt in en beskrivning av resursen.
  • Klicka Nästa och fyll eventuellt i kontaktinformation till den som ansvarar för bokningar av rum och utrustning, ifall den som gör själva bokningen behöver kontakta någon.
  • Fyll eventuellt i mer information om rummet då en plats registreras, som t ex hur stort rummet är, vilken våning eller byggnad det finns i.

5. Avsluta registreringen med att klicka Slutför.

Läs mer om bokningsregler

När resurser registreras i admingränssnittet kan man välja mellan en rad olika bokningsregler. Vi brukar rekommendera Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt.

Acceptera automatiskt om möjligt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är aktiverad godkänns alla bokningar automatiskt om resursen är ledig och avböjs om den redan är uppbokad. Med denna regel finns det möjlighet att se vid vilka tidpunkter resursen är ledig/upptagen.

Acceptera manuellt, avböj automatiskt vid konflikt

När den här regeln är vald avböjs alla uppbokade förfrågningar per automatik. Alla förfrågningar för en ledig resurs preliminärbokas och måste godkännas manuellt. Om du vill använda den här regeln rekommenderar vi dig att vidarebefordra en kopia av bokningsmeddelandet till det konto som du loggar in på för att manuellt godkänna bokningen.

Acceptera alltid automatiskt

Alla resursbokningar accepteras per automatik, vare sig den är ledig eller redan uppbokad. Ett exempel för användning av denna regel kan vara om du ofta bokar in möten på en offentlig plats som inte behöver förhandsbokas först, men du vill få med platsens adress och kontaktuppgifter i din inbjudan på ett enkelt sätt.

Varken acceptera eller avböj automatiskt

Samtliga bokningsförfrågningar hanteras manuellt.

Läs mer om konflikter vid bokningsregler

Då regeln avböj automatiskt används kan man även lägga till undantag. Det vill säga att det går att boka resursen även fast den redan är uppbokad.

  • Vid registreringen av resursen bestäms hur många gånger eller procentdel av dessa konflikter som ska släppas igenom.
  • Detta är användbart om du har återkommande möten eller möten som sträcker sig över en längre period. Så att det går att boka resursen under den tiden då den inte har blivit uppbokad redan.